Introduction au process mining
Introduction au process mining
Le Process mining est une technique pour découvrir, analyser et surveiller les processus. Dans la gestion traditionnelle des processus opérationnels, les processus sont analysés au moyen d’ateliers et d’entretiens, ce qui donne une image subjective du processus idéal. De plus, cette méthode demande beaucoup de temps.
Le Process mining utilise une approche entièrement différente et beaucoup plus objective. Le process mining utilise les données existantes des systèmes d’information d’entreprise et fournit automatiquement une visualisation dynamique des processus réels, de leur performance ainsi que de leur conformité.
Contrairement à la découverte de processus traditionnelle, le process mining fournit des réponses aux questions : « que se passe-t-il dans mes processus ? », « quand est-ce que cela se produit ? » mais également « pourquoi cela se produit-il ? ».
Processus de découverte traditionnel
- Subjectif
- Prend du temps
- Nécessite beaucoup de ressources
- Examine un moment spécifique
Process Mining
- Objectif
- Instantané
- ROI élevé
- Continu et prédictif
Ressource d’introduction
Au cas où vous vous demandez encore ce qui distingue le process mining de la découverte de processus traditionnel et de la gestion de processus opérationnels, veuillez lire notre article intitulé Qu’est-ce que le Process Mining ?.
Comment fonctionne le process mining ?
Lorsque vos employés ou vos robots logiciels interagissent avec les systèmes informatiques de votre entreprise, comme SAP, Salesforce ou Oracle, les activités laissent une trace de données dans le journal d’événements.Le process mining prend les données qui existent dans ces systèmes d’information et les utilise pour visualiser l’exécution des processus de votre entreprise ainsi que d’autres informations récupérées à partir du journal d’événements.
La prise en main du process mining est plus simple que vous ne l’imaginez. Les données d’événement requises contiennent les trois colonnes suivantes :
- Le numéro d’identification du cas. Il s’agit d’une série de caractères qui identifie différents cas dans le système, par exemple, le numéro de commande, le numéro de bon de commande ou un numéro d’identification de ligne de commande.
- Type d’événement. Cela explique l’étape du processus en cours, par exemple le fait que le bon de commande est en cours de création.
- Un timestamp. Il s’agit de l’heure à laquelle chaque étape du processus est terminée.
Les logiciels de process mining tels que QPR ProcessAnalyzer puisent ces données directement depuis vos systèmes d’information en utilisant des connecteurs intégrés.
Avec ces données, l’outil de process mining crée des organigrammes du processus opérationnel, trouve les causes profondes des problèmes, identifie les possibilités d’automatisation, et bien plus encore.
Les 5 étapes du process mining
Connecter les données
Utiliser les données disponibles dans vos systèmes informatiques. Le processus mining prend les données de transaction existantes dans ces systèmes d’information avec des connecteurs pré-construits pour une variété de systèmes (SAP, Oracle, Salesforce, Microsoft Dynamics, etc.).
Découvrir les processus
Voir automatiquement les flux de processus tels quels et découvrir de fait comment ils fonctionnent. Explorer les détails les plus précis, découvrir toutes vos variations de processus ou visualiser les tendances à un haut niveau.
Recherche des causes profondes
L’analyse des causes profondes révèle les raisons qui causent les problèmes dans vos processus (p. ex., goulots d’étranglement, répétition de tâches et exceptions de processus causant la panne des robots logiciels) en les mettant en évidence dans des organigrammes et en les classant en fonction de la manière dont ils contribuent aux résultats opérationnels. Cela vous aide à prioriser les actions lorsque vous voulez améliorer vos opérations commerciales.
Priorisation des candidats à l’automatisation
Une fois que vous avez optimisé vos processus, le processus mining vous montre quels processus sont adaptés à l’automatisation par ordre de priorité. Affichez le ROI prévu, automatisez là où cela est logique et mettez facilement à l’échelle les initiatives d’automatisation.
Prédire vos KPI et prévenir les problèmes
Les processus changent sans cesse. Continuez à surveiller et à prévoir vos KPI (indicateurs de rendement clés) et mesurez la façon dont vos objectifs stratégiques sont atteints avec le process mining. Le process mining vous donne des rapports instantanés et dynamiques - pas besoin de perdre du temps à créer des rapports manuellement.
Les avantages du process mining
Avec le process mining, vous pouvez trouver et vous débarrasser de vos plus gros problèmes d’inefficacités des processus. Le process mining révèle les problèmes dans vos processus en les mettant en évidence dans des organigrammes et en les classant en fonction de leur contribution aux résultats opérationnels. Sachez ce qu’il faut prioriser lorsque vous voulez améliorer vos opérations commerciales.
Le Process mining vous permet de :
- Examiner vos processus à la loupe
Obtenez une vue objective à 100 % de vos processus en fonction des données de vos systèmes informatiques : comprenez vos processus, visualisez les goulots d’étranglement, les erreurs et autres inefficacités – et ayez suffisamment d’assurance pour apporter les changements nécessaires à vos processus.
« Vous passez vraiment vos processus à la loupe »
-Siem Jaspers, analyste de la chaîne d’approvisionnement, Terumo Europe - Quantifier la valeur des initiatives d’amélioration et d’automatisation
Démontrez la rentabilité avant et après la mise en œuvre des changements. Montrez comment les initiatives d’amélioration et d’automatisation contribuent à des résultats opérationnels concrets. - Mobiliser les parties prenantes
Vous devez comprendre comment fonctionne votre organisation, ce qu’il faut prioriser et ce qu’il faut transformer, et faire participer tout le monde. Le process mining vous aide à prendre des décisions fondées sur les données avec le ROI prévu et à examiner le processus en détail avec vos parties prenantes. - Obtenir de la valeur en un rien de temps
Le process mining offre un excellent retour sur investissement :
« Nous avons donné les données du système, et immédiatement, en cinq minutes, on a pu voir les goulots d’étranglement du processus. »
- Piraeus Bank
Cas d’utilisation du Process mining
Le process mining vous donne un aperçu de vos processus avec une extrême précision, de sorte que vous savez exactement ce qu’il faut changer pour améliorer la façon dont votre entreprise fonctionne. Le process mining peut être appliqué à tout domaine qui nécessite un processus. Les cas d’utilisation typiques incluent l’automatisation intelligente, la transformation numérique, la conformité, l’audit, les rapports KPI, l’amélioration des processus et le développement ERP.
Les processus peuvent être définis différemment en fonction des besoins de chaque entreprise. Cependant, les processus opérationnels fondamentaux que la plupart des entreprises utilisent incluent l’achat au paiement (P2P), Order to Cash (O2C) et les processus de gestion des services. En plus de cela, il existe des processus d’accompagnement qui peuvent aider le process mining à s’améliorer considérablement, comme les comptes fournisseurs, les comptes clients, la gestion des commandes et la gestion des incidents, pour n’en nommer que quelques-uns.
Automatisation intelligente
Appliquez l’automatisation là où elle est la plus efficace pour vous
L’automatisation intelligente (c’est-à-dire la combinaison de l’automatisation robotisée des processus avec des technologies avancées telles que le Process mining basé sur l’IA) est votre seule façon de créer des processus qui soient vraiment résilients et efficaces de bout en bout.
Le risque lié à l’utilisation de l’automatisation robotisée des processus (ARP ou RPA en anglais) sans technologies sous-jacente comme l’intelligence artificielle, le Machine Learning et le process mining est que vous ne connaissez pas suffisamment vos processus et en fin de compte, vous créez des inefficacités mais de manière plus efficace.
Pour tirer le meilleur parti de votre investissement dans l’automatisation et atteindre votre plein potentiel opérationnel, vous devez commencer par les bons processus, être conscient de leurs exceptions, et sans cesse les surveiller et les simplifier avec les bons outils. Cela nécessite les trois parties de l’automatisation intelligente : ARP, IA, et process mining.
Le process mining avec QPR ProcessAnalyzer vous aide à chaque étape de votre parcours d’automatisation. En savoir plus sur les raisons pour lesquelles le process mining est essentiel pour l’automatisation intelligente dans notre article 7 ways in which process mining adds value to intelligent automation (en anglais) et regardez notre webinaire sur demande intitulé Intelligent Automation Empowered by Process Mining (en anglais) pour en apprendre davantage.
Transformation numérique
Créez la meilleure version de votre organisation
La transformation numérique est un must pour toute organisation qui souhaite prospérer dans le marché actuel. Toutefois, il peut être difficile de décider et de justifier les changements et les nouveaux systèmes. La transformation numérique est mentionnée dans presque toutes les stratégies d’entreprise, mais de nombreuses organisations ne parviennent toujours pas à atteindre les résultats souhaités malgré leurs initiatives de transformation numérique.
Les principaux objectifs de la transformation numérique sont de réduire le travail manuel, d’accélérer les processus et de travailler de façon plus intelligente. Les processus opérationnels sont des sources d’information clés pour comprendre comment les entreprises fonctionnent, ainsi que d’excellents domaines pour la réduction des coûts et une plus grande efficacité.
Même si vous faites de votre mieux pour planifier votre parcours de transformation numérique selon les politiques et les exigences convenues, en réalité, les choses se déroulent rarement comme prévu. Le système ERP ressemble souvent à une boîte noire, les variations de processus font échouer les robots d’automatisation, et il est difficile de trouver les raisons qui expliquent la répétition de tâches et autres goulots d’étranglement. Les outils du Process mining offrent aux gestionnaires du changement une visibilité de bout en bout de leurs processus, ce qui facilite l’identification des domaines à améliorer.
Pour en savoir plus, regardez notre webinaire sur demande intitulé How Process Mining Enables Successful Digital Transformation - Top trends for 2021 (en anglais).
Renseignements sur vos processus
Comprenez mieux vos processus, rapportez les KPI des processus et surveillez la conformité des processus de façon continue
Les processus sont au cœur de tout ce que fait une entreprise. Qu’il s’agisse de produire des produits, de payer des fournisseurs ou de transformer les commandes des clients en espèces, tout cela repose sur des processus. Afin de prendre des décisions fondées sur des faits et des données, les équipes de gestion doivent disposer d’un système de KPI intelligent, efficace et réaliste qui soit disponible au besoin. Le process mining et les capacités prédictives qu’il fournit vous permettent d’agir sur les KPI les plus importants avant que des problèmes ou des goulets d’étranglement potentiels ne surviennent. Cela change la façon dont les organisations pensent - des corrections tardives aux mesures préventives.
QPR ProcessAnalyzer inclut plus de 1000 KPI que vous pouvez utiliser immédiatement. La création de mesures KPI personnalisées pour tous vos processus métier ne nécessite aucun codage. Il suffit d’appliquer n’importe quelle règle en plus de vos données pour détecter toutes les anomalies dans vos processus. Grâce à notre solution logicielle, les KPI de vos processus peuvent être visualisés au moyen d’un organigramme généré automatiquement qui vous permet de surveiller les changements tout au long de l’exécution du processus de bout en bout. Par ailleurs, des tableaux de bord interactifs et personnalisables vous aident à mieux comprendre les performances de vos processus.
La rapidité et la précision de tous les processus au sein d’une entreprise deviennent un facteur clé de succès numérique. De nombreux gestionnaires savent que des améliorations sont possibles dans l’efficacité de leurs opérations et qu’il y a une énorme quantité de données disponibles - mais la question de savoir par où commencer demeure ouverte. Dans notre article « Why processes are crucial for improving business performance » (en anglais), vous apprendrez comment le process mining peut vous aider à répondre à vos questions.
Audit
Passez vos processus à la loupe
Les auditeurs reçoivent généralement des informations sur les processus au moyen de longs entretiens et d’un examen de la documentation sur les processus, mais le process mining augmente l’efficacité du travail des auditeurs internes et externes en leur fournissant des renseignements instantanés, un aperçu complet des processus actuels et passés de l’organisation.
Le process mining permet de cerner rapidement les problèmes de conformité, les violations les plus courantes des processus et les raisons sous-jacentes. Cela vous permet de repérer facilement les cas où les contrôles internes n’ont pas été suivis et de découvrir les variantes de processus indésirables. Qu’il s’agisse d’une facture qui a été payée avant d’être enregistrée dans votre système ERP, d’un manquement à la séparation des tâches ou de toute autre infraction aux règles de l’entreprise, QPR ProcessAnalyzer vous aide en vous faisant connaître tous les faits.
Dans le contexte en constante évolution de gestion des risques, la nécessité de s’adapter rapidement ne cesse d’augmenter. Le process mining ne vous donne pas seulement une couverture globale de vos processus, mais il détecte également les événements imprévus, ce que l’analyse traditionnelle ne peut pas faire. Les analyses de process mining intégrées visualisent vos opérations réelles tandis que les notifications peuvent être facilement configurées pour vous alerter des KPI de processus et des incidents dont vous devez être au courant.
Conformité
Repérez les problèmes de conformité dans vos comptes fournisseurs avant qu’il ne soit trop tard
Les outils de process mining sont un moyen efficace de cerner les problèmes de conformité possibles. Pour vérifier la conformité des processus, les gestionnaires de la conformité doivent généralement procéder à un échantillonnage minutieux car les processus varient souvent d’un cycle à l’autre. Cependant, cela ne garantit pas une transparence à 100%, car les déviations ne sont pas visibles à l’œil nu. D’autre part, le process mining permet aux utilisateurs de visualiser, comparer et contraster les processus en temps réel. Cela réduit considérablement les difficultés et fournit à l’utilisateur final une liste complète de toutes les irrégularités.
Les problèmes de conformité ne sont pas seulement un fardeau pour l’entreprise et ses partenaires. Les erreurs de conformité peuvent également entraîner d’importantes amendes si elles ne sont pas détectées et prises en compte dans les temps. En 2009, la France a promulgué des lois pour sanctionner les entreprises qui payent régulièrement leurs fournisseurs en retard. Parmi les exemples les plus notables, le gouvernement français a infligé à EDF une amende record de 1,8 millions d’euros et a sanctionné le PSG d’une amende de 700 000 euros pour de multiples retards de paiements.
En savoir plus sur comment le process mining peut vous permettre de repérer les problèmes de conformité avant qu’il ne soit trop tard dans notre article de blog Repérez les Problèmes de Conformité dans Votre Comptabilité Fournisseurs Avant Qu’il Ne Soit Trop Tard.
Amélioration des processus
Visez l’excellence des processus grâce à l’amélioration des processus axée sur les données
Deux des causes les plus courantes de l’inefficacité opérationnelle dans les grandes organisations sont le manque d’attention aux processus « tels quels » et le manque de moyens pour bien les comprendre. C’est là qu’intervient le process mining. Le process mining vous indique où concentrer vos efforts d’amélioration des processus en mettant en évidence les délais trop longs, les variations de processus indésirables, les sources de répétition de tâches, parmi d’autres inefficacités des processus.
Les logiciels de process mining prennent des données transactionnelles à partir de n’importe quelle combinaison de systèmes sources et génèrent automatiquement des organigrammes précis et objectifs de bout en bout de vos opérations quotidiennes –fini les longs entretiens, les ateliers et les arguments. Cela vous permet de réduire le temps consacré à définir, mesurer et analyser les problèmes liés à vos initiatives Lean Six Sigma et de consacrer plus de temps à améliorer et à contrôler vos processus.
Le Process Mining est une excellente méthode pour l’amélioration continue des processus. Dans notre blog « Process Mining for Process Improvement » (en anglais) Le VP de Process Mining Teemu Lehto (doctorat en sciences) discute de la façon d’utiliser le process mining avec le cycle de Deming (PDCA) et le cycle de vie BPM pour améliorer les processus, de rallier les parties prenantes et de créer des KPI d’excellence des processus.
Logistique
Acquérir les connaissances essentielles pour réduire les coûts et accélérer les livraisons
En logistique, les données sont souvent éparpillées dans plusieurs systèmes spécialisés (p. ex., stockage, planification du transport et facturation) qui peuvent fonctionner dans différentes entreprises. Le process mining combine toutes ces données en un seul endroit et utilise des analyses puissantes pour trouver des moyens de réduire les coûts et augmenter l’efficacité.
Le process mining vous permet de tirer parti de vos données historiques existantes et de vos analyses prédictives pour déterminer la fréquence et la quantité optimales de livraison, ce qui vous aide à réduire les niveaux de stocks de sécurité et à optimiser le stockage. Par ailleurs, vous êtes en mesure d’identifier les causes profondes des erreurs de livraison et de retravailler avec des algorithmes basés sur l’IA en seulement deux clics. Restez leader du marché avec des notifications automatiques quand une livraison est sur le point d’être en retard pour vous assurer que vous puissiez prendre des mesures correctives à temps.
Développement informatique et ERP
Réduisez la complexité avec le Process Mining
Le process mining est utilisé par les professionnels de l’informatique pour gérer la complexité des migrations, implémentations et déploiements ERP. Lorsque les organisations sont sur le point d’entreprendre une transformation du système ou de mettre en œuvre un tout nouvel ERP, les premières étapes consistent toujours à comprendre et à examiner le processus actuel avant de passer à de nouveaux systèmes et processus.
Sans une vision de bout en bout des processus en continu, vous allez migrer les mêmes processus inefficaces dans le nouveau système sans être en mesure de voir les goulots d’étranglement et les problèmes dans la migration. Le process mining peut être utilisé pour relever ces défis : il compare les processus actuels par rapport aux modèles de processus conçus, montre les meilleurs et les pires variations de processus, fournit une visibilité continue de bout en bout du flux de processus, et alerte les utilisateurs lorsque des problèmes surviennent.
Que vous vouliez prouver la nécessité d’un changement dans un système ERP, montrer qu’il y a des problèmes dans les données permanentes, ou mettre en œuvre de nouvelles initiatives d’automatisation, avec le process mining votre cas peut être pris en charge en un clic.
Découvrez comment assurer des implémentations et des migrations de systèmes harmonieuses tout en réduisant les coûts de maintenance, de développement et de support avec le logiciel d’exploration de processus de QPR en regardant notre webinaire sur demande « Process Mining for IT & ERP Development » (en anglais)
Article de Blog
Qu'est-ce que le Process Mining?
Trouvez des réponses à des questions fréquentes comme :
- Quels types de problèmes et de solutions peut-on découvrir avec le process mining ?
- Nos données se trouvent dans deux systèmes différents. Est-il possible de connecter un logiciel de process mining à ces systèmes et de combiner les données provenant de sources différentes ?
- Nous utilisons déjà un système de veille stratégique. Quelle est la différence avec le process mining ?
- Que devons-nous faire pour utiliser votre outil de process mining ? Nous ne cherchons pas à investir dans l’intégration des systèmes.
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