Tiedonhallintalain toimeenpano
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) eli tiedonhallintalaki astuu voimaan 1.1.2020. Laki koskettaa laajalti julkisen hallinnon toimijoita, yliopistoja, ammattikorkeakouluja ja joitakin yksityisiä toimijoita, jotka hoitavat julkista hallintotehtävää. Laaja 30 pykälää käsittävä tiedonhallintalaki ohjaa nimensä mukaisesti viranomaisten tiedonhallintaa.
Mitä tiedonhallintalaki tarkoittaa sinun organisaatiollesi?
Tärkeää on, minkä tyyppinen viranomainen (tai viranomaiseen rinnastettava) organisaatio on, eli kuuluuko organisaatiosi valtionhallintoon, vai kunnallishallintoon? Onko organisaatiosi kenties yliopisto tai ammattikorkeakoulu, tai hoidatteko julkista hallintotehtävää? Eri tyyppisiä viranomaisia koskevat kaikki pykälät tai vain osa niistä. Eroavaisuuksia löytyy myös siirtymäsäädöksistä, eli milloin lain eri pykälien vaatimukset on täytettävä.
Kaikille yhteisiä vaatimuksia ovat kuitenkin muun muassa seuraavat:
- Organisaatiosi johdon vastuulla oleva tiedonhallinnan järjestäminen (4 §)
- Tiedonhallintamallin laatiminen ja ylläpito sekä muutosvaikutuksen arviointi (5 §)
- Asiakirjajulkisuutta toteuttavan kuvauksen päivittäminen (28 §)
- Tietoturvallisuus ( 12 – 17 §)
- Asianhallinnan, ja palvelujen tiedonhallinnan järjestäminen (26 ja 27 §)
- Tietoaineiston muodostaminen ja sähköinen luovutustapa (19-24 §)
Milloin kannattaa toimia?
Lyhyesti vastattuna heti. Lakipaketti on laaja, ja sillä on merkittävä vaikutus organisaation toiminnan kehittämisen käytäntöihin. Pelkästään vaikutusten selvittämiseen ja toimintasuunnitelman tekemiseen kuluu helposti 4-8 kuukautta kalenteriaikaa organisaation laajuudesta ja viranomaistoiminnan tyypistä riippuen. Lisäksi mm. tiedonhallinnan järjestäminen, tietojärjestelmähankinnoissa huomioitavat vaatimukset ja valtionhallinnon tietoturvallisuusvaatimukset astuvat voimaan 1.1.2020 välittömästi. Alla olevassa siirtymäsäännökset kuvassa on kuvattu 30 §.
Voimaantulo ja siirtymäsäännökset
/ODB-aikajana3.png?width=929&name=ODB-aikajana3.png)
Miten QPR voi tukea organisaatiotasi lain voimaantuloon valmistautumisessa?
Meille on kertynyt tiedonhallintalain toimeenpanosta jo paljon kokemusta, sillä olimme mukana auttamassa asiakkaitamme jo lausuntokierroksella. Vahvana toiminnan kehittämisen asiantuntijana ja järjestelmäkehittäjänä voimme tarjota parasta ja uniikkia osaamista tiedonhallintalakiin liittyen.
Olemme kehittäneet valmiita hyväksi havaittuja paketteja, joiden avulla voit nopeuttaa koko muutosprosessin läpivientiä tai poimia omaan tilanteeseesi sopivia kokonaisuuksia. Yhteistyössä asiakkaittemme kanssa paketit on suunniteltu se tosiseikka huomioiden, että organisaatiossa on kymmeniä muitakin henkilöstöresursseja sitovia tärkeitä hankkeita. Huomioinarvoista on myös, että osia lain vaatimista asioista on jo organisaatiossanne mahdollisesti olemassa. Alla lista valmiiksi mietityistä paketeista:
- Tiedonhallintalain koulutukset Valmistautuminen alkaa yleensä ymmärryksen kasvattamisella. "Mitä laki tarkoittaa meille" koulutuspalvelu valmistelee ja kouluttaa organisaationne tyypin, toimintamallin ja tilanteen mukaisesti avainhenkilöt lähikoulutuksena, muun henkilökunnan saadessa käyttöönsä itseopiskelumateriaalin. Koulutuksen jälkeen koulutetut avainhenkilöt ymmärtävät lain tarkoituksen, terminologian sekä mitkä lain pykälät koskettavat organisaatiotanne ja milloin.
- Tiedonhallinnan järjestäminen (4 § Tiedonhallinnan järjestäminen tiedonhallintayksikössä). Valmiin projektisuunnitelman pohjalta etenevä projekti, jonka lopputuotoksena ovat tiedonhallinnan toimintamalli kattaen tehtävät, toimijat, kriittiset prosessit ja tietojärjestelmät. Toimintamallin lisäksi kartoitetaan mitä koulutuksia ja ohjeistuksia puuttuu. Ja viimeisenä tuotoksena syntyy toimintamallin ja puutelistojen pohjalta määritetty toimenpidesuunnitelma, joka vetää yhteen mitä organisaation pitää tehdä täyttääkseen 4 pykälän vaatimukset.
- Tiedonhallintamalli kuvaus (5 § Tiedonhallintamalli). Palvelun lopputuloksena saatte organisaation nykytilaa kuvaavan lain vaatiman tiedonhallintamallin, jota koulutetut käyttäjänne voivat ylläpitää. Luomme tiedonhallintamallin analysoimalla saatavilla olevat kuvaukset olivat ne sitten Power Pointissa, Excelissä, Wordissä, Visiossa, QPR:ssä tai muussa ohjelmassa. Sovitamme nämä tiedon lain vaatimukset täyttävään referenssimalliin, valmistelemme koulutusaineistot ja järjestämme koulutukset. Tarpeen mukaan keskustellaan toimintatapojen sovittamisesta samoin kuin diagrammien sovittamisessa muutosten minimoimiseksi.
- Muutosarviointi ja muutossunnitelma(5 § muutosvaikutuksen arviointi). Lain mukaan suunniteltaessa tiedonhallintamallin sisältöön vaikuttavia olennaisia hallinnollisia uudistuksia ja tietojärjestelmien käyttöönottoa on organisaation arvioitava muutokset ja muutosten vaikutukset tiedonhallintamallissa kuvattaviin kohteisiin, dokumentaatioon, koulutuksiin tehtävien vastuihin jne. Mallien hallinalla mahdollistetaan työkalun vaikutusanalyysin hyödyntäminen. Visuaalisen vaikutusanalyysin pohjalta muutossuunnitelman luominen on helppoa. Tällä paketilla määrittelemme ja toteutamme mallien hallinnan ohjeineen ja koulutuksineen. Lopputulemana koulutuetut käyttäjät osaavat käyttää oikeaa tiedonhallintamallia nykytilan kuvaamiseen ja muutoksen kuvaamiseen. Lisäksi he osaavat tehdä vaikutusanalyysin ja valmistella sen pohjalta muutossunnitelman.
- Asiakirjajulkisuuskuvaus (28 § Kuvaus asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi). Paketin lopputulemana saatte lain vaatiman kuvauksen ja koulutetut työntekijänne osaavat ylläpitää sitä.
