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Repérez les Problèmes de Conformité dans Votre Comptabilité Fournisseurs Avant Qu’il Ne Soit Trop Tard

Dans un monde idéal, les factures sont toujours payées dans les délais juste avant la date d’échéance. Il est d’usage, dans de nombreuses entreprises, de conserver le plus de fond possible et attendre le dernier moment pour payer les fournisseurs.

Pour le responsable de la comptabilité fournisseurs, il est nécessaire d’avoir les éléments de réponses à ces questions : Alors que le volume de factures à payer augmente de façon exponentielle, comment conserver le contrôle sur le flux de factures à payer ? Comment détecter les paiements non conformes, les traiter avant qu’ils ne deviennent un problème ? Quelles sont les conséquences si les factures sont payées en retard ?

Si ces questions vous interpellent, continuez à lire ! Dans ce blog, j’explique pourquoi la compréhension de votre processus comptabilité fournisseurs est essentielle pour s’attaquer aux retards de paiement des factures fournisseurs. Je vous explique également comment la méthodologie du Process Mining axée sur l’analyse des données (data-driven) aide non seulement à détecter les infractions en matière de conformité, mais aussi à empêcher de futures infractions.

Pourquoi est-il essentiel de contrôler la conformité des processus ?

Les avantages évidents d’un contrôle rigoureux de la conformité des processus sont : le bon déroulement des opérations, peu de perturbations et peu de temps consacré à enquêter rétroactivement sur les exceptions indésirables. Vous avez également une vue d’ensemble claire et une prédiction fine des dépenses, quand et sur quoi ; vous aidant ainsi à l’élaboration du budget et des prévisions.

A contrario, si vous ne contrôlez pas la conformité des processus, vous risquez de payer régulièrement les factures fournisseurs au-delà des dates d’échéance. Vous n’êtes pas en mesure de clôturer correctement vos comptes dans les délais, avec un risque élevé de fraude potentielle dans les systèmes. Comprendre exactement comment ont été traitées les factures fournisseurs par la suite sera une perte de temps.

Les causes de non-conformité sont multiples : les employés ne suivent pas les recommandations établies ; les goulots d’étranglement sous-jacents sont difficiles à repérer ; des étapes manuelles sont nécessaires pour transférer l’information entre les systèmes IT, etc.

Relations avec les fournisseurs et réglementation gouvernementale

Au-delà de l’impact négatif sur la relation établie avec un fournisseur quand vous ne payez pas vos factures fournisseurs à échéance, de lourdes sanctions en cas de non-paiement dans les délais peuvent être appliquées. Les retards de paiement restant nombreux, des gouvernements ont décidé d’intervenir pour éviter que ces retards de paiement n’impactent négativement les fournisseurs, leur trésorerie, leur compétitivité, voire, pour les plus fragiles d’entre eux, leur existence.

En 2009, la France a promulgué des lois pour sanctionner les entreprises qui payent régulièrement leurs fournisseurs en retard. Parmi les exemples les plus notables, le gouvernement français a infligé à EDF une amende record de 1,8 millions d’euros et a sanctionné le PSG d’une amende de 700 000 euros pour de multiples retards de paiements.

Depuis 2021, le Royaume-Uni a adopté des mesures similaires pour cibler les retards de paiement. Il ne serait pas surprenant de voir des mesures gouvernementales semblables apparaître dans d’autres pays ou bien que les pays sanctionnant les retards réguliers dans le paiements des factures fournisseurs renforcent les contrôles avec la crise sanitaire Covid 19 que nous vivons actuellement et qui a déstabilisé l’économie mondiale.


Détection et prévention

Évidemment, aucun processus n’est parfait, et les organisations essayent toujours de faire mieux. Basée sur des méthodes traditionnelles et d’interviews, les parties prenantes du processus ont toujours une petite idée de la source du problème. Très fréquemment, les réponses apportées sont différentes en fonction de la personne questionnée. Pour comprendre factuellement quels sont les problèmes les plus importants, il faut analyser globalement comment les processus fonctionnent réellement.

Je vous invite à découvrir le guide du Process Mining pour comprendre les bénéfices et les cas d’usages du Process Mining.

Le Process Mining est une excellente méthodologie pour :

  1. Gagner en transparence sur les processus réellement exécutés grâce à l’exploitation des données opérationnelles
  2. Trouver les causes profondes des problèmes de conformité (par exemple, les causes des paiements en retard)
  3. Surveiller en temps réel la performance du taux de conformité des processus
  4. Créer des analyses personnalisées d’un KPI de processus

 

Cela vous semble trop beau pour être vrai ? Je vous explique tous ces points en détail :

 

1.Gagner en transparence sur vos processus réellement exécutés grâce à l’exploitation de vos données opérationnelles

En résumé, le Process Mining consiste à extraire automatiquement les données de vos systèmes ERP ou de vos applications (par exemple, SAP, Oracle, Coupa), à transformer les journaux d’événements transactionnels en modèle de processus permettant ainsi une visualisation graphique et automatique des processus réellement exécutés

L’utilisation du graphique interactif, associé aux fonctionnalités analytiques fournies clé en main permettent d’obtenir des informations cruciales : sur la provenance de vos factures, sur le cycle de vie de bout en bout des demandes d’achat, sur la réception d’une facture au rapprochement, ou sur les goulots d’étranglement et les retouches manuelles (par exemple, les blocages de paiement) dans vos processus.

Grâce à un simple filtre, les activités qui impactent votre indicateur clé de performance (KPI) sont mises en évidence (par exemple, paiements en retard ou en doublon). Basée sur des faits, toutes les incertitudes sur ce qui se passe sont levées, ainsi sur ce qui doit être fait – Les données vous montrent où se trouve le meilleur ROI pour réaliser des mesures correctives et ainsi optimiser vos processus.

 

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2. Identifier les causes profondes de non conformité

Veuillez trouver ci-dessous un exemple d’analyse réalisé avec le logiciel de Process Mining de QPR Software : analyse des paiements en retard des factures fournisseurs, et la façon dont les échéances de paiement influent sur la probabilité qu’un paiement soit effectué dans les délais.

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A partir de cette analyse rapide, nous pouvons conclure que les délais de paiement marqués en rouge (30 jours net, 30 jours fin de mois et 60 jours date de facture) ont une fréquence significativement plus élevée de retards de paiement (la moyenne globale étant de 50 %) que les conditions de paiement marquées en bleu. Pourquoi est-ce que les paiements effectués selon ces modalités ont plus de difficultés à respecter les délais ? Voilà une question intéressante qu’il faudrait approfondir.

 

3. Surveiller en temps réel la performance du taux de conformité en temps réel

Grâce au logiciel de Process Mining de QPR et ses capacités d’analyses de la conformité, vous surveillez à tout moment comment, où et quand vos processus comptabilité fournisseurs ne sont pas conformes. Utilisez cette analyse pour étudier les améliorations à apporter pour régler les problèmes de non-conformité.

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Par exemple, dans l’analyse ci-dessus, nous pouvons voir dans le tableau des principales infractions que dans 14,4 % des cas, il y a au moins une variation nette du prix dans le bon de commande. De plus, plus de la moitié de ces cas (8 % de tous les cas) commence par un changement de prix net avant toute autre entrée dans le système. Est-ce qu’il y a autant de personnes qui ne suivent pas les protocoles standard, ou est-ce que nous faisons face à des problèmes de qualité de données ?

L’analyse de la conformité avec le Process Mining vous apporte de précieuses réponses aux différents types de problèmes rencontrés : des événements indésirables (par exemple, blocages de paiement, changements dans les bons de commande) ou au fait de ne pas suivre la procédure opérationnelle standard (par exemple, défaut d’approbation, défaut d’effectuer la procédure de validation dite « three-way matching », manquer des dates d’échéance).

Servez-vous de ces informations pour identifier les solutions à mettre en œuvre pour améliorer les processus et communiquez auprès de votre équipe pour résoudre les problémes les plus critiques affectant la conformité de vos processus.

 

4. Créer votre analyse personnalisée pour n’importe quel KPI donné

Profitez de plus de 60 analyses prêtes à l’emploi dans notre logiciel de Process Mining pour obtenir des informations rapides sur n’importe quel KPI. Avec un tableau de bord flexible et une interface utilisateur intuitive, il est possible de mesurer et de surveiller de bout en bout n’importe quelle partie de votre processus.

Mesurez votre performance dans les tableaux de bords prêts à l’emploi : KPIs sur le taux de pénétration des bons de commande, sur les paiements anticipés et les retards de paiement, sur les opportunités d’automatisation, sur les délais d’exécution (par exemple., délais entre factures reçues et factures payées)…

Les experts en Process Mining de QPR sont mobilisés pour vous aider dans votre parcours de Process Mining, vous former, vous et votre équipe, vous guider sur la méthodologie de Process Mining, pour libérer le potentiel des données transactionnelles déjà présentes dans votre Système d’information.

Reprenez le contrôle sur la conformité de vos processus de votre comptabilité fournisseurs en comprenant d’abord l’intégralité de vos processus grâce à vos données, puis agissez sur la base des informations restituées.

 

Je terminerai cet article en citant W. Edwards Deming, un célèbre spécialiste des données : « Sans données, vous êtes juste quelqu'un avec une opinion. » Commencez dès aujourd’hui à prendre des décisions basées sur l’analyse de données avec le Process Mining !

Vous souhaitez en savoir plus? Consultez notre Centre de ressources ou Contactez-nous.

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