Tiedonhallintaprosessilla toteutetaan palvelu

Asiantuntijablogisarjani aikaisemmissa osissa olemme tarkastelleet mm. käsitteitä tiedonhallintayksikkö, tiedonhallintamalli ja tiedonhallintakartta. Olemme myös käsitelleet tiedonhallintamallin tarkoitusta sekä vastuita. Tässä blogissa käyn tarkemmin läpi tiedonhallintamallia toimintaprosessin näkökulmasta.

Blogisarjan tarkoituksena on antaa konkreettisia vinkkejä ja ohjeita tiedonhallintamallin kuvaamiseen. Käytän esimerkeissä ArchiMateen pohjautuvaa JSH179:ään sovitettua notaatiota, ja QPR EnterpriseArchitect (QPR EA) -ohjelmistoa.

Kertausta käsitteistä

Mikä on toimintaprosessi?

Toimintaprosessilla tarkoitetaan viranomaisen asiankäsittely- tai palveluprosessia. Toimintaprosessien kuvaaminen tiedonhallintamallissa antaa tiedonhallintayksikölle kokonaiskuvan siitä, miten viranomaisten tieto muodostuu, ja miten sitä käsitellään. Tiedonhallintamallissa toimintaprosessista pitää dokumentoida toimintaprosessin nimi, prosessista vastaava viranomainen, prosessin tarkoitus sekä sidokset muihin prosesseihin ja kuvaus sidoksesta.

Toimintaprosessien kuvaamisen haasteita

Olemme käyneet lukuisia keskusteluja eri tiedonhallintayksiköiden toimijoiden kanssa tiedonhallintamallin toimintaprosesseihin liittyen. Näiden keskustelujen pohjalta olen tehnyt kolme yleistä havaintoa toimintaprosesseista.

1. Ajatellaan, että toimintaprosessit on jo dokumentoitu.
2. Toimintaprosessit on kuvattu tiedonhallintamallia ajatellen liian matalalla tasolla.
3. Toimintaprosessit eivät oletuksesta huolimatta kata koko tiedonhallintayksikön toimintaa.

Mistä tai miten voi tietää, että kaikki toimintaprosessit on tunnistettu? Yleisesti tiedonhallintayksikön tehtävät on määrätty laissa, tosin esim. kunta voi päättää hoitaa myös muita tehtäviä. Kytkemällä toimintaprosessit tiedonhallintayksikön lain määräämiin tehtäviin/palveluihin, voit seurata ainakin karkealla tasolla toimintaprosessien kattavuutta.

Oikean tarkkuustason löytämisessä auttaa kokeilu ja testaaminen, tai vaikkapa nämä periaatteet:

• toimintaprosessista vastaava viranomainen on yksiselitteinen
• toimintaprosessista käy ilmi tietoaineiston muodostuminen
• tietovaranto/tietojärjestelmä on yksiselitteisesti kytkettävissä
• voidaan kytkeä viranomaisen tehtävään/palveluun

Käytännössä kokeilemalla löytyy sopiva taso kuin itsestään. Olemme olleet mukana useissa projekteissa rakentamassa integraatioita eri lähteistä QPR EA -työkaluun. Kun tiedot tulevat näkyväksi on helpompi löytää yhtäläinen tarkkuustaso, joka kattaa tiedonhallintayksikön kaikki tehtävät ja palvelut. Oikea tarkkuustaso löytyy myös sidoksia kuvattaessa helpommin. Sidoksen lähtöprosessin ja kohdeprosessin ollessa eri tasolla on havainnointi helppoa. Tiedon tarkkuustason korjaukset isoillakin tietomassoilla käyvät hetkessä integraatiota käytettäessä. Nopeasti iteroiden löydetään oikea tarkkuustaso ja kattavuus.

Miten kuvaan toimintaprosessin?

Laki asettaa vaatimukset, mitä tiedonhallintamalliin on dokumentoitava toimintaprosessiin liittyen. Käyttäessäsi QPR EA -ohjelmistoa ja toimintaympäristöösi sovitettuja tiedonhallintamallin laajennuksia, voi toimintaprosessin kuvaamisen tehdä esim:

• graafisesti piirtämällä kuten Visiolla; erona on, että QPR EA -järjestelmässä tiedot talletetaan yhteiseen tietovarantoon uudelleenkäytettävänä elementtinä. Sidokset kuvataan piirtämällä nuoli toimintaprosessien välille.
• rivejä lisäämällä, kuten Excelissä, jolloin tiedot tallentuvat yhteisesti käytettävään tietovarantoon mahdollistaen samasta tiedosta otettavat useat eri näkymät.
• lataamalla tiedot muista tietolähteistä.

Kuva 1: Toimintaprosessit ja sidokset graafisesti kuvattuna

QPR EA -välineellä toimintaprosessi kuvataan Liiketoimintaprosessi -elementillä ja sen attribuuteilla. Toimintaprosessien sidokset kuvataan Informaatiovirta -yhdistimellä ja sen attribuuteilla kuvan 1 mukaisesti. Listamuotoisessa ylläpitonäkymässä (kuva 2) edustaa yksi rivi yhtä toimintaprosessia. Toimintaprosessin attribuutteja voi muokata solu kerrallaan kuten Excelissä.

Kuva 2: Toimintaprosessien listanäkymä

Listanäkymässä voidaan myös tarkastella ja ylläpitää prosessien välisiä riippuvuuksia:

Kuva 3: Prosessien väliset riippuvuudet

Mistä lähteä liikkeelle?

Toimintaprosesseissa, niin kuin missä tahansa tiedonhallintamalliin liittyvissä tehtävissä, liikkeellelähtö kannattaa aloittaa olemassa olevasta tiedosta. Toimintaprosesseja on organisaatiossasi todennäköisesti ainakin jossakin laajuudessa kuvattu.

1. Tunnista asiantuntijat. Ensimmäiseksi kannattaa etsiä oikeat asiantuntijat, siis henkilöt, jotka vastaavat eri prosessialueista tai tehtävistä/palveluista. Tämä asiantuntijajoukko auttaa sinua selvittämään, mitä jo olemassa olevaa tietoa on, ja mistä se löytyy.
   
   
2. Inventoi olemassa olevat tiedot. Seuraavaksi tarkastellaan, mitä tietoa löytyy ja millaisessa muodossa se on. Tyypillisiä tiedon lähteitä ovat kokonaisarkkitehtuurin tai prosessien kuvausjärjestelmät, prosessikuvaukset sekä tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) tai tiedonohjaussuunnitelma (TOS).
   
   
3. Koosta tiedot tiedonhallintamalliin. Tässä vaiheessa lähtöaineistosta poimitaan hyödyllisiä tietoja tiedonhallintamalliin dokumentoitavaksi. Kun toimintaprosessit ovat listattuna tiedonhallintamalliin, on tietoa helpompi analysoida esim. seuraavista näkökulmista:
   
   ~ onko tarkkuustaso oikea
   ~ onko tiedon laatu hyvä, vai pitääkö tietoa korjata tai rikastaa sekä
   ~ kattavatko toimintaprosessit kaikki lakisääteiset tehtävät/palvelut
   
   Tämä vaihe vaatii useita iteraatioita ja tehokkaimmillaan se hoituu automatisoimalla tiedon siirto lähtöjärjestelmästä tai tiedostosta tiedonhallintamalliin. QPR:n asiantuntijat asentavat tarvittavat laajennokset sekä konfiguroivat tiedon latauksessa tarvittavat muutokset parissa päivässä.
   
   
4. Korjaa ja rikasta. Toimintaprosessien tietojen ollessa kaikille näkyvissä havaitaan virheet ja puutteet tehokkaasti. Samoin dokumentoitaessa toimintaprosessiin liittyviä sidoksia voidaan havaita ongelmia puuttuvien tietojen tai vääränlaisen kuvaustarkkuuden suhteen. Kytkemällä prosessit lakisääteisiin tehtäviin tai palveluihin kattavuuden seuranta helpottuu.
   
   

Mistä apua?

Lain mukaan tiedonhallintamalli pitää olla kuvattuna 1.1.2021 mennessä.
Mikäli omassa organisaatiossasi kuvauksen valmistuminen näyttää epävarmalta, ole meihin yhteydessä! Kehittämämme metodin, sitä tukevan tiedonhallintamallin konseptin, ja erinomaisen kuvausvälineemme avulla epätoivoinenkin tilanne voi kääntyä vielä voitoksi.

Mikäli organisaatiollasi on jo käytössä QPR EnterpriseArchitect tiedonhallinnan kuvausväline, voimme tehostaa kuvauksen aikaansaamista automatisoimalla tiedonsiirron eri lähtötiedoista suoraan tiedonhallintamalliin.

Tutustu www.qpr.fi -sivustoihimme tiedonhallintalakiin liittyen tai ota yhteyttä jukka.maijala(a)qpr.com mob. 044 786 8876. Jukka kertoo mielellään, miten voimme auttaa sinua tiedonhallinnan vaatimusten toteuttamisessa.

Materiaalia tiedonhallintalakiin liittyen

Tältä sivustolta löytyvät edelliset blogit, webinaarit ja presentaatiot tiedonhallintalakiin liittyen.

Seuraavat blogini käsittelevät tiedonhallintamallin muita osa-alueita:

• Prosessit keräävät tai synnyttävät tietoaineistoa
• Tietoaineistot säilötään tietovarantoon
• Tietojärjestelmien avulla käsitellään ja jaetaan tietoaineistoja
• Tietoturvasta huolehditaan tietoturvatoimenpiteiden avulla
• Tiedonhallintamallin kuvaus yksinkertaisimmillaan