Jaetun palvelukeskuksen muutos

Mitä tarkoittaa jaetun palvelukeskuksen muutos?

Jaetun palvelukeskuksen (shared service center eli SSC) tarkoituksena on tarjota jokin koko organisaatiota palveleva tehtävä yhdestä keskitetystä yksiköstä. Taloushallinnossa näitä tehtäviä voivat olla muun muassa ostoreskontra, hankinta ja tilaustenhallinta.

Kun yhtiön sisäiset järjestelmät, prosessit ja toimintatavat muutetaan tuottamaan liiketoimintaa tukevaa palvelua ja optimoimaan tehokkuutta, organisaatiosi jaettu palvelukeskus luo arvoa, takaa suorituskyvyn seuraamisen reaaliajassa ja mukautuu organisaatiosi liiketoiminnan vision mukaiseksi.

Tehokas muutos alkaa organisaation prosessien ymmärtämisellä. Tämän avulla saadaan käsitys siitä, missä muutoksen käyttöönotto vaikuttaa eniten.

Prosessilouhinta on näin ollen tärkeä ensimmäinen askel kustannussäästöjen ja innovoinnin aikaansaamiseksi jaetussa palvelukeskuksessa. Se myös avaa oven siihen, että prosessien suorituskykyä voidaan seurata entistä paremmin sekä vähentää virhemääriä, varmistaa vaatimustenmukaisuus ja parantaa palvelun laatua.

Miksi prosessilouhinta on tärkeää jaettujen palveluiden vetäjille?

Jokaisella organisaation prosessilla on muunnelmia, ja suurissa organisaatioissa yksittäisellä prosessilla voi olla tuhansia muunnelmia. Esimerkki tästä on vaikkapa tilauksesta toimitukseen (O2C)- tai hankinnasta maksuun (P2P) -prosessi.

Näiden mutkikkaiden prosessien mallinnus kaikkine muunnelmineen ei onnistu perinteisillä menetelmillä. Samalla suurten organisaatioiden tehokkuuden ja kustannustehokkuuden parantaminen on pitkälti kiinni optimoiduista, standardoiduista ja läpinäkyvistä prosesseista, joita voidaan seurata, analysoida ja kehittää.

Monien jaettujen palvelujen vetäjien tilannetta vaikeuttaa eniten se, ettei nähdä prosessien epäjohdonmukaisuuksia. Tiedetään, että kalliiksi käyviä virheitä ja poikkeamia tapahtuu päivittäin, mutta kuinka parantaa tehokkuutta, kun lähtökohtana on omakohtainen tuntuma, joka heijastaa vain pientä osaa todellisuudesta.

Onnistuneen suunnitelman luominen jaettujen palvelujen kasvattamiseksi ja optimoimiseksi vaatii muutakin kuin asiantuntemusta: tarvitaan käsitys sopivista teknologioista ja nykyisistä prosesseista ja työkaluista, jotta yhteistyötä voidaan parantaa ja saada kaikki sidosryhmät ajattelemaan samaan tapaan.

Mitä on jaetuille palvelukeskuksille tarjottava prosessilouhinta?

Prosessilouhinta visualisoi organisaatiosi prosessit tietojärjestelmien datan avulla dynaamisiksi prosessikaavioiksi. Voit seurata organisaatiosi prosessien toteutusta reaaliaikaisesti: saada objektiivisen käsityksen prosessin kaikista osista, porautua eri yksiköihin tai yksittäisiin tapauksiin tai tarkastella ylätason trendejä. Näet prosessien virheet, muunnelmat ja poikkeamat vaatimustenmukaisuudesta sen perusteella, mikä vaikutus niillä on liiketoiminnan tuloksiin, ja pystyt helposti näkemään myös listan automaatiomahdollisuuksista, joihin kannattaa tarttua.

Prosessilouhinta tukee myös päätöksentekoa, koska se tuottaa sinulle ja muille keskeisille päätöksentekijöille tiimissäsi ja sen ulkopuolella yhteisen ja objektiivisen käsityksen prosesseista. Unohda lukemattomat sähköpostin välityksellä jaettavat taulukot. Prosessilouhinnassa kaikki organisaatiosi prosessit kerätään yhteen paikkaan, jossa niitä seurataan ja analysoidaan sujuvan päätöksenteon tueksi.

Prosessilouhinnan avulla jaettujen palveluiden vetäjät saavat selkeän käsityksen siitä, mihin heidän tulee keskittyä parantaakseen toiminnan tehokkuutta. 

Sujuva ja tarkka ostoreskontraprosessi vaikuttaa koko liiketoimintaan. Se varmistaa paremman suhteen toimittajiin ja käyttöpääoman hallinnan, mutta samalla myös säästöt hallintokuluissa. Ostoreskontraa on pitkään pidetty vain välttämättömänä toimintona, mutta yhtiöt ovat alkaneet ymmärtää, miten se voi edesauttaa koko organisaation pyrkimyksiä.

Viime aikoina on suurissa yrityksissä tarkasteltu taloushallinnon automaatiomahdollisuuksia. Näiden hyödyt ovat kuitenkin rajalliset, sillä yksittäisenä työkaluna automaatio vain nopeuttaa joitakin laskunmaksuprosessin vaiheita tuomatta tietoa siitä, missä ja miten viivästykset syntyvät. Jos prosessi sisältää tehottoman vaiheen, sen automatisointi nopeuttaa vain kyseistä tehottomuutta!

Mitä monimutkaisempi prosessi on, sen hankalampaa on varmistaa, että automatisoidaan juuri ne vaiheet, joista on hyötyä prosessin kokonaistehokkuudelle. Koska kaiken automatisointi ei ole järkevää eikä mielekästä, oikeiden vaiheiden valinta on ratkaisevan tärkeää.

Kuinka siis tunnistaa keinoja ostoreskontraprosessin kehittämiseksi? On välttämätöntä, että tässä liiketoiminnan ydintoiminnossa tehtäviin muutoksiin luotetaan, ja tämä luottamus saavutetaan ainoastaan prosessin kokonaisvaltaisella ymmärtämisellä. Ostoreskontran prosessilouhinta auttaa tässä.

Visualisoi ostoreskontraprosessisi

Kun tiedetään vain maksettavien laskujen määrä ja jatkuvasti muuttuva luettelo, talouspäälliköiden on vaikea saada yleiskuva siitä, mihin toimiin pitäisi ryhtyä.

Ajattele jokaista vaihetta, joka laskun on läpikäytävä organisaatiossasi ennen sen maksuunpanoa. Jokainen näistä vaiheista voi aiheuttaa epätoivottuja viivästyksiä, joiden vuoksi laskua ei mahdollisesti voida maksaa parhaimpaan mahdolliseen aikaan.

Prosessilouhinta luo organisaatiosi järjestelmissä jo olevasta datasta helposti ymmärrettävän kuvan siitä, mitä tapahtuu milloinkin ja miksi. Koska kuva on luotu organisaatiosi toiminnanohjaus-, CRM- ja muista keskeisistä järjestelmistä, voit luottaa täysin siihen, että saat asioista oikean ja luotettavan kuvan, jonka perusteella voit tehdä päätöksiä.

Tämän voimaa ei pitäisi aliarvioida. Prosessilouhinta auttaa tunnistamaan pullonkauloja ja mahdollisuuksia ja johtaa entistä tehokkaampiin prosesseihin sekä kustannussäästöihin. 

Ostoreskontran työmäärän vähentäminen

Taloushallinnossa yleisenä haasteena on se, miten automatisoida tehokkaasti ja vähentää manuaalista työtä, oli kyse sitten asiakirjojen täsmäyttämisestä tai poikkeamien käsittelystä.

Päästä päähän (end-to-end) -näkymä prosessiin antaa talouspäälliköille selkeän kuvan siitä, missä kannattaa kehittää automaatioastetta ja vähentää inhimillisiä virheitä. Jo minuuteissa on mahdollista nähdä lista parhaista automaatiomahdollisuuksista eli niistä, jotka voi helpoimmin ja kannattavimmin toteuttaa.

Viivästyneiden suoritusten ja ostotilausta vailla olevien laskujen tutkiminen tai jäljennösten löytäminen on lähes mahdotonta ja erittäin aikaa vievää ilman määriteltyä prosessia yhdistettynä saatavilla olevaan, reaaliaikaiseen tietoon ostoreskontraprosessista.

Kustannussäästöä laskujen maksatuksessa

Ihanteellisessa tilanteessa organisaation laskuja ei makseta liian aikaisin tai liian myöhään, vaan juuri silloin, kun pitää: riittävän aikaisin mahdollisten käteisalennusten kannalta, mutta ei kuitenkaan niin aikaisin, että se vaikuttaa käyttöpääomaan. 

Oikea-aikainen maksatus pitää toimittajat tyytyväisinä ja rahavirran paremmassa kunnossa. Prosessin kokonaisvaltainen ymmärtäminen tässä kohtaa varmistaa hyvät, dataan perustuvat päätökset. Ja onnistuneet päätökset voivat ostoreskontran ansiosta parantaa kilpailukykyä.

Ongelmia voi olla myös laskuissa, jotka tulee maksettua kahteen kertaan kaikesta huolimatta. Jos näitä maksuja ei huomata, kyse on puhtaasta kustannuksesta, mutta siinäkin tapauksessa, että virhe huomataan, kuluu sen selvittelyyn työntekijöiden aikaa. Lopulta kyse on määritellystä ja kattavasta prosessista, jota myös seurataan asianmukaisesti.

Vaatimustenmukaisuus ja ostoreskontra

Laskujen hallinnan valvonta ja prosessin vaatimustenmukaisuuden varmistaminen on erittäin tärkeää. Ne voivat jopa liittyä sääntelyyn, minkä vuoksi vaatimustenmukaisuuteen liittyvien ongelmien havaitseminen ja ehkäisy ostoreskontrassa voi säästää aikaa sekä suojata organisaatiota laajemmilta ongelmilta, jopa mahdollisilta sakoilta.

Vaatimuksista poikkeavien laskujen tunnistaminen ja ymmärrys siitä, mikä osa prosessia petti, on keskeistä, kun halutaan ratkaista vastaavanlaiset tapahtumat ja estää niiden toistuminen. Prosessin läpivalaisu QPR ProcessAnalyzerin kaltaisella työkalulla tuottaa sinulle tarvitsemasi tiedot.

Myös ostoreskontraan liittyvän tarkastuksen löydökset voivat vaatia tarkempaa selvittelyä. Voit esimerkiksi

tarkistaa, ketkä käyttäjät eivät noudata kahden käsittelijän periaatetta (four-eye principle)
löytää palvelutasosopimuksen rikkomuksia ja niiden juurisyitä.

Prosessilouhinnan avulla saat tiedot, joiden avulla voit vähentää petoksen ja virheiden mahdollisuutta sekä varmistaa käytäntöjen noudattamisen.

Hankinta vastaa palveluiden ja tavaroiden hankinnasta ajallaan ja parhaaseen neuvoteltavaan hintaan. Erinomaisesti toteutettuna hankintaprosessi voi olla liiketoiminnalle mahdollisuus. Se voi esimerkiksi tuoda rahansäästöä ja nopeammista toimitusajoista sovittaessa tehostaa toimintaa.

Hyvin rakennettu prosessi voi vähentää hankinnasta maksuun (P2P) -haasteita. Tästäkin huolimatta ostot eivät aina tule pysymään sovituissa raameissa. Voit pysyä ajan tasalla tästä seurantajärjestelmällä, joka antaa jatkuvaa palautetta KPI-luvuista poikkeavista prosessin osista.

Prosessilouhinnan avulla voidaan havaita hankintaprosessissa olevia pullonkauloja tai tunnistaa niin kutsutun ohiostamisen taustalla olevia syitä. Tämän ansiosta voidaan käsitellä juurisyitä ja vähentää liiketoiminnan mahdollisten tulevien ongelmien määrää.

Hankintaprosessin visualisointi

Hankinta koskee koko organisaatiota ja siihen liittyy koko joukko sisäisiä ja ulkoisia tekijöitä. Siksi voi olla vaikeaa saada selkeä kuva siitä, miten kaikki osat sopivat yhteen ja toimivat.

Yksi ratkaisu tähän on antaa prosessilouhinnan luoda automaattisesti kuva organisaation hankintaprosessista sen oman datan perusteella. Se muuttaa esimerkiksi SAPin mustan laatikon selkeään ja helposti ymmärrettävään muotoon. Tämän tiedon avaamisen myötä sinulla on objektiivinen kuva siitä, miten tehokas ja toimiva organisaatiosi hankintatoiminto on.

QPR ProcessAnalyzerin kaltainen prosessilouhintaratkaisu sisältää valikoiman sisäänrakennettuja koontinäkymiä, joista saat saman tien katsauksen moniin käytetyimpiin prosesseihin. Voit myös luoda oman näkymäsi yksinkertaisen ja intuitiivisen käyttöliittymän avulla.

Visualisointi on kuitenkin ennen kaikkea ensimmäinen askel sellaisten liiketoiminnan kehittämismahdollisuuksien löytämisessä ja priorisoinnissa, joiden vaikutus on olennainen. 

Hankinnasta maksuun -prosessi

Visualisointi voi avata mahdollisuuksia P2P-optimointiin, eli organisaatiosi saa tarvitsemanne tuotteet silloin, kun tarvitsette niitä, ja parhaaseen mahdolliseen hintaan. Tämä voi säästää aikaa ja rahaa merkittävästi koko liiketoiminnassa.

Toisaalta on myös tärkeää tietää, milloin toimittaja ei vastaa odotuksia. Päästä päähän -näkymät hankintaprosessista auttavat sinua päättämään, mihin toimenpiteet olisi parasta kohdistaa.

Tehokkaan talousosaston ei kuitenkaan tulisi olla vain yhden tilannekuvan varassa. Seuranta ja automaattiset hälytykset poikkeamista määritellyissä prosesseissa varmistavat sen, että tiimisi voi tunnistaa ja ratkaista ongelmat jo ennen niiden syntymistä. Myös KPI-mittareita voidaan seurata koontinäkymistä ja nähdä niistä kehityshankkeiden vaikutuksia.

Juuri tämä yhdistetty toimintatapa tekee prosessilouhinnasta niin arvokkaan hankintaprosessille. Se auttaa sinua ymmärtämään prosessin nykytilan, varmistaa parhaiden kehityskohteiden tunnistamisen ja seuraa kokonaisuuden toimintaa.

Vähennä ohiostamista

Hankinnassa saattaa erityistä huomiota kaivata se, kuinka ehkäistä ohiostamista ja pitää ostot sovituissa toimittajien ja prosessien raameissa, jotta vältytään mystisiltä ja odottamattomilta laskuilta.

Ohiostaminen on yksinkertaisesti sitä, että työntekijä ostaa tavaroita tai palveluja muualta kuin sovituista ostokanavista. Se ei välttämättä tarkoita ostojen olevan epätoivottuja tai tarpeettomia, mutta niiden ostamisen ehdot eivät ehkä ole organisaation kannalta parhaimpia, koska normaalia hankintaprosessia ei ole noudatettu.

Taloushallinnon pitää ohiostamisessa selvittää, mistä lasku on tullut, kuka on vastuussa ostosta ja miksi osto tehtiin normista poiketen. Tämä voi olla työteliäs prosessi ja ohiostamisen hinta voikin osoittautua kahtalaiseksi: ensin maksetaan ostetun palvelun tai tavaran hinta ja sitten määritetään toinen hintalappu oston selvittelyyn kuluvalle ajalle ja vaivalle.

Tässä kohtaa astuu kuvaan organisaatiosi datan hyödyntäminen. Prosessilouhinta voi auttaa sinua ymmärtämään, missä ongelma on, kuinka suuri se on ja kuinka paljon voit säästää vähentämällä ohiostamista organisaatiossasi.

Tilaustenhallintaprosessin sujuva toiminta on minkä tahansa yrityksen menestymisen kulmakiviä. Prosessi ulottuu asiakkaan ostotilauksesta aina toimitukseen ja maksusuoritukseen saakka, kaikkine pienempine välivaiheineen, ja siinä saadaan tavara ulos ovesta ja raha sisään. Voisi melkein sanoa, että se on liiketoiminnan olemassaolon ytimessä.

Koska prosessia voi kuitenkin mutkistaa monikin seikka, haasteena on rakentaa kokonaiskuva sen eri vaiheista ja löytää tapa seurata ja parantaa niitä. Parempi tilaustenhallinta tehostaa organisaation toimintaa ja lisää asiakkaiden tyytyväisyyttä ja näin myös kauppaa.

Order-to-cash- eli O2C-optimointi tuo käyttöön kolme eri mahdollisuutta: parantaa luotettavuutta asiakkaiden kannalta, vähentää sisäisiä viivästyksiä ja niiden vaikutuksia työhön sekä mahdollisuuden saada uusintatilauksia. 

Toimitukseen liittyvä asiakaskokemus

Asiakkaat haluavat toimitusten olevan tilausten mukaisia ja saapuvan ajallaan. Vieläkin enemmän heitä kuitenkin kiinnostaa tietää, missä vaiheessa heidän tilauksensa kulloinkin on. Saatavilla olevaan tietoon liittyvät odotukset kasvavat jatkuvasti, ja pääsy tähän tietoon on erittäin tärkeää.

Tehokkaan toimitusprosessin kehittäminen vaatii ymmärrystä prosessin jokaisesta vaiheesta ja jatkuvaa seurantaa, jonka avulla varmistetaan, että kaikki toimii odotetulla tavalla.

O2C-seuranta

Mahdollisten kehitysmahdollisuuksien tunnistaminen on vain yksi tapa kiinnittää huomiota tilausprosessiin. Myös O2C-prosessin KPI-mittareiden luominen voi kannattaa, jotta sinulla on jatkuva kuva suorituskyvystä.

Jumiutuneella tilausprosessilla voi olla kriittinen vaikutus yritykseen. Asiakkaiden luottamuksen pettäminen saa heidät helposti vaihtamaan toimittajaa. Jos luotetaan hajanaisiin eri järjestelmien tuottamiin raportteihin, riskinä on, että ongelmien havaitseminen viivästyy tai että niitä ei huomata lainkaan.

Toimivaa tilaustenhallinnan johtamista voi tehostaa ja varmistaa O2C-prosessin prosessilouhinnan tuottamilla tiedoilla ja seurannalla. Sen myötä voidaan jopa siirtyä reagoivasta ennakoivaan ongelmanratkaisuun, jolloin ongelmat voidaan hoitaa pois päiväjärjestyksestä ennen kuin ne edes varsinaisesti muodostuvat ongelmiksi.

Automaatio tilaustenhallinnassa

O2C-muutos voi avata mahdollisuuksia kustannusten vähentämiseen ja liikevaihdon kasvuun automaation avulla. Tieto siitä, missä tällaisia järjestelmiä tulisi ottaa käyttöön, on menestyksen avain. Näiden kohteiden löytäminen vaatii kuvan koko päästä päähän -prosessista ja analyysin muutosten vaikutuksesta.

Luomalla organisaatiosi dataan perustuvan kuvan, josta näet tilausprosessisi todellisen tilan, se auttaa sinua tunnistamaan pullonkaulat. Tämän kaltainen esitystapa on myös hyödyllinen ja toimiva, koska sillä voidaan välittää tietoa kaikille sidosryhmille selkeässä ja helposti ymmärrettävässä muodossa. 

Kun luot näkymän prosessilouhinnalla, saat organisaatiosi datan tehokkaaseen käyttöön. Siitä näet, mikä osa-alue hyötyisi automaatioratkaisusta tai miksi jo käyttöön otetussa ratkaisussa voi olla ongelma. 