Transformation des Centre de services partagés
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La transformation des centres de services partagés, de quoi s’agit-il ?
Les centres de services partagés (CSP) sont conçus pour effectuer une tâche spécifique qui touche tous les secteurs de l’organisation, ils permettent d’accomplir cette tâche par l’intermédiaire d’une seule unité centralisée. Dans le cas des finances, cela peut inclure les comptes fournisseurs, l’approvisionnement et la gestion des commandes.
La transformation de ces services est une initiative stratégique visant à repenser les systèmes, les processus et l’approche au sein d’une entreprise afin de fournir un service supérieur à l’entreprise tout en optimisant l’efficacité. Votre solution de services partagés peut créer de la valeur, suivre l’évolution des performances et s’aligner sur votre vision globale de l’entreprise grâce à ces changements.
Pour bien démarrer votre parcours de transformation de CSP, il est nécessaire de comprendre vos processus. Cela vous permet de savoir où un changement aura le plus d’impact.
Par conséquent, le process mining est la première étape essentielle pour réaliser des économies et innover pour vos systèmes de services partagés. C’est également un outil qui vous offrira un meilleur contrôle de la performance des procédures, une réduction des taux d’erreur, la conformité et l’amélioration de la qualité de vos services.
Pourquoi les leaders des Services partagés doivent s’intéresser aux processus
Dans une organisation, chaque processus a des variantes. Dans les grandes organisations, il peut y avoir des millions de façons différentes de procéder par un seul processus, comme le processus Order to Cash (OTC) ou le cycle d’achat.
Ces processus complexes, avec toutes leurs variations, ne peuvent pas être modélisés avec les méthodes traditionnelles de découverte de processus. En même temps, pour rendre les grandes organisations plus efficientes et rentables, l’essentiel est d’avoir des processus optimisés, normalisés et transparents qui peuvent être surveillés, analysés et améliorés.
Vous savez qu’il y a des erreurs coûteuses et des exceptions qui se produisent chaque jour, mais comment sauriez-vous comment améliorer l’efficacité si le point de départ se fait au feeling ? Cela ne reflète qu’une infime partie de la réalité.
Pour de nombreux leaders des Services partagés, le plus grand obstacle à surmonter est le manque de visibilité sur la quantité énorme d’incohérences dans les processus. Vous savez qu’il y a des erreurs coûteuses et des exceptions qui se produisent chaque jour, mais comment sauriez-vous comment améliorer l’efficacité si le point de départ se fait au feeling ? Cela ne reflète qu’une infime partie de la réalité.
Il ne sera pas possible de créer un plan réussi pour développer et optimiser les Services partagés en vous basant uniquement sur votre expertise en la matière – vous avez également besoin de renseignements sur les technologies appropriées et les processus actuels, ainsi que des outils pour améliorer la collaboration et faire en sorte que tous les intervenants soient en phase.
Le process mining pour les Centres de services partagés, qu’est-ce que c’est ?
Le Process mining visualise vos processus à partir des données existantes de vos systèmes informatiques dans des organigrammes dynamiques. Vous pourrez voir l’exécution réelle des processus de votre organisation : obtenir un aperçu objectif de chaque étape du déroulement des opérations, explorer les différentes unités ou les cas individuels, ou visualiser les tendances à un haut niveau. Voir les erreurs, les variations et les non-conformités en fonction de leur contribution aux résultats commerciaux et voir facilement quelles opportunités d’automatisation sont prêtes.
Le Process mining soutient davantage votre prise de décision en vous fournissant, à vous et aux principaux décideurs, qu’ils fassent partie de votre équipe ou non, des renseignements mutuels et objectifs sur les processus. Fini les innombrables feuilles de calcul partagées par email. Avec le process mining, tous vos processus sont collectés, surveillés et analysés en un seul endroit pour faciliter la prise de décision.
Grâce au process mining, les leaders des services partagés obtiennent les renseignements nécessaires pour améliorer leur efficacité opérationnelle.
Vidéo : transformez vos processus financiers
Voyez comment améliorer votre processus de comptes fournisseurs.
Découvrez comment l’exploration des processus améliore des domaines spécifiques au sein des services partagés
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Comptes fournisseurs
Visualisez votre processus de comptes fournisseurs, identifiez ce que vous pouvez améliorer et suivez l’impact de vos améliorations sur les délais, la conformité et le taux d’erreurs.
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Approvisionnement
Visualisez les flux de processus d’approvisionnement générés automatiquement et identifiez les symptômes d’inefficacité, tels que les goulots d’étranglement, les reprises ou les achats non autorisés.
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Gestion des commandes
Trouvez les causes profondes des inefficacités et éliminez les reprises, les goulots d’étranglement ou les variations indésirables parmi vos processus de facturation, de livraison et de traitement des commandes.
Lire la suite ›Comptes fournisseurs
Un processus de comptes fournisseurs fluide et précis a un impact sur l’ensemble de l’entreprise, permettant de meilleures relations avec les fournisseurs et la gestion du fonds de roulement tout en réalisant des économies sur les dépenses administratives. Cela a longtemps été considéré comme un simple processus nécessaire, mais les entreprises se rendent compte de la contribution potentielle que cela peut apporter à l’ensemble de l’organisation.
Ces derniers temps, la réponse immédiate et classique est d’examiner les moyens de mettre en œuvre l’automatisation financière pour une grande entreprise. Toutefois, cette approche est limitée puisque, en tant qu’outil unique, elle accélère simplement certaines étapes du processus de paiement des factures sans indiquer où et pourquoi les retards se produisent. S’il y a une étape inefficace, vous aurez uniquement fait en sorte qu’elle se produise plus vite !
Plus un processus est complexe, plus il est difficile de s’assurer que vous automatisez là où cela créera des avantages à l’efficacité globale du processus. Il n’est pas logique de tout automatiser, il est donc crucial de sélectionner les bonnes étapes.
Comment identifier des idées pour améliorer les processus pour les comptes fournisseurs ? Il est essentiel d’avoir confiance dans les changements mis en œuvre dans cette fonction de base, et cela ne peut être réalisé que par une compréhension globale. C’est là qu’intervient le process mining pour les comptes fournisseurs.
Visualisez votre processus de comptes fournisseurs
En raison du volume et de la liste en constante évolution des factures qu’une entreprise doit payer, il est difficile pour un responsable des finances d’avoir une vue d’ensemble qui lui donne des renseignements exploitables.
Le Process mining prend les données déjà présentes dans vos systèmes et génère une carte simplifiée de ce qui se passe, quand et pourquoi. Etant donné qu’il a été créé à partir de données extraites de votre ERP, CRM, et d’autres solutions pertinentes, vous pouvez être certain d’obtenir une représentation fidèle sur laquelle vous pouvez compter et prendre des décisions.
Il ne faut pas sous-estimer le potentiel de cet outil. Il permet d’identifier les goulets d’étranglement et les opportunités, et d'aboutir ainsi à des mécanismes plus efficaces et à des réductions des coûts.
Prenez en compte qu’à chaque étape, une facture doit être remplie avant que le paiement ne soit versé à votre entreprise. Chacun de ces facteurs peut entraîner des retards indésirables, ce qui peut avoir une incidence sur la possibilité d’effectuer un paiement au moment le plus opportun.
Réduction de la charge de travail associée aux comptes fournisseurs
Un défi courant pour un département des finances est de savoir comment automatiser de façon efficace et réduire la main d’œuvre manuelle nécessaire, que ce soit pour trouver les documents correspondants ou traiter les exceptions.
Un responsable financier peut voir où les taux d’automatisation peuvent être améliorés et réduire l’erreur humaine en ayant une vue d’ensemble du processus de bout en bout.
Il y a aussi d’énormes frais de main-d’œuvre pour enquêter sur les délais de paiement, les factures sans numéro de commande ou la recherche de doublons. En fait, ce ne sont même pas des perspectives réalistes à moins que vous mettiez en œuvre une solution comme le process mining qui vous donnera un accès instantané et des informations à tous ceux-ci en utilisant les données de votre ERP.
Déterminer pourquoi les paiements sont en retard, trouver ceux qui n’avaient pas de numéro de commande ou repérer les doublons sera presque impossible et prendra énormément de temps à moins d’avoir un processus défini combiné à l’accès à des données compréhensibles en temps réel sur votre processus de comptabilité fournisseur.
Réduction des dépenses liées au paiement des factures
Le scénario de paiement idéal : pas trop tôt, pas trop tard, juste au bon moment. Le moment où vous pouvez profiter d’escomptes de règlement, mais où vous ne payez pas trop tôt au point où cela aurait une incidence sur votre fonds de roulement.
Le paiement en temps opportun satisfait les fournisseurs tandis que le flux de trésorerie est maintenu. La compréhension complète du processus permet de prendre de bonnes décisions fondées sur des données. En faisant bien les choses, cela peut donner un avantage concurrentiel à vos comptes fournisseurs.
Il peut également y avoir des problèmes liés aux doubles paiements qui peuvent passer entre les mailles du filet. Il s’agit d’un coût direct si cela n’est pas détecté, mais il y a des dépenses générales liées au personnel pour résoudre le problème quand ce dernier est détecté. Tout se résume à avoir un processus défini et complet avec une surveillance appropriée en place.
Conformité et comptes fournisseurs
Il est essentiel de garder le contrôle de vos factures et de veiller à ce que votre processus respecte vos exigences de conformité. Cela peut même revêtir une dimension réglementaire, c’est pourquoi la détection et la prévention des problèmes de conformité dans les comptes fournisseurs peuvent vous faire économiser non seulement du temps, mais aussi des problèmes plus larges, voire des amendes.
Il est essentiel de trouver un moyen de repérer les factures non conformes et de comprendre quelle partie du processus a échoué pour résoudre et éviter les événements récurrents. Mettre en lumière les processus à l’aide d’un outil comme QPR ProcessAnalyzer vous donne les informations dont vous avez besoin.
Il peut également y avoir des constatations d’audit des comptes fournisseurs qui nécessitent un complément d’enquête. Par exemple :
- Vérifier quels utilisateurs enfreignent votre politique quatre yeux
- Trouver les violations des accords de niveau de service (SLA) et leurs causes profondes
Le processus mining vous fournit des informations permettant de réduire les fraudes et les erreurs, tout en veillant à ce que les politiques soient respectées.
Approvisionnement
Avec la mission de trouver des biens et des services à livrer à temps au meilleur prix qu’ils peuvent négocier, un processus d’approvisionnement supérieur représente une opportunité pour une entreprise. Cela peut, par exemple, permettre de réaliser des économies ou, si un délai de livraison plus rapide est convenu, d’assurer une plus grande efficacité.
Un processus bien structuré peut réduire le nombre de défis liés à l’approvisionnement au paiement. Cependant, il y aura toujours des moments où les achats ne respectent pas les lignes directrices convenues. Il est possible d’être informé quand cela se produit en utilisant un système de surveillance qui fournit un feedback continu sur les exceptions au processus par rapport à un ensemble de KPI.
Le process mining peut être utilisé pour découvrir l’emplacement de tout goulot d’étranglement dans le processus d’approvisionnement ou la raison qui a motivé ce qu’on appelle un achat Maverick. Cela permet de s’attaquer aux causes profondes, réduisant ainsi les futurs problèmes potentiels pour l’entreprise.
Visualisation du processus d’approvisionnement
L’un des défis de l’approvisionnement est que, dû au fait que son impact s’étend à l’ensemble de l’entreprise et implique de multiples contributeurs internes et externes, il peut être difficile d’avoir une vision claire de la façon dont tout s’intègre et fonctionne.
Une solution à cela est de laisser le process mining créer automatiquement une visualisation de votre processus d’approvisionnement à l’aide de vos données. Il transforme la boîte noire de, par exemple, SAP en un formulaire facilement accessible et compréhensible. Le fait que cette information soit disponible dans un format unique et simple à visualiser signifie que vous avez une vue objective du fonctionnement efficace et efficient de l’approvisionnement.
Une solution de process mining comme QPR ProcessAnalyzer vous offre une gamme de tableaux de bord préconstruits qui donnent un aperçu instantané des processus les plus populaires, ou vous pouvez créer votre propre tableau de bord en utilisant l’interface à la fois simple et intuitive.
Cela montre que plus que tout, la visualisation est la première étape pour trouver et prioriser les améliorations pour l’entreprise qui vous garantiront d’avoir un impact important.
Processus d’achat
En prenant cette vue d’ensemble visualisée, les opportunités peuvent s’ouvrir pour l’optimisation de l’approvisionnement au paiement, donc vous obtenez les produits dont vous avez besoin quand vous en avez besoin et au meilleur prix possible. Cela peut avoir des répercussions importantes dans toute l’entreprise, vous économiserez du temps et de l’argent.
Par ailleurs, il est également essentiel de déterminer quand un fournisseur n’est pas à la hauteur de vos attentes. En ayant une visibilité de bout en bout sur votre processus d’approvisionnement , cela vous permet de décider où il est préférable de concentrer vos efforts.
Un service financier efficace ne devrait pas se fier à un simple aperçu. La configuration de la surveillance et des alertes automatisées lorsque les processus définis ne sont pas suivis permet à votre équipe de reconnaître et de résoudre les problèmes avant qu’ils ne surviennent. Entre-temps, les KPI peuvent être suivis dans vos tableaux de bord pour voir l’impact de vos projets d’amélioration.
Cette approche conjointe explique l’importance du process mining au processus d’approvisionnement. Elle donne un aperçu de la situation actuelle, se focalise sur les meilleurs endroits auxquels apporter des changements, et garde une trace de comment tout fonctionne.
Réduire les achats Maverick
Un problème particulier dans l’approvisionnement mérite une attention particulière : comment prévenir les achats « Maverick » et faire en sorte que les achats se fassent dans le cadre d’un éventail spécifique de fournisseurs et de processus, afin d’éviter les factures imprévues.
Un achat Maverick est lorsqu’un employé sort des canaux convenus pour faire un achat, qu’il s’agisse de biens ou de services. Cela ne signifie pas nécessairement que ces achats ne sont pas désirés ou nécessaires, mais ils ne sont pas réalisés dans les meilleures conditions possibles pour l’entreprise puisque le processus d’approvisionnement normal n’a pas été suivi.
Le défi pour la finance avec les achats Maverick est de trouver d’où vient la facture, qui a fait l’achat, et pourquoi il a été fait en dehors du cadre convenu. Cela peut être un processus laborieux, ce qui signifie que le coût de l’achat Maverick est potentiellement double - premièrement, dans le prix payé, et deuxièmement, en termes de temps et d’effort nécessaires pour le résoudre.
C’est là que l’exploitation de vos données entre en jeu. Le process mining peut vous donner une idée de l’origine du problème, de son ampleur et des économies que vous pouvez réaliser en réduisant les achats Maverick au sein de votre organisation.
Gestion des commandes
Veiller au bon déroulement du processus de gestion des commandes est essentiel au succès de toute entreprise. À partir du moment où un client passe une commande jusqu’à la compensation du paiement et toutes les étapes intermédiaires, c’est ce qui fait que les produits sont mis sur le marché et ce qui fait rentrer l’argent. En d’autres termes, cela explique en grande partie pourquoi une entreprise existe.
Les complexités peuvent être nombreuses, le défi est donc de comprendre les différentes étapes et de trouver un moyen de les surveiller et de les améliorer. Une meilleure gestion des commandes permet une organisation plus efficace et renforce la satisfaction client, ce qui favorise les opportunités d’affaires.
L’optimisation de la gestion des commandes est une triple opportunité : une plus grande fiabilité pour les clients, des retards internes et des conséquences liées à la main-d’œuvre réduits, et une chance d’encourager les commandes répétées.
Expérience de livraison des clients
En bref, les clients veulent que vous livriez l’intégralité de leur commande dans les délais. Mais plus que cela, ils veulent être capables de voir le statut de leur commande. Les attentes concernant les informations disponibles ne cessent d’augmenter , et l’accès à ces données est la clé de la réussite.
La création d’un processus de livraison efficace nécessite des informations à chaque étape et une surveillance continue pour s’assurer que tout fonctionne comme prévu.
Suivi du O2C (Order to Cash)
Déterminer les possibilités d’amélioration n’est qu’un aspect du processus de gestion des commandes. Un autre objectif doit être de créer des KPI pour le processus Order to Cash (ensemble des activités relatives au cycle client), afin que vous ayez toujours un aperçu des performances.
L’impact pour l’entreprise d’un processus de gestion des commandes bloqué peut être déterminant. Si vous décevez vos clients, ils iront voir ailleurs. En s’appuyant sur des rapports fragmentés provenant de systèmes disparates, vous risquez de détecter les problèmes avec du retard.
Un leadership efficace en matière de gestion des commandes peut être amélioré et facilité par les informations et la surveillance du processus mining dans le processus Order to Cash. Il peut même passer de réactif à prédictif, pour faire en sorte que les problèmes soient traités avant qu’ils ne prennent trop d’ampleur.
Automatisation de la gestion des commandes
La recherche d’opportunités de transformation O2C peut entraîner des réductions de coûts et une croissance des revenus grâce à l’automatisation. Mais pour réussir, encore faut-il savoir où mettre en œuvre de tels systèmes. Trouver le meilleur endroit pour procéder à une telle transformation nécessite une vue d’ensemble du processus de bout en bout et une analyse de l’impact potentiel de ces changements.
En prenant vos données et en créant une carte visuelle qui montre la réalité de votre processus de gestion des commandes, cela vous permet d’identifier les goulots d’étranglement. Une telle représentation peut également s’avérer utile et efficace pour communiquer les enjeux à tous les intervenants puisqu’il s’agit d’un formulaire clair et facile à comprendre.
La création de cette vue à l’aide du processus mining puise dans vos données de manière performante pour montrer où une solution d’automatisation serait bénéfique ou pourquoi il pourrait y avoir un problème avec celles qui sont déjà en place.
Avantages de l’exploration des processus pour les services partagés
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