Aikaisemmissa blogeissani yhdistin prosessijohtamisen trendejä Ymmärrä – Optimoi - Automatisoi -kehittämissyklin kahteen ensimmäiseen vaiheeseen, eli nykytilan ymmärtämiseen ja optimaalisen prosessin suunnitteluun. Nyt on vihdoin aika siirtyä automatisointivaiheeseen.

Tiedätkö mitkä organisaatiosi prosessit hyötyisivät eniten automatisoinnista?

Strategia on suunnitelma, jolla tavoiteltu päämäärä pyritään saavuttamaan. Yhtenä osana digistrategiaa organisaation puolestaan pitäisi pystyä kertomaan mitkä prosessit hyötyvät eniten automatisoinnista. Miten ja mitä tavoitteita vasten teillä tehdään tämä valinta ja kuka sen tekee: pohjautuuko tieto nykytilan ymmärrykseen vai musta-tuntuu -arvioon? Tästä prosessikehittäjät saavat vähintäänkin hyvän syyn pitää prosessien nykytilakuvaukset ja analyysit ajan tasalla.

Valinnan jälkeen on syytä tehdä valituista automatisointikohteista tiekartta ja kytkeä työ niin kokonaisarkkitehtuuriin, asiakkaille tarjottavaan tuote-/palvelutarjoomaan ja organisaatiosuunnitteluun.

Automatisoi vain optimoitua prosessia

Ennen projektin aloittamista kannattaa sopia kohdekohtaiset minimitavoitteet. Lisäksi on hyvä tarkistaa jo optimointivaiheessa tunnistetut kohteeseen liittyvät lainsäädännölliset vaatimukset, organisaation sisäiset tehokkuus/laatuvaatimukset ja asiakaskokemuksen näkökulma (mitä asiakkaan kipupisteitä automatisointi voisi ratkaista, miten asiakas voisi ilahtua).

Jos kuitenkin - vastoin kaikkia varoituksia - olet hypännyt suoraan automatisointivaiheeseen, niin varmista, että et automatisoi hukkaa tai lähde tekemään automatisointitoimenpiteitä ilman syvällistä ymmärrystä prosessista. Raporttien mukaan RPA-projekteista epäonnistuu jopa 3-5/10. Selittäviksi tekijöiksi useimmiten mainitaan, että prosessia ei ollut ymmärretty, ja/tai projektiin osallistuvilla tahoilla ei ollut tarpeeksi ymmärrystä automaatiovälineen soveltuvuudesta kohteen automatisointiin. Edelliset varmasti osaltaan selittävät myös sen, että RPA-projektit myös kestävät kauemmin kuin arvioitu.

Automatisoinnin keinoja ja vaikutuksia

Suurin ero ohjelmistorobotiikan (RPA) ja tekoälyn välillä on oppiminen ja älykäs toiminta, jota ohjelmistorobotiikalta ei löydy, ja joka tekee sen hyödyntämisestä helpompaa. Siksi RPA:sta puhutaan tekoälyn esiasteena.

Ohjelmistorobotiikan avulla prosessien automatisointi on organisaatioissa kehittynyt nopeasti. Automatisoinnin kehittyneempi vaihe on tekoälyn yksi osa-alue koneoppiminen, jossa koneoppimismalli kykenee oppimaan sille annetusta datasta ilman ihmisen vuorovaikutusta tai suoraa opastusta.

Automatisointikeinoja valitessa on hyvä pohtia seuraavia kysymyksiä:

• Millaisissa prosesseissa ohjelmistorobotiikkaa kannattaa hyödyntää ja mitä hyötyjä sillä on?
• Millainen rooli tekoälyllä voisi organisaatiossa olla?
• Mitkä ovat ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn vaikutukset automatisoitavaan prosessiin liittyviin työtehtäviin?

Lopuksi vielä kertauksena kolme kohtaa prosessien kehittäjille:

1. Ymmärrä muutostarpeet ja prosessin nykytila
   
2. Optimoi paras prosessi yhdistämällä eri näkökulmat (asiakas, lainsäädäntö, sisäiset vaatimukset)
3. Automatisoi oikeilla keinoilla optimoidusta prosessista valitut kohdat, ja seuraa muutosten vaikuttavuutta

Haluatko kuulla lisää?