Edellisessä blogissani yhdistin prosessijohtamisen trendejä Ymmärrä – Optimoi - Automatisoi -kehittämissyklin ensimmäiseen vaiheeseen eli nykytilan ymmärtämiseen. Nyt jatkamme Optimointi -vaiheeseen.

Aiheeseen liittyen maailmalla puhuttavat nyt mm. seuraavat asiat:

1. Customer + Process Excellencen liitto: Edelläkävijäorganisaatiot yhdistävät nykyisin asiakas-, laatu- ja tehokkuusnäkökulmat samaan kehitysprojektiin ja eri näkökulmat huomioiden suunnittelevat parasta mahdollista päästä-päähän prosessia, palvelutarjoomaa ja asiakaskokemusta yhdessä moniosaajatiimillä. Samaan projektiin osallistuvat niin palvelumuotoilijat, prosessikehittäjät, tuotevastaavat, asiakasrajapinnassa työskentelevät, tietoarkkitehdit kuin IT-osaajatkin.
   
   
2. Etenkin organisaatiot, jotka ovat prosessityössään edenneet prosessikuvausta pidemmälle, ovat kiinnostuneita hyödyntämään jo tehtyjä prosessikuvauksia sähköisissä toimintajärjestelmissään. KA-ohjelmalla tehdyt kaaviot muunnetaan työntekijöille käyttäjäystävällisempään muotoon ja samaan yhteyteen linkitetään työohjeita, käytettäviä sovelluksia ja jopa seurattavia prosessin mittareita.
   
   
3. Prosessilouhinnan (process mining) avulla puolestaan pystytään tietojärjestelmiin kertyvästä datasta analysoimaan prosessin mahdollisia ongelmapaikkoja - esimerkiksi millä tuote- tai maantieteellisellä alueella prosessin pullonkauloja esiintyy. Tämä auttaa kehitystoimenpiteiden kohdentamisessa oikeaan paikkaan. Nousevana teemana artikkeleissa näkyy usein myös task mining. Sen avulla organisaatiot voivat analysoida miten ihmiset työskentelevät ja sitä kautta löytää parannuskohteita.
   

Kuulostaa hyvälle, mutta mitä se tarkoittaa käytännön tasolla?

Monet organisaatiot siirtyvät parhaillaan pois organisaatiorakenteen mukaan laaditusta prosessiarkkitehtuurista. Samalla he kipuilevat sen suhteen, miten organisaatiorajojen yli ulottuvien päästä-päähän prosessien kehittämisvastuut organisoidaan. Tämä vaatii usein prosessiulottuvuuden lisäämistä organisaation johtamisjärjestelmään. Päästä-päähän -prosessien kehittäminen yhdistää palvelupolut ja liiketoimintaprosessit näppärästi yhteen, ja tuo asiakasnäkökulman luontevasti mukaan prosessien ja palvelutarjooman kehittämiseen. Samalla se nostaa painopisteen ainakin hetkeksi ylemmälle tasolle – pois tarkoista työnkulkukuvauksista. (Katso myös aiheesta aikaisemmin kirjoittamani blogi.)

Pitkien prosessiketjujen kehittäminen tuo esille myös dataan liittyviä haasteita. Siirtyvätkö tarvittavat tiedot prosessista toiseen automaattisesti, vai lähetetäänkö tietoja eteenpäin sähköpostilla?

Jotta prosessit eivät jää vain mallinnusohjelmaan kaaviotasolle, niin ne on tuotava helposti ymmärrettävässä muodossa osaksi jokapäiväistä työtä. On syytä muistaa, että prosessien tai uuden toimintatavan käyttöönotto ei ole vain kertaponnistus. Jos suunniteltua prosessia ei noudateta, niin silloin on syytä epäillä, kertovatko sen mittaritkaan täyden totuuden? Prosessilouhinnalla voit päästä näkemään miten suunniteltua prosessia noudatetaan ja tekemään saadun tiedon pohjalta nopeasti korjausliikkeitä oikeisiin kohtiin.

Lähteet

The State of Business Process Management 2020
From Process Excellence to Customer Excellence | BPTrends
The 10 Biggest Trends in Process Management - ERP News

Haluatko kuulla lisää?