Les bénéfices du Process Mining pour le processus P2P

Le processus Purchase-to-Pay, également connu sous le nom de P2P, Procure-to-Pay ou Req-to-Check - fait référence aux processus métier qui couvrent la demande d'achat, la confirmation de la demande d'achat, l'achat, la réception, le paiement et la comptabilisation des biens et services.

Dans le processus Purchase-to-Pay, chaque étape du processus est une source potentielle d'erreurs : les transactions sont extrêmement nombreuses et sont souvent  complexes ( de nombreuses approbations, de nombreux fournisseurs, plusieurs outils). C’est pourquoi, le processus P2P est éligible au Process Mining : Le Process Mining apporte une visibilité et une analyse de bout en bout de l'efficacité du processus, permet d’identifier les causes profondes des problèmes (ex : un refus de réceptionner la marchandise) et l'identification des opportunités d'automatisation.

Dans cet article, découvrez comment le Process Mining permet d’optimiser le processus P2P, et obtenez 3 conseils pratiques à mettre en oeuvre avec notre logiciel de Process Mining, QPR ProcessAnalyzer.

Lire : qu'est-ce-que-le-process-mining?

Les étapes du processus Purchase-to-Pay

Les étapes du processus P2P comprennent généralement :

• La demande d'achat (PR) - Une demande pour effectuer un achat et obtenir les approbations nécessaires dans votre outil a été réalisée.
• La commande d'achat (PO) - Une commande d'achat avec les articles pour les marchandises  en cours d'approvisionnement a été initiée.
• La réception des marchandises - Les marchandises sont arrivées dans votre entrepôt physique et ont été enregistrées dans votre système de gestion d'entrepôt.
• La réception de la facture - Le fournisseur vous a envoyé la facture pour les marchandises commandées.
• Le contrôle et l'approbation de la facture - Votre équipe a vérifié la qualité des marchandises et a publié la facture dans la comptabilité fournisseur.
• Le paiement de la facture - la facture a été payée

En réalité, le processus P2P n'est pas aussi linéaire et simple. Le processus complet, de bout en bout, contient beaucoup d'étapes qui ne sont pas toujours traitées dans le bon ordre ou au bon moment.  Ces changements dans le processus, ainsi que les erreurs et les retouches augmentent les délais de traitement et donc les coûts.

Comment fonctionne le Process Mining pour le processus Purchase-to-Pay ?

Tous les différents événements du processus  («bon de commande créé» ou «facture approuvée»), sont enregistrés avec un horodotage associé dans votre SI Achat, votre ERP ou dans votre outil de "contrôle facture". Dés l'étape de départ du processus, en passant par l'étape de la «réception des marchandises» et jusqu'à l'étape «paiement de la facture» (et au-delà), il existe un enregistrement, dans votre SI, à partir du moment où un tel événement s'est produit dans votre processus P2P.

Avec ces premières données et l'utilisation des événements, nous pouvons créer le modèle d'exploration du processus pour vous montrer comment votre processus P2P se déroule dans la réalité. QPR ProcessAnalyzer - le logiciel de Process Mining de QPR Software - extrait les données directement depuis votre système d'information (ERP, solution de Procurement ou de contrôle facture) à l'aide de connecteurs. QPR ProcessAnalyzer visualise et identifie ensuite les symptômes rendant le processus inefficace, tels que les goulots d'étranglement, les retouches, les achats non conformes et les violations de conformité.

3 manières très pratiques pour optimiser votre processus P2P

Suivez ces trois étapes pour optimiser votre processus P2P avec QPR ProcessAnalyzer:

1. Découvrez vos processus tels quels: vérifiez les durées de traitement et comparez votre organisation interne

2. Utilisez l'analyse des causes profondes pour comprendre où et pourquoi les problèmes (tels que des longs délais de traitement entre chaque événement) se produisent

3. Surveillez et améliorez vos SLA, en utilisant les indicateurs clés de performance associés à vos processus pour identifier les achats non conformes, diminuer les retouches, améliorer votre taux d'automatisation des tâches etc...

1. Découvrez et comparez les étapes du processus

L’outil de Process Mining fournit et génère automatiquement une visualisation des flux du processus, produite à partir des logs présents dans votre système d’information (par exemple, dans SAP). Sur la base de cette visualisation, vous êtes en mesure de repérer instantanément les évenements indésirables dans votre processus P2P, d'identifier certaines étapes du processus qui sont ignorées, ou bien de distinguer  les étapes du processus qui consomment un délai de traitement plus important que prévu.

Combinés à la découverte du processus, l'analyse de durée et les attributs des cas, permettent de connaître exactement où se produisent les problèmes au sein de votre organisation ,  et d'initier des enquêtes supplémentaires pour vérifier votre conformité.

2. Comprenez où et pourquoi les problèmes se produisent dans votre processus Purchase-to-Pay

Avec l'analyse des causes profondes de dysfonctionnement, vous êtes en mesure de connaitre quelles sont les transactions qui possèdent un temps de traitement plus élevé, qui ont subi des modifications (ex; changement de prix) ou qui ont été retravaillées (étapes avec des évenements répétés). Vous êtes aussi en mesure de savoir quelles sont les chaînes d'événements qui induisent des problèmes. Les causes profondes de dysfonctionnement sont également classées en fonction de leur contribution à l’inefficacité du processus, ce qui vous permet de vous concentrer sur des actions concrètes à fort impact.

Il existe aussi d'autres façons d'utiliser la puissante analyse des causes profondes de dysfonctionnement. Par exemple, vous serez en mesure de réaliser une analyse comparative au sein de votre organisation.

En connaissant les causes profondes de dysfonctionnement, vous pouvez réaliser un plan d'action et initer une démarche d'amélioration continue. Vous commencez à utiliser les tableaux de bords pour visualiser davantage vos données et pour surveiller de manière continue l’efficacité de vos processus

 

«Depuis le siége social, QPR ProcessAnalyzer nous permet de suivre l'exécution de nos processus au sein de notre organisation mondiale . Avec l'analyse des causes profondes de dysfonctionnement, nous avons découvert pourquoi certaines tâches sont souvent mal exécutées. Ces analyses étayent nos décisions d'automatiser ces tâches et de mettre en œuvre le principe des « quatre yeux ». » Sander Van Lombeek, chef d'équipe des crédits commerciaux chez KBC Group

3. Adoptez une démarche d’amélioration continue avec des applications dédiées et prêtes à l'emploi

Un avantage notable du Process Mining par rapport aux outils de BI traditionnels est la facilité d'utilisation (vous n'avez pas besoin d'un Data Scientist pour analyser vos données ou les résultats) : les fonctionnalités d’analyses avancées basées sur l'Intelligence Artificielle sont disponibles pour l'utilisateur final, et les tableaux de bord personnalisables ont été construits pour vous.

QPR Software propose des tableaux de bord prédéfinis et dédiés au processus P2P, favorisant ainsi une adoption rapide du Process Mining par vos équipes (tout est configuré pour vous !). En consultant un tableau de bord, vous voyez instantanément où et quand un achat non sollicité (Maverick Buying) a eu lieu, l'impact de cet achat non sollicité sur le flux du processus ainsi que ses causes profondes (quel produit, quel forunisseur, quelle entité, quel coût...).

Actuellement, les tableaux de bords QPR P2P couvrent les thématiques suivantes:

• Aperçu des opérations
• Achat non sollicité (Maverick Buying)
• Modifications des commandes
• Analyse du cycle de processus
• Analyse de l’automatisation du processus (RPA)

Les tableaux de bord ont été créés par des experts internes et externes, pour s'assurer qu'ils fournissent les réponses les plus pertinentes aux professionnels du Purchase to Pay. Les tableaux de bord peuvent être utilisés en permanence pour surveiller vos opérations, pour approfondir vos KPI (tels que le taux de commande sans retouche, la tendance du taux d'automatisation, les durées du cycle et des étapes, ou le taux de modification du bon de commande).


Vous souhaitez en savoir plus sur ce que vous pouvez faire avec les tableaux de bord? Commentez ci-dessous et je ne manquerai pas de vous répondre!

Pour résumer: Quels sont les avantages d'utiliser le Process Mining pour le processus Purchase-to-Pay?

Grâce au Process Mining, vous savez précisément comment votre système est utilisé :

• Combien de temps faut-il pour qu'une demande d'achat devienne une commande réelle?
• Combien de temps faut-il pour traiter les commandes?
• Dans quelle mesure votre organisation se conforme-t-elle au modèle pensé - et comment l'améliorer ?

Vous vous concentrez sur les axes d'amélioration ayant le plus de valeur et le plus d'impact. Avec cette vision objective, vous êtes en mesure d'apporter les modifications nécessaires dans votre processus pour, par exemple:

• Accélérer un cycle d'approbation dans votre processus P2P
• Automatiser des étapes spécifiques, telles que l'approbation des factures
• Mettre en œuvre des régles de contrôle pour augmenter la détection des fraudes

Vous savez exactement comment, pourquoi et où votre processus P2P n'est pas optimisé, et sur quels axes, vous devez vous améliorer pour l'optimiser de bout en bout.

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