QPR:n edustajat Mika Moisio ja Kimmo Nevanlinna ovat tapaamassa tarinamme organisaatiota. Keskustelu on tarvekartoituksen ja esittelyn jälkeen edennyt vaiheeseen, missä Kaisa ja Markus tuovat esille kysymyksiään liittyen prosessilouhintaan, ja huolenaiheitaan liittyen toteutukseen. Samalla käydään läpi, mitä prosessilouhintaprojektissa tapahtuu.

Markus: Tämä kyllä vaikuttaisi siltä, että tästä prosessilouhinnasta voisi olla meille hyötyä. Minua huolestuttaa kuitenkin se, että meidän data on kahdessa eri järjestelmässä. Miten tämä QPR:n systeemi pystyy kytkemään nämä järjestelmät yhteen?

QPR:n Kimmo: Erilliset datat voidaan yhdistää toisiinsa. Jos näillä kahdessa eri datasetissä olevilla tapauksilla on sama tunniste eli ID,  tapahtuu se aika suoraviivaisesti. Jos järjestelmät käyttävät eri ID:tä samalle tapaukselle ja tämä kytkös tiedetään, voidaan datat sen logiikan pohjalta yhdistää. Toki sekin on mahdollista, että prosessit analysoidaan erillisinä kokonaisuuksinaan datan pohjalta, jollei tapauksia eri dataseteissä kyetä yhdistämään.

Kaisa: No, meillähän on nyt se oma BI-systeemi jo käytössä. Emmekö me saisi samat analyysit silläkin aikaiseksi? Miksi ottaisimme lisäksi uuden järjestelmän, ja opettelisimme sen käytön?

QPR:n Mika: Hyvä kysymys, Kaisa. Näillä kahdella systeemillä on selvä ero toisiinsa. Merkittävin on ehkä se, että siinä missä BI-järjestelmät pohjautuvat raportoinnissaan tiettyihin oletuksiin, esim. etukäteen määritettyihin mittareihin ja tuloskortteihin, pohjautuu prosessilouhinta koko massan analysointiin, ja johtopäätösten tuomiseen datasta käsin. Toinen merkittävä ero on siinä, että prosessien louhintavälineillä voidaan tehdä juurisyyanalyysejä kullekin prosessille. Tyypillisesti BI-järjestelmällä voidaan vain osoittaa, että ollaan pois tavoitealueelta, mutta sillä ei päästä kiinni juurisyihin asti. Tästä on kollegani kirjoittanut hyvän blogipostauksen. Mä voin laittaa teille blogilinkin...

Kaisa: Kiitos mielellään. Oletetaanpa, että sieltä prosessista sitten on löytynyt joku ongelmakohta. Kuinka tämä väline auttaa meitä korjaamaan ne ongelmat?

QPR:n Mika: Suoranaisesti itse QPR ProcessAnalyzer -työväline ei auta korjaamaan prosessin ongelmakohtia - aivan kuten Word-ohjelmistokaan ei itse kirjoita dokumentteja. Prosessilouhintaväline auttaa asiantuntijoita tekemään analyysiä, jonka pohjalta ongelmakohdat tunnistetaan,  ja priorisoimaan sitten ne kohdat mihin puututaan, jotta asia saadaan korjattua. Keinot, millä ongelmat korjataan, riippuvat sitten korjattavasta ongelmasta. Joissakin tapauksissa tehdään ohjeistusta ja uudelleenkoulutusta; joissain taas prosessin muuttaminen on tarpeen. On myös tapauksia, joissa saattaa riittää, että asiaa mitataan ja että mittaaminen tehdään läpinäkyväksi. Toisinaan on syytä säätää hieman tietojärjestelmiäkin, että prosessi jouhevoituu.

Kaisa: Oletetaan, että me lähdettäisiin mukaan tähän. Mitä meidän pitäisi sitten tehdä, että QPR:n työväline saadaan meille nopeasti käyttöön? Haluan tehdä teille 110% selväksi, että emme halua sitoa tähän suunnatonta määrää ihmisiä. Tämä ei missään nimessä saa olla ATK-harjoitus – en tule satsaamaan yhtään rahaa mihinkään integraatiojärjestelmiin tai koodaamiseen. Meidän pitää saada ensimmäisiä tuloksia nopeasti, mieluiten jo viikon sisällä!

QPR:n Kimmo: Kaisa, ensimmäiseksi teemme yhdessä kanssanne datalle ETL:n (Extract, Transform, Load). Se tarkoittaa, että käymme läpi, mistä organisaationne data saadaan, ja onko syytä tehdä joitakin järjestelyitä, kuten anonymisointia. Sitten teemme datasta exportin, tai kytkemme datan QPR ProcessAnalyzer -datalähteeseen, ja viemme datan QPR-työkaluun. Käymme kaiken vielä läpi omien asiantuntijoidenne kanssa ennen analyysivaihetta. Sen jälkeen 'magic happens' - eli alkaa se varsinainen prosessin analyysityö. Siinä edetään iteratiivisesti prosessia läpi käyden.

Markus: Kauanko tuohon datan integroimiseen menee? Kuten sanottu, meillä ei ole nyt aikaa ja mahdollisuutta ruveta mitään integraatiokoodausta tekemään. Juuri nyt on tärkeintä päästä siihen prosessiin kiinni.

QPR:n Kimmo: Datan integrointiin on useampikin mahdollisuus. Yksi tapa on tehdä suora integraatio. Sillä saadaan jatkuvasti liitettyä tuorein data analyysiin. Toisessa ääripäässä on viedä data Exceliin tai CSV-muotoon, tai jopa tehdä koko kannasta dumppi. Ehdottaisin, että tässä yhteydessä tehdään tuollainen exportti. Siten voidaan minimoida tähän vaiheeseen tarvittava aika, ja päästään tekemään prosessianalyysiä muutamassa päivässä. Parhaimmillaan jo projektin kolmantena päivänä! 

QPR:n Mika lisää: Jos saan vielä lisätä tuohon analyysityöhön, niin yleensä analysointi alkaa sillä, että työpajassa tarkastellaan datasta muodostettua prosessia. Tässä teidän prosessiasiantuntijoillanne on tärkeä rooli. He tuntevat oman prosessinsa, ja osaavat tunnistaa datasta muodostetun prosessin 'outouksia' ja epäkohtia, joita kannattaa lähteä analysoimaan tarkemmin. Yleensä prosessinomistajat osaavat esittää hyviä kysymyksiä. QPR:n prosessilouhintakonsultti pyrkii löytämään datasta selittäviä tekijöitä  välineen analyysitoiminnallisuuksia hyödyntäen, jotta kysymyksiin saadaan vastauksia - tai vaikkapa se seuraava tarkentava kysymys. Tämä analyysi jatkuu, kunnes päästään siihen pisteeseen, että löydökselle saadaan jonkinlainen juurisyy. Seuraavaksi mietitään, mikä on prioriteetti, ja mahdolliset tarpeelliset korjaavat toimenpiteet. Näin prosessista kerätystä datasta muodostuu tarpeellista tietoa, jota voidaan hyödyntää prosessin kehittämisessä.

QPR:n Kimmo jatkaa: Ja vielä, kun juurisyy ongelmakohdalle on löydetty, voidaan välineellä luoda sen seuraamista varten mittari, joka voidaan lisätä tuloskorttiin. Sitten kun ongelmakohta korjataan, korjaustoimenpiteiden vaikutukset prosessiin voidaan todentaa tämän mittarin avulla.

Kaisa: Hienoa! Meillä taitaa valitettavasti olla palaverille varattu aika jo ylitetty. Kiitos oikein mielenkiintoisesta esityksestä. Täytyy myöntää, että vaikka vielä hieman varauksella asiaan suhtautuisinkin, olen valmis kokeilemaan ja odotukset ovat korkealla. Toivotaan, että odotukset tulevat täytetyksi. Hoidetaan kaupalliset asiat kuntoon ja katsotaan, keitä meidän puolelta on syytä ottaa projektiin mukaan.

QPR:n Mika: Hienoa, me olemme valmiit aloittamaan käytännössä per heti! Laitamme teille vielä lisätietoa prosessilouhinnasta, ja muutaman linkin erikseen sähköpostilla.

Blogi 1: Hakemuksia virtaa sisään, korvausten maksu jumissa!

Mitä kaikkea Kaisa ja Markus saavatkaan prosessilouhintaprojektista irti? Tarina jatkuu seuraavassa blogissa...

Jos et malta odottaa, klikkaa tästä niin otamme yhteyttä!

Lue lisää QPR:n prosessilouhintamenetelmistä:

Ericsson's Journey of Building and Deploying Process Mining Capability Globally - Watch Ericsson’s presentation given on QPR Confrence https://www.qpr.com/customers/ericsson

Process Mining vs Business Intelligence - https://www.qpr.com/blog/process-mining-vs-bi

Process Mining for Process Improvement - https://www.qpr.com/blog/process-mining-for-process-improvement