Qu'est-ce que le Process Mining?

18 nov. 2020 11:05:41 / by Nicolas Petit    |    16 min read

Aujourd'hui, lorsque mes clients entendent parler du Data Mining (exploration des données), ils ont une idée de ce que cela signifie. Nous définissons souvent l'exploration des données comme un processus d'analyses des données sous plusieurs angles et de leur synthèse en informations utiles. Grâce à cette analyse, il est possible de prendre des décisions qui contibuent au succès de l'entreprise. Cependant, même si l'exploration des données s'est démocratisée , le Process Mining (extraction des processus), lui, semble toujours être une découverte. Je suis très souvent questionné  : «Qu'est-ce que le Process Mining ? Et comment fonctionne-t-il?"

 

Process Mining vs. Data Mining

D'une manière générale, le concept est similaire entre le Process Mining et le Data Mining. Il s'agit d'analyser les données sous différents angles et de les résumer en informations intelligentes pour prendre les bonnes décisions.

 

Combinaison du Process Mining et du Data Mining

Lorsque l'on parle du Process Mining on entend aborder l'analyse des processus métiers d'une organisation dans son contexte. En d'autres termes, le Process Mining est la combinaison de l'exploration des données associé es aux processus métiers. Nous analysons les données collectées du système d'information, que nous utilisons pour visualiser l'exécution réelle des processus. Le  système d'information génère des datas appelés journaux d'événements, ceux-ci sont stockés dans différentes bases. Le Process Mining récolte ces «données d'événements» qui permettent l'analyse fine de l'éxécution des processus.

 

Process Visualization

Les méthodes traditionnelles d'audit basées sur les entretiens et la documentation écrite nécessitent beaucoup d'efforts et de temps. De plus, celles-ci ont montré  leurs limites... Comment s'assurer d'avoir une documentation des processus à jour? Et d'avoir une cartographie exhaustive de l'éxécution réelle des processus? 

Les logiciels de Process Mining permettent de gagner en efficacité . Il suffit de consulter les écrans de visualisation de la solution pour avoir une analyse détaillée des processus métiers en temps réel. Cette analyse est totalement objective car basé e sur des faits (analyse des  événements) qui sont restitués sous format graphique. 

Le Process Mining visualise les différents flux dans les processus, et les performances des différentes équipes et unités. Les responsables des processus, les responsables de l'optimisation et de l'amélioration de la performance opérationnelle ont ainsi les moyens de repérer les processus ou les étapes d'un processus inefficaces et de trouver les meilleures solutions pour y remédier.

 

Process Improvement et Monitoring

Avez-vous déjà étudiéés vos processus à travers une analyse orientée sur la data ou sur les flux d'opérations?

La fonction d'amélioration des processus métier existe depuis  des décennies, mais de nombreuses entreprises utilisent encore des méthodes traditionnelles et subjectives (ateliers, entretiens, documentations écrites). Si vous travaillez dans l'une de ces entreprises, vous ignorez l'abondance de données de votre système d'information et la façon dont vous pourriez utiliser ces données pour réaliser une exploration de processus sous un angle totalement novateur et répondant aux besoins d'amélioration de votre organisation.

Pour comprendre les différences et ce qu'il faut changer, vous devez être en mesure de comparer les performances, à un niveau très détaillé  pour identifier les véritables causes de dysfonctionnement. Le Process Mining vous indique une cible d'objectifs d'évolution dans l'éxécution du processus, et vous indique les axes d'amélioration les plus opportuns à traiter, pour gagner en efficacité  et en tirer les meilleurs bénéfices. 

Une fois que vous avez identifié  les axes d'amélioration et les actions nécessaires , le Process Mining  vous donne également les moyens de suivre facilement l'impact de ces changements dans les processus.  QPR ProcessAnalyzer visualise les flux réels des processus, fournit également un panel d'analyses du processus - comme les attributs qui affectent le processus -  et permet d'évaluer l'impact des actions qui permettent d'améliorer l'efficacité  des processus. Avec le Process Mining, vous pouvez facilement identifier où cibler vos axes d'amélioration ou de développement lorsque de nouvelles actions sont nécessaires.


Efficacité  des processus

Comment être plus efficace et dans quels domaines? Quelles sont les économies de coûts possibles ? Savez-vous quelles sont les unités dans votre organisation qui réussissent le mieux et pourquoi?

Les entreprises doivent disposer de toutes les informations  nécessaires  pour prendre les bonnes décisions. Les KPI ordinaires sur vos processus vous permettront de démarrer une première analyse. Mais pour une analyse relative à des commandes individuelles ou même à des lignes de commande et orientés évènements, vous devez faire plus. Le Process Mining révèle le potentiel inexploité  disponible dans votre organisation.


Variations de processus

Si vous avez reconnu la nécessité  d'améliorer l'efficacité  de vos processus, vous serez également d'accord sur l'importance de réduire les écarts de processus. Vous pouvez, par exemple, rencontrer des problèmes de délais et de taux d'automatisation. Vos clients n'ont pas reçu ce qu'ils ont commandé  ou ne l'ont pas reçu en temps et en heure et vous n'êtes pas en mesure d'expliquer pourquoi, alors que vos indicateurs globaux  affichent des niveaux acceptables.

Vous pourriez penser que certaines actions sont complètement automatisées, mais l'entreprise n'a pas obtenu les bénéfices escomptés par l'automatisation. Il peut encore y avoir beaucoup de tâches  effectué es manuellement (comme des modifications de commandes). Avec l'exploration de processus, vous pouvez découvrir dess écarts d'automatisation. QPR Software propose des pré-réglages d'analyse de l'automatisation des processus robotiques (RPA) prêts à l'emploi. Ainsi, vous identifierez facilement les meilleurs processus pour le RPA, surveillerez les niveaux d'automatisation et obtiendrez des calculs instantanés de retour sur investissement de votre projet RPA.

 

Pourquoi le Process Mining?

Pourquoi ne pas s'en tenir au BPM traditionnel? Pour répondre au rythme sans cesse croissant de la transformation de votre organisation, vous devez être capable de réagir rapidement et de ne pas construire des analyses qui sont déjà obsolètes avant même d'être déjà terminées. La disponibilité  des données vous garantit des analyses de processus factuelles et non basées sur des ressentis : vous avez besoin de chiffres factuels et de preuves pour étayer vos affirmations et vos analyses

 

Gain de temps et libération des ressources

Traditionnellement, la gestion et l'optimisation des processus nécessite  une forte mobilisation des experts de l'organisation. Cette mobilisation est énornément consommatrice de temps. De plus, l'exigence croissante d'être plus efficace et à présenter clairement et rapidement les résultats impactent ces professionnels du BPM. Très souvent, ces derniers m'indiquent que  leurs analyses faites de la situation sont obsolètes car leurs hypothèses basées sur des données ont déjà changé,, rendant ainsi leur analyse pratiquement inutile et caduque.

En effet, la partie la plus chronophage pour otimiser les processus est souvent la collecte de données. Avec le Process Mining, vous possédez une longueur d'avance en automatisant la collecte de données. La base pour comprendre l'état des opérations est de comprendre ce qui se passe réellement, et non ce qui est supposé  se produire. C'est ce que vous réalisez en utilisant le Process Mining.


Localisation des goulots d'étranglement dans les processus

Les goulots d'étranglement dans les processus sont difficiles à découvrir en utilisant des outils de BPM et en cartographiant uniquement les processus pendant des ateliers. Les opérationnels ont une intuition subjective de la réalité,  des événements : mesurer l'inefficacité  d'un événement ou une boucle. Ils manquent de preuves factuelles. Ils ont besoin de données pour valider leurs hypothèses, et c'est là que le Process Mining apporte toute sa valeur. 

 

Remplacement des opinions par des faits

L’un des principaux objectifs de l’exploration de processus est de pouvoir avoir une vue d’ensemble des processus  tout en étant capable d’analyser finement les causes profondes des écarts, des goulots d’étranglement ou des variations de processus. Avec le Process Mining , vous vous ne contenter pas uniquement de moyennes - vous recherchez les raisons d'un comportement indésirable. C'est ce que je vais vous expliquer par différents cas d'uasges. 

 

Quels sont les cas d'utilisation typiques du Process Mining?

Le Process Mining est bénéfique dans de nombreuses situations. Je pense à quelques domaines dans lesquels la méthodologie d'extraction de processus a été  appliquée activement, bien que d'autres domaines puissent également tirer des avantages immédiats de l'utilisation du Process Mining. Ci dessous les cas d'utilisation du process mining les plus courants:

  • Automatisation robotique des processus :  Comprendre les processus réels, les variations et les opportunités d'automatisation afin d'augmenter sensiblement la réussité  des projets RPA
  • Les indicateurs clés de performance des processus appelés Process KPI Reporting  : Créer les KPI et les tableaux de bords complets des processus pour un processus à optimiser 
  • Transformation numérique : Comprendre la «vue d'ensemble». Comment les organisations fonctionnent, ce qu'il faut prioriser et ce qu'il faut transformer
  • Audit et Conformité - Améliorer la conformité  des processus aux règles et aux réglementations en vigueur
  • Amélioration des processus :  Identifier les goulots d'étranglement, les retouches et les bloucles et autres symptômes rendant les processus inefficaces
  • Développement informatique et ERP : Prendre en charge la consolidation des ERP, des nouveaux déploiements et des montées de version majeures 

Application du Process Mining à des processus spécifiques

En règle générale, les responsables de processus au sein d'une organisation ont une idée sur le fonctionnement du processus (ou du moins sur la conception initale réalisée pour que le processus s'éxecute) mais la réalité  révélée par les données peut s'avérer très différente.

Prenons l'exemple des processus "Purchase-to-Pay" et "Order-to-Cash": une seule commande est livrée plusieurs fois, une facture similaire est envoyée plusieurs fois ou n'est pas traitée. Pour diverses raisons, les demandes de traitement subissent plusieurs changements qui affectent l'efficacité  du processus de bout en bout.

Processus Order-to-Cash (O2C)

Pour ce processus O2C, les délais de bout en bout ou les délais entre les étapes du processus méritent un examen minutieux. Vérifiez, par exemple, le délai entre la livraison et la création de la facture.


Processus Procure-to-Pay (P2P)

Pour ce processus P2P, les défis peuvent commencer dès le début du processus, lorsqu'un bon de commande est créé  sans demande d'achat associé  ou sans accord-cadre.

 

processminingblogpost
  Une demande d'achat n'est créée que dans 63% des cas. Pourquoi donc? Y a-t-il des différences entre les régions, par exemple?

 

Logistics

Le Process Mining permet d'obtenir de meilleurs délais de livraison et une portée géographique plus large. Les coûts de logistique et de stockage sont réduits.

Service Management

Le Process Mining est utilisée pour augmenter la visibilité  et la transparence dans le traitement des demandes de services. Le Process Mining identifie les étapes exceptionnelles et indésirables du processus, et valide l'efficacité  des règles d'escalade. Des KPI typiques de gestion des incidents sont générés et dispnoibles à tout moment : le taux de violation de SLA, le délai moyen de résolution d'un incident ou par exemple le taux de résolution du premier appel.


Application de l'extraction de processus à des industries spécifiques

 

Industrie

Pour l'industrie manufacturière, une livraison rapide et précise du produit à un client est l'objectif ultime. Une entreprise qui possède plusieurs usines dans différentes régions, connait généralement des différences de fiabilité  dans ses livraisons. Il est  difficile de comprendre exactement où et pourquoi ces écarts de livraison se produisent.  Avec le Process Mining , nous pouvons comparer aussi bien les performances du processus de livraison des différentes régions mais aussi les demandes de livraisons individuelles  (analyses par durée, coût, personne intervenant dans le procesus et bien d'autres dimension). Toutes les données d'événements disponibles dans les systèmes sont analysées par le Process Mining pour vous apporter les faits réels sans discussion possible.

Études de cas: Metsä Board, Terumo, Patria Land System,
Ruukki, Vaisala, Kemira

Bénéfices : Metsä Board a réussi à augmenter le volume de traitement de ses lignes de commande de 60% sans changer les effectifs de leur chaîne d'approvisionnement tout en augmentant le nombre de lignes de commandes conformes de 40% à 80% - en se concentrant sur une amélioration des processus par zone géographique.

Service financier et bancaire

Dans le secteur financier, il est essentiel de suivre les règles et la règlementation en vigueur, et de pouvoir prouver que vous êtes conformes. En utilisant les données d'événements , nous pouvons visualiser même des demandes de traitements individuels sous forme de flux de processus. Nous pouvons également montrer à quelle fréquence des écarts et des variations se produisent dans le processus et quelle a été  la cause de cette non-conformité..  Avec le Process Mining, nous pouvons à la fois prouver nos actions mais aussi identifier les axes d'amélioration des processus métiers.

Études de cas:
KBC, Komerční Banka, Piraeus Bank, Bridge Loans

Bénéfices: Piraeus Bank a réduit son processus de traitement de demande de prêt de 35 minutes à 5 minutes en moyenne, en se fixant des initiatives d'automatisation.

Télécom

Le secteur des télécommunications est un secteur hautement concurrentiel à l'échelle mondiale. La capacité  à améliorer les processus opérationnels est la clé  du succès et de la rentabilité. des acteurs. Le  Process Mining aide les entreprises de télécommunications à créer de la visibilité  pour optimiser les opérations dispersé s géographiquement, à identifier les goulots d'étranglement et garantir que la satisfaction client (réception des produits et services par les clients dans le délai imparti.

Études de cas:
Nokia, Ericcson

Bénéfices : Nokia a amélioré les délais d'exécution de ses processus commerciaux Order-to-Cash et Purchase-to-Pay. Par ailleurs, Nokia a justifié  une transparence nécessaire dans son projet de fusion et d'acquisition  d'Alcatel-Lucent.

Conseil en gestion

Les sociétés de conseil jouent un rôle majeur dans le développement des organisations. Les sociétés de conseil de grande, moyenne et petite taille utilisent le Process Mining pour mettre en oeuvre des démarches d'amélioration continue basée sur les données,  donc sur des faits et non des hypothèses.

Études de cas:
Implement Consulting, EY

Bénéfices: EY UK possède une vision exhaustive de tous ses processus métier, couvrant 100% des transactions. EY UK peut analyser les causes profondes d'inefficacités, prédire les erreurs et ainsi hiérarchiser des actions en fonction du risque.

Grande distrubution, distrubtion spécialisé e ou E-commerce

Le facteur clé  de succès de ce secteur est le fruit d'opérations commerciales efficaces et reussies. La logistique, le stockage, la prévision, la gestion des commandes, la gestion des fournisseurs sont les indicateurs d'une excellente expérience du client final pendant tout le cycle de vie du client. Le Process Mining permet une visibilité  de bout en bout de ces processus interdépendants, fournissant une compréhension des goulots d'étranglement et des interfaces défaillantes. Les résultats d'une exploration de processus basée sur les données et les faits permettent de prioroser les efforts de développement sur les domaines les plus importants founrissant ainsi de meilleurs résultats commerciaux.

Études de cas:
Stark

Bénéfices: Stark a réussi à analyser ses données d'événements pour rationaliser et optimiser ses processus métier. Stark a ainsi gagné  en agilité..

Fournisseur d'énergie

Les producteurs, les distributeurs et les commercialisateurs d'energie  ont besoin de services robustes et fiables pour leurs clients finaux. Le Process Mining offre une visibilité  fine de bout en bout sur leur processus , en identifiant les goulots d'étranglement et les causes profondes de dysfonctionnement du processus.

Études de cas:
Fennovoima, L&T

Bénéfices: Lassila & Tikanoja utilisent le Process Mining pour optimiser la mise en oeuvre de l'ERP:  ils ont pu exploiter les données pour développer de nouvelles opportunites internes grâce à cette combinaison Processus et Data.

Prestataire de service

La performance des entreprises de services est mesurée par son excellence opérationnelle supérieure à celle de leurs clients (lecoût du processus sous traité e et commercialisé  doit etre inférieur à celui de leurs clients). Le Process Mining est un excellent outil pour améliorer l'efficacité  d'un prestataire de services en garantissant des opérations harmonisées, en trouvant les causes profondes de dysfonctionnement et les cause d'inefficacités.

Études de cas: Caverion, Barona

Exemple: Caverion a réduit de 50% le délai moyen entre sa livraison et sa facturation grâce à des processus harmonisés dans les nombreux pays dans lesquels Caverion opère. Caverion surveille en permanence ce processus pour s'assurer que les opérations soient optimisées.

Pour résumer : Visualisez vos processus, faites des constatations et découvrez les causes profondes de dysfonctionnement 

Dans le process mining, nous utilisons les données d'événements du Système d'Information  (ERP, CRM et BPM...) pour découvrir, analyser, optimiser les opérations de l'entreprise. Les informations analysées  sont automatiquement resituées graphiquement. Les donneés sont restituées avec les organigrammes des processus.  Vous avez accés à des analyses qui expliquent les axe d'améliorations nécessaires et vous permettent une compréhension exhaustive de l'éxecution de vos processus.  Nous pouvons explorer à la fois une vue d'ensemble du processus et une vue détaillée quant à l'exécution des processus.



Lancez-vous avec le logiciel de Process Mining de QPR, QPR ProcessAnalyzer.

Pour en savoir plus sur l'application du Process Mining au sein de  votre organisation, envoyez-nous une ligne ou demandez une démonstration. Nos experts et moi-même serions heureux de discuter avec vous du process mining.

 

Nicolas Petit
Written by Nicolas Petit