Introduction
Une gestion réussie de la comptabilité fournisseurs n'a traditionnellement pas occupé une place centrale dans la stratégie des entreprises. Cependant, il y a plusieurs raisons d'en faire une priorité majeure. Aujourd'hui, nous considérons que le processus des comptes fournisseurs, souvent sous-estimé, est l'un des processus les plus importants pour les entreprises.
Dans le présent article, nous vous exposons pourquoi le processus des comptes fournisseurs doit devenir une priorité stratégique et comment vous pouvez transformer la fonction « back-office » de traitement des factures en un avantage concurrentiel.
Les risques de ne pas avoir mis en œuvre un processus efficient
Sans un processus efficace, vous risquez de ne pas payer les factures à temps, et/ou de payer en double et/ou de ne pas bénéficier d'escomptes.
Votre relation avec vos fournisseurs risque de se dégrader, au point de ne plus bénéficier d'un service de qualité à l'avenir. Cette relation dégradée affectera l'ensemble de votre entreprise et impactera la qualité de services proposée à vos propres clients.
Les défis de la comptabilité fournisseurs
Reporter le paiement des factures fournisseur, pour maximiser les flux de trésorerie, réduire le coût du traitement des factures en délocalisant et externalisant le service (souvent sans avoir mis en place des processus et des systèmes transparents) sont des approches courantes.
Nous analyserons ci-dessous les risques associés à ces approches.
- L’optimisation excessive du traitement des factures cause plus de problèmes que de gains
Souvent en externalisant et en délocalisation, les organisations sont tentées de payer un maximum de factures très rapidement et à moindre cout. Cette approche peut avoir pour conséquence : retards de paiement, paiements en double, paiements fractionnés et inadéquats, escomptes manqués et paiements sans bons de commande associés.
Pour les comptables, l’exactitude est l'élément le plus important. Ne compromettez pas la rigueur au profit d'un traitement rapide des factures.
- Le manque d’informations basées sur les données du processus nécessite un travail de recherche fastidieux
Si vous n’accédez pas aux données de votre comptabilité fournisseurs, sous un format accessible et compréhensible, un travail de recherche approfondi, consommateur de temps, sera nécessaire pour résoudre les problèmes mentionnés ci-dessus.
Déterminer la cause des paiements en retard, trouver des paiements sans commandes associées, ou localiser les doublons nécessiteront beaucoup de temps si vous ne disposez pas de données compréhensibles sur votre processus, rafraichies en en temps réel.
- Une réglementation plus stricte avec des sanctions importantes en cas de non-paiement des factures fournisseurs dans les délais
Selon le pays, votre entreprise peut être condamnée à des amendes importantes si vous ne payez pas vos factures fournisseurs dans les délais. A titre d'exemple, en France, depuis 2009, la loi plafonne strictement les délais de paiement contractuels interentreprises. La réglementation prévoit une sanction du non-respect des règles légales relatives aux délais de paiement par une amende administrative d’un montant maximal de 75 000 euros pour une personne physique et 2 millions d’euros pour une personne morale. Cette sanction est publiée.
Le montant de l’amende est doublé en cas de réitération du manquement dans un délai de deux ans à compter de la date à laquelle la première décision de sanction est devenue définitive.
- Automatiser la comptabilité fournisseurs sans avoir une visibilité de bout en bout du processus
Comme vous l'avez probablement entendu de la part de nombreux prestataires de services, l'automatisation de votre processus comptabilité fournisseur est le remède à tous vos problèmes - plus d’efficacité, limitation des erreurs humaines.
Si l'automatisation des tâches une excellente stratégie, il est bon de savoir qu'automatiser des processus sans connaitre le processus intégral et ses variations n’apportera pas les gains attendus.
Pour cette raison, il est important d’avoir une cartographie exhaustive de votre processus – basée sur les données – pour pouvoir automatiser les étapes les plus bénéfiques.
Transformez votre comptabilité fournisseurs en un actif stratégique grâce au Process Mining
En ajoutant une technologie intelligente de Process Mining (Lire : Qu'est-ce que le Process Mining) à votre processus de comptabilité fournisseurs, vous pouvez le transformer en un actif stratégique.
Le Process Mining vous permet d'utiliser les données du processus (aujourd’hui, données non exploitées) pour le comprendre, collecter les escomptes, identifier les paiements en retard, repérer les factures sans bons de commande, et identifier les causes des problèmes dans votre processus.
Dans le même temps, vous êtes en mesure d'augmenter votre taux d'automatisation ainsi que votre taux de « three-way matching », réduisant ainsi le temps passé sur les rectifications manuelles.
"L’exploration de processus basée sur l’Intelligence Artificielle avec QPR ProcessAnalyzer a démontré à une importante banque européenne de privilégier l’amélioration du taux d'automatisation de certaines initiatives existantes que de rechercher de nouvelles opportunités d'automatisation. Ainsi, en deux mois, cette importante banque européenne a augmenté le taux de « zéro-touch » de 5 % à 40 %, permettant des économies estimées à 2,6 millions d'Euros."
Le Process Mining vous permet de :
(Qu'est-ce que le Process Mining?)
- Comprendre et analyser votre processus
- Collecter les escomptes
- Identifier et anticiper les paiements en retard
- Identifier les factures ponctuelles sans bons de commande
- Comprendre l’origine des problèmes dans votre processus (c.-à-d. les causes profondes)
- améliorer votre taux d'automatisation
- augmenter votre taux « Three-way matching »
- Comparer en interne la durée moyenne des paiements de factures
- Renforcer votre conformité
- Consolider votre fiabilité et votre partenariat avec vos fournisseurs
- Améliorer l’exécution quotidienne de vos opérations
Le Process Mining vous aide à améliorer la gestion de chaque étape du processus des comptes fournisseurs. Êtes-vous prêt à faire ressortir la valeur cachée de votre processus comptabilité fournisseurs ?
Contactez-nous pour plus d’informations!
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