Prosessien läpivalaisu on avain faktapohjaisiin päätöksiin
Artikkeli on julkaistu Helsingin Sanomien Teknologia-liitteessä 19.10.2022. Prosessilouhinnan avulla yritys voi paikantaa tehottomia toimintojaan sekä...
Ratkaisut
Ratkaisut
Edellisessä blogissani käsittelin toimintamallia ja sen käyttämistä prosessiarkkitehtuurin suunnitteluun ja toiminnan johtamiseen. Lupasin silloin palata toiminnan kehittämiseen tarkemmin, joten pureudun nyt toiminnan kehittämiseen erilaisia kokonaisarkkitehtuurikuvauksia hyödyntäen. Tarkemmille kuvauksille on nimittäin paikkansa erityisesti silloin, kun kehittäjien tarvitsee ymmärtää kohdealuetta tarkemmalla tasolla.
Väitin viimeksi, että toiminnan kehittämisen pitäisi pohjautua strategisista painopistealueista johdettuihin kriittisten menestystekijöiden (=missä meidän on onnistuttava, jotta tavoitteeseen päästään?) toteutumisen varmistamiseen. Koska tuo kuulostaa aika vaikealle, niin puretaan asiaa auki esimerkin avulla:
”Organisaation yhtenä strategisena painopisteenä on asiakasuskollisuuden kehittäminen, ja sitä mitataan asiakkaiden suositteluhalukkuudella (NPS). Se on tällä hetkellä hyvä, mutta strategiakauden tavoitteeksi on asetettu erinomainen taso. Asian johtoryhmässä omistava henkilö on kutsunut koolle palaverin, jossa mietitään miten tavoitteeseen päästään. Kriittisiksi menestystekijöiksi ja tämän vuoden kehitystoimenpiteiksi tunnistettiin palaverissa seuraavat asiat:
Jos esimerkkiorganisaatiollamme olisi ollut valmiina kokonaisarkkitehtuurimallin mukaiset ajantasaiset nykytilakuvaukset, niin toiminnan kehittäminen olisi luultavimmin lähtenyt käyntiin vauhdikkaammin. Nyt aikaa joudutaan käyttämään paljon nykytilanteen ymmärtämiseen. Kokemukseni mukaan monen organisaation ongelma on kehitysprojektien suuri määrä; käynnistetään kilvan projekteja, mutta valmiiksi saadaan vain murto-osa ja nekin rimaa hipoen. Strategiasta johdetut tavoitteet ja prioriteetit, kyvykkyys-, kokonaisarkkitehtuuri- ja Lean-ajattelun hyödyntäminen ovat ensimmäisiä asioita, joita kannattaa kokeilla kehittämisen kehittämisessä.
Esimerkkiorganisaatiomme on kuitenkin Lean-henkinen, joten siellä sovittiin, että helppoihin asiakasuskollisuutta heikentäviin ongelmiin, joihin tiedetään ratkaisut jo valmiiksi, tehdään korjaavat toimenpiteet heti. Sovitaan vain vastuuhenkilö ja milloin pitää olla valmista. Lisäksi myös helppojen asiakasuskollisuutta heikentävien ongelmien (joiden aiheuttajista emme ole täysin varmoja) juurisyyt etsitään työpajoissa. Vasta sen jälkeen katsotaan miten ja millä aikataululla asioita lähdetään kehittämään.
Senior Process Consultant / Quality Director QPR Software Oyj. Nina on kokenut palveluliiketoiminnan kehittäjä, joka auttaa asiakkaita strategian toteuttamista parhaiten tukevan palvelu- ja prosessiarkkitehtuurin rakentamisessa. Hän vastaa myös QPR:n sertifioidusta ISO 9001 -laatujärjestelmästä.
Artikkeli on julkaistu Helsingin Sanomien Teknologia-liitteessä 19.10.2022. Prosessilouhinnan avulla yritys voi paikantaa tehottomia toimintojaan sekä...
Information architecture (IA) is all about organizing, structuring, and labeling content in an effective and sustainable way. The idea is to help users find...
Olen viime vuosina saanut läheltä seurata muutamia dokumenttien- ja sisällönhallinnan tietojärjestelmähankkeita. Digitalisaation myötä myös strukturoimaton...
Keväällä 2020 aloitimme yhdessä Sitran kanssa uraauurtavan projektin, jossa läpivalaisimme ja analysoimme datan avulla Suomen lainsäädännön prosessit vuosilta...
Blogi
Digitalisaation myötä myös strukturoimaton tieto erilaisten esitettävien sisältöjen ja dokumenttien muodossa lisääntyy valtavaa vauhtia.
QPR:n uraauurtava konsultti Jaakko Riihinen pohtii blogissaan, miten dokumentinhallinta kannattaisi järjestää.