Hae
Ota yhteyttä
fi

Prosessilouhinta

Prosessilouhinnan perusteet

Prosessilouhinta on menetelmä, jolla tunnistetaan, analysoidaan ja mitataan prosesseja. Prosessilouhinnassa prosessikuvaukset muodostetaan datalähtöisesti yrityksen tietojärjestelmistä löytyvän tiedon avulla. Lopputuloksena on tietoon perustuva prosessimalli, jolta voi tiedustella kysymyksiä, kuten "mitä prosessissani tulee tapahtumaan", "milloin se tapahtuu" tai "mistä juurisyistä näin on tapahtunut tietyssä osaa prosessia".

 

Jos sinulla ei ole tarkkaa tietoa siitä, kuinka organisaatiosi toimii, voi toiminnan tehostaminen tai prosessien vaatimustenmukaisuuden noudattaminen tuntua ylitsepääsemättömältä urakalta.

QPR:n prosessilouhintamenetelmä hyödyntää keinoälyä ja koneoppimisen algoritmeja, joilla saadaan dataa suoraan organisaation omista tietojärjestelmistä. Se visualisoi ja analysoi organisaation prosessien kulkua, kuten kuinka eri yksiköt suoriutuvat, mitkä prosessivaiheet kestävät liian kauan tai myöhästyvät, tai mitkä prosessin osat eivät noudata vaatimustenmukaisuutta.

QPR ProcessAnalyzer on QPR:n prosessilouhintatuote, jonka avulla hahmotat kokonaiskuvan prosesseistasi, ja saat tietoosi mahdolliset pullonkaulat, tehohäviöt ja variaatiot. Samalla saat valmiuden faktoihin perustuvien päätösten tekemiseen.

Voit lukea lisää tuotteesta viralliselta englanninkieliseltä QPR ProcessAnalyzer tuotesivultamme. Lisäksi löydät arvokasta tietoa prosessilouhinnan hyödyistä seuraavista blogeista: “What is process mining?” ja “Why processes are crucial for improving business performance”.

 

Prosessilouhinnan 5 päävaihetta

Vaihe 1

Yhdistä tietojärjestelmät

Hyödynnä tapahtumatietoa, joka on saatavilla tietojärjestelmistäsi. QPR ProcessAnalyzerin ja tietojärjestelmiesi yhdistämiseen käytetään apuna valmiita ratkaisuja eri järjestelmiin (esimerksiki SAP, Oracle, Salesforce ja Microsoft Dynamics).

Vaihe 2

Tunnista ja mallinna prosesseja

Näe automaattisesti luodut visualisaatiot prosesseistasi ja opi miten ne toimivat läpi liiketoiminnanta yksikköjesi.

Vaihe 3

Analysoi juurisyyt

Juurisyyanalyysi paljastaa ongelma-alueet prosesseissasi ja korostaa mahdolliset kehitys- tai automaatiokohteet. Tämä auttaa sinua priorisoimaan kehitystoimenpiteitä ja -projekteja.

Vaihe 4

Hyödynnä lista priorisoiduista automaation käyttökohteista

Kun olet saanut prosessit optimoitua, prosessilouhintamenetelmä osoittaa sinulle prioriteettijärjestyksessä prosessit, jotka voidaan automatisoida. Prosessilouhinta on tehokkain tapa automaatioprojektien optimoimiseen ja skaalaamiseen.

Vaihe 5

Monitoroi KPI-mittareita

Prosessit muuttuvat jatkuvasti. Monitoroi suorituskyvyn mittareita, automaatioastetta ja vallitsevia trendejä, ja määritä kuinka prosessilouhinta auttaa sinua saavuttamaan strategiset tavoitteesi.

Miten prosessilouhinta toimii?

Kun työntekijäsi tai ohjelmistorobotit käyttävät IT-järjestelmiä, esimerkiksi: SAP, Salesforce tai Oracle, he jättävät peräänsä jälkiä vierailusta ja tehdyistä tapahtumista. Me kutsumme näitä jälkiä tapahtumalogiksi.

Prosessilouhinta kerää nämä jo olemassa oevat tapahtumalogit IT-järjestelmistäsi ja muodostaa niistä automaattisesti visuaaliset kuvaukset eri prosesseista.

Prosessilouhinnan aloittaminen on yksinkertaisempaa kuin voit kuvitellakaan. Aloittamiseen vaadittava informaatio on rajattu ainoastaan kolmeen kenttään:

  • Tapauksen tunniste. Tämä on uniikki sarja merkkejä, jotka erottavat tietyn tapauksen toisesta tapauksesta, esimerkiksi ostotilauksen numero, laskun numero tai IT-tiketin tunniste.
  • Tapahtumatyyppi. Tämä on tapahtuman selite tai nimi, esimerkiksi tilauksen luominen tai laskun maksaminen.
  • Aikaleima. Tämä on tarkka aika, jolloin tietty prosessivaihe on saatettu loppuun.

Prosessilouhintaohjelmistot, kuten QPR ProcessAnalyzer, poimivat tämän tiedon suoraan omista tietojärjestelmistänne sisäänrakennettujen konnektoreiden avulla.

Tämän datan avulla prosessilouhintaohjelmisto luo automaattisesti liiketoimintaprosessien vuokaavioita, löytää prosessiongelmien juurisyyt, tunnistaa automaatiomahdollisuuksia, sekä paljon muuta tietoa prosessien kehittämiseen.

 

Process flow visualization with QPR Process Mining

Prosessilouhinnan käyttötapauksia

Lähtökohtaisesti prosessilouhintaa voidaan soveltaa mihin tahansa prosessiin, kuten esimerkiksi myynti-, osto-, valmistus-, tai laskutusprosessiin.

Tyypillisimmät käyttötapaukset sisältävät auditoinnin, toiminnantarkastamisen, digitaalisen transformaation, robotiikan (RPA), prosessimittauksen ja IT-järjestelmäkehityksen.

Auditointi

Perinteisessä toiminnantarkastuksessa suoritetaan paljon haastatteluja ja suuri osa ajasta kuluu manuaaliseen prosessimallinnukseen ja dokumenttien tarkastamiseen tietyn otannan avulla. Prosessilouhinta mahdollistaa, niin sisäiselle kuin ulkoiselle tarkastukselle, erittäin tehokkaan tavan rakentaa ymmärrystä prosessinkulusta ja tarkastaa kaikki dokumentit otannan sijaan. Siten toiminnantarkastajien työaika voidaan kohdistaa tehokkaasti itse löydösten tekemiseen ja toiminnankehittämiseen.

Sääntöjenmukaisuus (compliance)

Prosessilouhinta mahdollistaa tehokkaan tavan tunnistaa poikkeamia toivotusta toimintatavasta. Tämä poikkeamat voivat olla löydöksiä epätehokkaasta työskentelystä tai eri maaorganisaatioiden poikkeavista tavoista suorittaa tiettyjä prosessinvaiheita, jotka johtavat myöhemmin uudelleenkäsittelyihin, ylimääräisiin tarkastukseen ja muihin ei lisäarvoa tuottaviin työvaiheisiin.

Digitaalinen transformaatio

Tänä päivänä digitaalinen transformaatio on käytännössä pakollista jokaiselle organisaatiolle, joka haluaa pärjätä globaalissa kilpailussa voittajana. Kuitenkin kokonaiskuvan hahmottaminen ja organisaation nykytilan analysointi on erittäin haastavaa, ja on usein vaikeaa vastata; pitäisikö organisaation muuttaa järjestelmiä, prosesseja ja/vai lisätä automaatiota. Prosessilouhinta antaa kuitenkin organisaation muutosjohdolle täyden näkyvyyden toimintaan ja helpottaa muutoshankkeiden priorisointia.

Ohjelmistorobotiikka (RPA)

Unlike popular misconception, RPA and Process Mining are not competing technologies, rather they work side-by-side to increase your organization’s ROI. In RPA, repetitive processes are streamlined through so called ‘bots’, ensuring that process steps are carried out in no time. However, for the questions like “what processes should I automate?” and “did my automation initiative work?” process mining provides a helping hand.

Ohjelmistorobotiikka (RPA) ja prosessilouhinta ovat teknologioita, jotka eivät kilpaile keskenään, vaan toimivat parhaiten yhdessä tuottaakseen organisaatiollesi täydet hyödyt. Ohjelmistorobotiikan tehokkaan hyödyntämisen kannalta on erittäin tärkeää pystyä vastaamana kysymyksiin kuin "Mitä on automaatioasteemme?", "Paljonko meillä on jäljellä manuaalisia tehtäviä ja missä prosessialueissa ne sijaitsevat?" tai "Mikä olisi seuraavaksi tehokkain automaatiokohde?".

Lisäksi prosessilouhinta näyttää mahdolliset prosessikehitystarpeet ennen laajempaa automatisointia ja tuottaa jatkuvan raportoinnin ohjelmistorobotiikan tärkeimpiin KPI:hin.

Prosessimittarit ja -raportointi

Jotta organisaatiota voidaan johtaa menestyksekkäästi, täytyy toiminnasta olla riittävästi reaaliaikaisia ja relevantteja mittareita. Kuitenkin prosessimittarointi on haastavaa ja usein liian hidasta perinteisten BI-järjestelmien avulla. Prosessilouhinta tarjoaa prosessiomistajille ja -kehittäjille kyvykkyyden seurata ja luoda uusia mittareita ilman koodausta alle 5 minuutissa.

Prosessilouhintaan perustuvat prosessimallit sisältävät suoraan yli 1000 KPI:ta ja niiden asettaminen johdon raporteille on erittäin suoraviivaista. Lisäksi KPI:den taustalla syntyy informaatiota, mitkä ovat suurimman kehitysalueet, tai toisaalta, missä päin organisaatiota toiminta on jo todella lähellä optimia.

Prosessilouhinnassa on saatu erittäin hyviä tuloksia myös koneoppimisen ja tekoälyn hyödyntämisestä prosessimittaamiseen. Nämä tekoälyperusteiset mittarit mahdollistavat organisaation oikeantyyppisen toiminnan, jo ennen kuin itse ongelma tapahtuu ja joudutaan korjaaviin toimenpiteisiin.

IT-järjestelmäkehitys

IT-ammattilaiset käyttävät prosessilouhintaa osana tietojärjestelmäprojekteja tuottamaan prosessi-informaatiota. Hyötyjä saavutetaan esimerkiksi migraatio-, käyttöönotto- tai kehittämisprojekteissa, kun prosessilouhinta tuottaa täyden läpinäkyvyyden prosesseihin ja pystyy näyttämään nykytilan datalähtöisesti.

Ilman prosessilouhinnan tarjoamaa läpinäkyvyyttä organisaatio tulee tekemään prosessikehityksen myöhemmässä vaiheessa käyttöönoton jälkeen tai pahimmillaan järjestelmäkehityshankkeet eivät kehitä prosessin kokonaistuottavuutta. Migraation tai käyttöönoton aikana mahdollisimman nopeasti havaitut ongelmat ovat usein mittaamattoman arvokkaita ja säästävät resursseja läpi organisaation.

Haluatko kuulla lisää?

Ota meihin yhteyttä - autamme mielellämme!

Lue lisää englanninkielisiltä sivuiltamme: