La guía definitiva sobre Process Mining
Introducción a Process Mining
Comprende tus procesos empresariales y da el primer paso hacia la optimización moderna de procesos con Process Mining
Process mining es una técnica para descubrir, analizar y optimizar procesos empresariales. En la gestión tradicional de procesos de negocio, los procesos se analizan mediante talleres y entrevistas que consumen mucho tiempo. Este enfoque antiguo genera una visión subjetiva del proceso ideal.
Dedica menos tiempo a talleres y entrevistas
Process mining adopta un enfoque completamente distinto - y mucho más objetivo. Utiliza los datos existentes de los sistemas de información corporativos y muestra automáticamente una visualización dinámica de los procesos reales, su rendimiento y su cumplimiento.
¿Quién? ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Por qué?
Process mining te proporciona respuestas a cualquier pregunta sobre tus procesos. ¿Qué ocurrió? ¿Quién realizó la acción? ¿Dónde o cuándo se están produciendo ineficiencias? ¿Por qué algunas regiones presentan más errores que otras?
A diferencia del descubrimiento de procesos tradicionales, process mining no solo responde a “¿qué está ocurriendo en mis procesos?” y “¿cuándo sucede?”, sino también “¿por qué está ocurriendo?”.
Descubrimiento de procesos tradicionales
- Subjetivo
- Requiere mucho tiempo
- Gran consumo de recursos
- Se centra en un momento específico en el tiempo
Mining Process
- Objetiva
- Instantánea
- Alto retorno de inversión (ROI)
- Continua y predictiva
Recursos introductorios adicionales
¿Cómo funciona Process Mining?
Cuando tus empleados o robots de software interactúan con sistemas informáticos - como SAP, Salesforce u Oracle - esas actividades dejan un rastro de datos conocidos como registro de eventos (event blog).
Process Mining toma los datos que ya existen en esos sistemas de información y los utiliza para visualizar la ejecución real de los procesos de tu empresa, junto con otras perspectivas extraídas de los registros de eventos.
Empezar con process mining es más fácil de lo que imaginas. Los datos necesarios del registro de eventos contienen las siguientes tres columnas:
- ID de caso: una serie de caracteres que identifica distintos casos dentro del sistema, por ejemplo, el número de pedido venta, número de orden de compra o el identificador de línea de pedido.
- Tipo de evento: indica el paso del proceso que está ocurriendo, por ejemplo, que se ha creado una orden de compra.
- Marca de tiempo (timestamp): el momento exacto en el que se ha completado cada paso del proceso.
Con esta información, la herramienta de process mining genera diagramas de flujo del proceso empresarial, identifica las causas principales de los problemas, detecta oportunidades de automatización y mucho más.
El software de process mining, como QPR ProcessAnalyzer, extrae estos datos directamente de tus sistemas de información mediante conectores integrados.
Process Mining analiza una amplia variedad de sistemas
Estos son algunos ejemplos comunes de casos que usan process mining, pero la tecnología es altamente adaptable, y puede utilizarse para analizar y mejorar cualquier proceso respaldado por un sistema que genere registros de eventos y datos, incluso si el proceso no está directamente gestionado por dicho sistema.
Process Mining puede aplicarse para analizar:
Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS): Process mining analiza procesos gestionados por un BPMS, como la aprobación de órdenes de compra o la gestión de solicitudes de atención al cliente.
Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP): procesos apoyados por un ERP, como order-to-cash (pedido a cobro) o precure-to-pay (compra a pago).
Sistemas de Gestión de la Cadena de Suministro: procesos involucrados en la gestión de una cadena de suministro, como la planificación de la producción o la logística.
Sistemas de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM): procesos para gestionar relaciones con clientes, como generación de oportunidades o gestión de reclamaciones.
Sistemas de Gestión de Recursos Humanos (HRMS): Procesos como reclutamiento, evaluación del rendimiento, o gestión de nóminas.
Sistemas de Gestión de Servicios de TI (ITSM): Procesos que están involucrados en servicios de TI, como la gestión de incidentes o problemas técnicos.
Sistemas de Gestión Sanitaria: procesos de admisión de pacientes, pruebas diagnósticas o seguimiento de tratamientos.
Sistemas de Gestión de Servicios Públicos: Procesos relacionados con beneficios sociales, gestión de emergencias o respuestas ante desastres.
Los pasos de la minería de procesos
Recopilar datos
El primer paso en Process Mining consiste en recopilar los datos del proceso que se va a analizar. Estos datos se obtienen de los registros de eventos, generados por sistemas como ERP, BPMS, CRM, RRHH, ITSM u otros sistemas que soportan el proceso.
Las herramientas de process mining extraen estos datos transaccionales de los sistemas de información mediante conectores pre-configurados para diversas plataformas (SAP, Oracle, Salesforce, Microsoft Dynamics, etc.)
Como nuevo usuario, no tienes que preocuparte por esta parte: en QPR te ayudamos a configurarlo para que puedas centrarte en mejorar tus procesos.
Pre-procesar los datos
Una vez recopilados, los datos suelen requerir un pre-procesamiento para que sean aptos para el análisis.
Esto incluye tareas como limpiar los datos, eliminar inconsistencias y transformarlos al formato compatible con la herramienta de process mining.
En QPR Software, nuestros expertos se encargan de esta etapa por ti.
Descubrir los procesos
El siguiente paso es utilizar el software de process mining para descubrir el proceso real a partir de los datos.
Verás visualizaciones automáticas del flujo de tus procesos actuales y podrás analizar su rendimiento. Explora hasta el nivel más detallado, visualiza todas las variantes del proceso o estudia las tendencias a nivel macro.
Analizar y profundizar en las causas principales
Optimizar los procesos
Basado en el análisis anterior, puedes comenzar a mejorar los procesos. Esto se puede lograr aplicando distintas metodologías de mejora continua (Lean, Six Sigma, etc.).
Al optimizar tus procesos, mejoras el rendimiento, reduces costes y aumentas la eficiencia.
Ver la priorización de candidatos
Una vez optimizados los procesos, process mining te muestra qué partes son candidatas ideales para ser automatizadas - y en qué orden de prioridad.
Consulta el ROI estimado, automatiza donde tenga sentido y escala tus iniciativas de automatización con facilidad.
Predecir el rendimiento de los KPIs y prevenir problemas
Lo único constante en los negocios es el cambio. Por eso, es clave monitorizar y predecir los KPIs de forma continua, y evaluar cómo se están cumpliendo los objetivos estratégicos.
Process mining proporciona informes dinámicos e instantáneos, sin necesidad de perder tiempo construyendo reportes manualmente.
Los beneficios de Process Mining
Con process mining, puedes identificar y eliminar las mayores ineficiencias de tus procesos. Esta tecnología no solo visualiza tus procesos, sino que también revela las áreas problemáticas. Estas zonas se destacan en diagramas de flujo del proceso y se clasifican según su impacto en los resultados del negocio. Con process mining sabes por dónde empezar y qué priorizar cuando quieres mejorar tus operaciones, y además puedes monitorizar fácilmente los resultados obtenidos.
Process Mining te permite:
- Obtener una radiografía de tus procesos
Consigue una visión 100% objetiva de tus procesos, basada en los datos reales de tus sistemas de TI: entiende cómo funcionan, detecta obstáculos, errores y otras ineficiencias - y gana confianza para tomar decisiones de cambios.
"Construye una radiografía de tus procesos"
-Siem Jaspers, Analista de la Cadena de Suministro, Terumo Europe - Cuantifica el valor de las mejoras y la automatización
Demuestra el valor antes y después de aplicar cambios. Comprueba cómo las iniciativas de mejora y automatización contribuyen a resultados empresariales correctos. - Involucra a los interesados clave
Es fundamental entender cómo funciona tu organización, qué se debe priorizar y transformar - e implicar al resto del equipo. Process mining te ayuda a tomar decisiones basadas en datos con ROI esperado y, a analizar el proceso junto con los stakeholders. - Obtener resultados rápidamente
Process mining tiene un tiempo de retorno de valor muy corto:
“Dimos los datos del sistema, y enseguida, en 5 minutos, ya vimos los obstáculos del proceso."
-Piraeus Bank
Casos reales de Process Mining
Process mining puede aplicarse, básicamente, a cualquier área que implique un proceso. Los casos de uso más habituales incluyen automatización inteligente, auditoría, cumplimiento normativo (compliance), transformación digital, informe de KPIs de procesos, logística y desarrollo de TI y ERP.
Automatización Inteligente
La automatización robótica de procesos (RPA) suele promocionarse como la solución milagrosa para todas las ineficiencias corporativas. Sin embargo, a medida que la RPA madura, muchas empresas se encuentran con costes de mantenimiento elevados, bots que se rompen y falta de visibilidad sobre qué ha cambiado en sus procesos.
Para obtener el máximo valor de tu inversión en automatización y alcanzar todo tu potencial operativo, necesitas empezar con los procesos correctos, conocer sus excepciones, monitorizarlos y optimizarlos continuamente con las herramientas adecuadas. Esto exige combinar tres piezas clave de la automatización inteligente: RPA, IA y Process Mining.
Process mining responde a preguntas como:
- ¿Cuál es el ROI esperado de esta iniciativa de automatización?
- ¿Qué procesos son más adecuados para automatizar?
- ¿Cuáles son las excepciones de proceso más frecuentes?
- ¿Cómo varía la tasa de automatización de un proceso entre países o regiones?
- ¿Cómo demuestro el valor de esta iniciativa de automatización?
Leer más:
Process Mining para la Automatización Inteligente (página de soluciones)
7 formas en que process mining aporta valor a la automatización inteligente (blog)
Auditing
Tradicionalmente, los auditores obtienen información sobre los procesos mediante extensas entrevistas y revisión de documentación. Process mining aumenta la eficacia del trabajo de auditores internos y externos al proporcionarles una visión completa e inmediata de los procesos actuales y pasados de la organización. Esto permite a los auditores pasar de un análisis de muestras subjetivas a un análisis del proceso completo y objetivo tal como es, aportando mayor fiabilidad y reduciendo significativamente el tiempo invertido.
Leer más: process mining para auditoría (página de soluciones)
Cumplimiento normativo
Las herramientas de process mining son una forma eficiente y eficaz de detectar posibles problemas de cumplimiento. Tradicionalmente, los responsable de compliance deben realizar muestreos extensos, ya que los procesos suelen variar de un ciclo a otro. Sin embargo, este enfoque no garantiza una transparencia total, ya que muchas desviaciones pasan inadvertidas al ojo humano.
Process mining, en cambio, permite a los usuarios visualizar, comparar y contrastar procesos en tiempo real. Esto reduce drásticamente la carga de trabajo manual y proporciona una lista detallada de todas las irregularidades detectadas.
Leer más:
Detecta problemas de cumplimiento en tus Cuentas a Pagar antes de que sea demasiado tarde
Transformación Digital
La transformación digital es imprescindible para cualquier organización que quiera prosperar en el mercado actual. Sin embargo, decidir qué cambiar y justificar nuevas tecnologías o sistemas puede resultar complicado. Las herramientas de process mining ofrecen a los responsables de cambio visibilidad de extremo a extremo sobre sus procesos, facilitando la identificación de las áreas que necesitan mejoras. Demostrar el valor de la automatización nunca ha sido tan fácil - tu propuesta puede respaldarse con solo hacer clic en un botón.
Leer más: Process mining para la transformación digital (página de soluciones)
Informe de KPIs de procesos
Para tomar decisiones basadas en hechos y datos, los equipos directivos necesitan contar con un sistema de KPIs inteligente, eficaz y realista. Sin embargo, muchas empresas tienen dificultades con las tareas relacionadas con sus indicadores: a menudo, simplemente se tarda demasiado en establecer un sistema de medición y reporte de KPIs desde cero.
Los modelos de process mining ya incluyen más de 1000 KPIs integrados, por lo que los usuarios no tienen que perder tiempo esperando a que se desarrollen indicadores individuales para poder supervisar el estado del negocio. Process mining, junto con las capacidades predictivas que ofrecen algunos proveedores, permite actuar sobre los KPIs más importantes antes de que surjan obstáculos o problemas potenciales. Esto está transformando la mentalidad de las organizaciones: de correcciones tardías a acciones preventivas.
Leer más: process mining forprocess mining para inteligencia de procesos (página de soluciones)
Mejora de procesos
Process mining identifica dónde deberías centrar tus esfuerzos de mejora, destacando tiempos de ciclo prolongados, variaciones no deseadas, fuentes de reprocesamiento y otras ineficiencias en los procesos. Reduce el tiempo que dedicas a definir, medir y analizar problemas en tus iniciativas Lean Six Sigma, y emplea más tiempo en mejorar y controlar tus proceso.
Leer más: process mining para la mejora de procesos (página de soluciones)
Logística
Desarrollo de TI y ERP
Process mining también es utilizada por profesionales de TI para gestionar la complejidad de las migraciones, implementaciones y despliegues de sistemas ERP. Cuando las organizaciones están a punto de llevar a cabo una transformación de sistemas de implementar un ERP completamente nuevos, los primeros pasos siempre deben incluir la comprensión y revisión de los procesos actuales, antes de pasar a los nuevos sistemas y procedimientos.
Sin una visión continua de extremo a extremo de los procesos, las empresas corren el riesgo de migrar los mismos procesos ineficaces al nuevo sistema, sin detectar obstáculos ni problemas durante la migración. Process mining se emplea para afrontar estos desafíos: compara los procesos reales con los modelos de procesos diseñados, muestra las mejores y peores variantes del proceso, proporciona visibilidad continua y completa del flujo del proceso, y notifica a los usuarios cuando surgen problemas.
Leer más: process mining para desarrollo de TI y ERP (página de soluciones)lution page)
Procesos analizados con Process Mining
Los procesos pueden definirse de manera diferente según las necesidades de cada empresa. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones cuentan con procesos empresariales fundamentales, entre los que destacan: Purchase-to-Pay (P2P - desde la compra hasta el pago), Order-to-Cash (O2C - desde el pedido hasta el cobro) y la Gestión de servicios. Además, existen procesos de soporte en los que process mining puede aportar grandes mejoras, tales como: cuentas a pagar, cuentas a cobrar, gestión de pedidos y gestión de incidencias.
Purchase-to-Pay
El proceso Purchase-to-Pay, también conocido como PtP, procure-to-pay o red-to-check, se refiere a los procesos empresariales que abarcan la solicitud, compra, confirmación, recepción, pago y contabilización de bienes y servicios.
Dado que el volumen de transacciones es extremadamente alto y, a menudo, bastante complejo (con distintos niveles de aprobación, procedimientos y proveedores), cada paso dentro del proceso es una posible fuente de errores. Esto convierte al proceso Purchase-to-Pay en un objetivo ideal para el process mining, ya que esta aporta visibilidad a todo el proceso de extremo a extremo e identifica las causas principales de problemas como obstáculos, incumplimientos del proceso o compras no autorizadas (Maverick Buying).
Leer más:
Identificar compras no autorizadas (Maverick Buying) en PtP con process mining (blog)
Cuentas a Pagar
Los procesos de Cuentas a Pagar se realizan de forma continua en todas las empresas, independientemente del sector o tamaño. Es uno de los procesos más amplios e importantes, pero muchas organizaciones tienen dificultades para seguir el rastro de los múltiples caminos que puede tomar una factura hasta su pago final. Además, la entrada de facturas no deseadas en el flujo, así como las extensas normativas y políticas internas, no hacen que esta tarea sea precisamente sencilla.
Process mining puede ayudarte en cada paso del camino, ofreciéndote una visión transparente y fácilmente comprensible de todos tus procesos. Esto te permite a identificar en qué puntos los pagos están vencidos, entender por qué se producen los retrasos y detectar qué facturas han acabado en manos equivocadas.
Gracias a esto puedes reducir la tasa de cuentas pendientes, disminuir el tiempo dedicado a correcciones manuales, mejorar el flujo de caja y demostrar tu responsabilidad y fiabilidad ante los socios comerciales.
Leer más: Cómo utilizar el proceso de Cuentas a Pagar para obtener una ventaja competitiva
Cuentas a Cobrar
Sin procesos de Cuentas a Cobrar (A/R), tu empresa vería rápidamente cómo disminuye el capital disponible en sus cuentas bancarias. En su forma más simple, el proceso sigue este patrón: se genera una factura, se envía y se cobra. Sin embargo, como en todo proceso, las cosas no siempre salen como se espera. Los términos de un acuerdo pueden cambiar, una factura puede contener errores de facturación, o el cliente receptor podría tener derecho a una bajada de precio. Todo ello puede hacer que tus facturas sigan una ruta ineficiente.
Process mining es tu mejor aliado para garantizar procesos de A/R fluidos y responder a la pregunta: “¿En qué estamos fallando?”. Con process mining puedes analizar en detalle dónde se están enviando facturas incorrectas, identificar qué clientes provocan retrasos, entender cómo estas ineficiencias afectan al rendimiento y saber qué cambios implementar para mejorar tu flujo de caja. Puede que descubras que pequeños ajustes, como automatizar tareas concretas o modificar la ruta de facturación, tengan un gran impacto en el rendimiento general.
Order-to-Cash
El proceso Order-to-Cash (OtC) abarca todo el ciclo de gestión de pedidos de clientes, extendiéndose a lo largo de distintas áreas como almacenamiento, entrega, facturación y gestión de cuentas. Por ello, es uno de los procesos empresariales clave en muchos sistemas de información corporativos. Un proceso OtC típico incluye cinco etapas principales: creación del pedido de venta, preparación del pedido (picking), confirmación de la fecha de entrega, generación de la factura y recepción del pago.
Pero rara vez es tan lineal. El proceso Order-to-Cash suele tener un gran volumen de transacciones y múltiples variantes, como cambios no deseados que prolongan los plazos, afectan a la eficiencia interna y disminuyen la satisfacción del cliente.
Process mining visualiza el flujo OtC de forma continua y automática, permitiéndote reducir reprocesos, retrasos y modificaciones en los pedidos, identificar las causas principales de las ineficiencias en tus procesos OtC, detectar bloqueos en la entrega o automatización, localizar problemas de cumplimiento normativo, y supervisar en tiempo real el rendimiento del proceso de extremo a extremo, con análisis y gráficos preconfigurados.
Leer más: Process Mining para el proceso Order-to-Cash (blog)
Gestión de Pedidos
Desde quedarse sin stock, envíos extraviados, hasta tiempos de producción demasiado largos, la gestión de pedidos es un bucle constante de procesos defectuosos. Las empresas suelen esforzarse por trabajar más rápido para que los productos lleguen al cliente final lo antes posible, pero suelen fallar al no observar la gestión de pedidos desde una perspectiva holística. Para ser realmente rápidos, es imprescindible comprender todo el proceso completo, lo que permite evitar errores acumulativos que consumen tiempo.
Además, la gestión de pedidos trata de cumplir con las expectativas del cliente. Una entrega rápida es importante, sí, pero es solo una parte de la experiencia. Los clientes también esperan información precisa sobre su envío como una fecha de entrega estimada exacta (al día) y la posibilidad de consultar en cualquier momento el estado de su pedido. Process mining te proporciona una visión completa de tu proceso de gestión de pedidos, lo que te permite detectar ineficiencias en la tramitación de pedidos, proporcionar estimaciones de entrega basadas en datos reales, y entender cuándo la precisión puede ser un KPI más valioso que la velocidad.
Leer más: Process mining para la gestión de pedidos (página de soluciones)
Gestión de Servicios
Desde el inicio de los procesos de gestión de servicios hasta la resolución de un caso de cliente o de un acuerdo de nivel de servicio (Service Level Agreement, SLA), queda un registro de cada evento ocurrido dentro del proceso de gestión de servicios. Process mining proporciona un análisis objetivo y basado en hechos de estos procesos.
QPR ProcessAnalyzer transforma los rastros de eventos, es decir, los datos del proceso, en perspectivas accionables. Detectar incumplimientos de SLAs y monitorizar el estado de las solicitudes de servicio a nivel de toda la empresa o de unidades específicas nunca ha sido tan fácil.
Leer más: process mining para la gestión de servicios (página de soluciones)
Gestión de Incidencias
Una incidencia es una interrupción no planificada de un servicio de TI que puede provocar una indisponibilidad total o una reducción en la calidad del servicio. El objetivo del proceso de gestión de incidencias es restaurar el funcionamiento normal del servicio lo antes posible y minimizar su impacto en las operaciones del negocio. Sin embargo, este no es un proceso sencillo, ya que a menudo implica a múltiples personas de diferentes equipos.
Process mining actúa como herramientas para sincronizar los datos reales de respuesta a incidencias y, a través de su análisis, examinar similitudes y diferencias en la gestión de incidencias en toda la organización. Esto no solo permite verificar la conformidad y evaluar una incidencia específica, sino también establecer un ciclo de mejora continua de la gestión de incidencias, ya que los datos recopilados pueden compararse entre distintos momentos y lugares.
Leer más: 10 beneficios de usar process mining en la gestión de incidencias (blog)
Blog destacado
Preguntas y respuestas frecuentes sobre Process Mining
Encuentra respuestas a preguntas habituales como:- “¿Qué tipo de problemas y soluciones se pueden descubrir con process mining?”
- “Nuestros datos están ya en dos sistemas distintos. ¿Puede el software de process mining conectarse a ambos y combinar los datos de distintas fuentes?”
- “Ya utilizamos un sistema de BI, ¿cuál es la diferencia con respecto al process mining?”
- “¿Qué se requiere de nuestra parte para utilizar vuestra herramienta de process mining? No queremos invertir en una integración de sistemas.”
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La guía de Process Mining para líderes empresariales en 2025
IEn esta guía te ofrecemos una introducción completa a process mining, la perspectiva del mercado para 2025 y más allá, y una explicación clara de cómo puede beneficiar a empresas de gran tamaño.
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Ya seas líder empresarial, ejecutivo de nivel C o profesional de mejora de procesos, esta guía te proporcionará un valioso resumen sobre cómo se aplica la minería de procesos en compañías de vanguardia.