Prosessien ympärillä on nyt paljon erilaista ”pöhinää”. Organisaatiot tunnustavat jälleen, että prosessi on keskeinen ja olennainen tekijä organisaation tai asiakkaan matkan digitalisoinnissa. 

Ymmärryksen luominen

Mitä enemmän ymmärrämme kuinka toimimme, ja kuinka asiakkaat ovat vuorovaikutuksessa kanssamme, niin sitä paremmin pystymme tekemään tarvittavat muutokset - ennen kuin on liian myöhäistä. Kun tiedostamme, mitä meidän on muutettava ja miten, voidaan se tehdä usein nopeasti ja kustannustehokkaasti uudentyyppisten prosessiautomaatioiden soveltamisen avulla.

Seuraamme QPR:llä prosessijohtamiseen liittyviä trendejä ja tällä kertaa yhdistimme ne ylätason toiminnan kehittämisen prosessiin Ymmärrä – Optimoi – Automatisoi. Aloitan tässä blogissa Ymmärryksen luonnista.

Muutosajureita ja tutkimustietoa

Prosessien kehittämisen käynnistää usein joku muutosajuri, kuten esim. lisääntyvät viranomaisvaatimukset & sääntely, tarve transformaatiolle, kasvun hakeminen (muuttuvat ja uudet liiketoimintamallit), insourcing/outsourcing, M&A, kiristyvä kilpailu ja asiakasvaatimukset, sekä sisäiset tehostamistarpeet. Kehittämiseen ei kuitenkaan kannata rynnätä ilman ymmärrystä nykytilasta.

Erään tutkimuksen mukaan:

• yli puolella organisaatioista on 10+ prosessien parannusprojektia käynnissä

• yli puolet parannusprojekteista on transformaatioprojekteja ja n. 40 % prosessien uudelleensuunnitteluprojekteja

• projekteissa on tavoitteena laskea kustannuksia ja parantaa tehokkuutta (69 %), parantaa asiakastyytyväisyyttä (38 %), sekä tehdä tuote- sekä palveluparannuksia tai aivan uusia tuotteita ja palveluita (35 %)

Samaisen tutkimuksen mukaan 20 %:lla on enemmän kuin 25 % liiketoimintaprosesseista mallinnettu, ja vain 2 %:lla on mallinnettu kaikki. Organisaatioista 39 % pyrkii kehittämään yritystasoista prosessiarkkitehtuuria. Vaikuttaa siis sille, että prosessiarkkitehtuurille ja prosessien nykytilan kuvaukselle on organisaatioissa tarvetta. Joskus haasteeksi voi muodostua se, että nykytilan ymmärtämiselle ja kuvaamiselle ei olisi enää aikaa, koska pitää jo kehittää täydellä höyryllä uutta.

Kuulostaa tehokkaalle toiminnalle, mutta siinä piilee vaaran paikka: voit automatisoida huonosti toimivan prosessin ja ajautua sen takia erilaisiin ongelmiin.

Miten edetä nykytilan ymmärtämisessä?

Hieno uutinen on se, että jos kehitettävä prosessi/-t sisältää ns. case-ID pohjaista tietoa, niin silloin QPR:n prosessilouhintamenetelmän avulla saadaan nopeasti selvitettyä prosessin kulku, sen variaatiot, pullonkaulat ja juurisyyt. Mikäli prosessista ei tällaista tietoa saada, niin riittävä nykytilan kuvaus voi olla esim. ylätason kerrosarkkitehtuurikuvaus, jonka laatimisen jälkeen sovitaan tarkennettavat kohteet. On myös hyvä muistaa, että julkisella sektorilla edesauttaa tiedonhallintalaki as-is -tiedon hallintaa. 

Trenditutkimuksen tuloksien perusteella vaikuttaa sille, että edelleenkin sisäinen tehostamistarve menee asiakastarpeen edelle. Vai meneekö? Itse olen sitä mieltä, että näiden kahden ei pidä kilpailla keskenään vaan täydentää toisiaan. Prosessien kehitysmahdollisuuksien aktiivinen etsintä eri näkökulmista on kilpailukyvyn kannalta tätä päivää - ei tuijoteta vain yhtä tavoitetta vaan kokonaisuutta ja ei paranneta vain silloin kun on ongelmia.

Tutkimuslähde: The state of Business Process Management 2020

Haluatko kuulla lisää? Varataan tapaaminen: