Prosessien läpivalaisu on avain faktapohjaisiin päätöksiin
Artikkeli on julkaistu Helsingin Sanomien Teknologia-liitteessä 19.10.2022. Prosessilouhinnan avulla yritys voi paikantaa tehottomia toimintojaan sekä...
Ratkaisut
Ratkaisut
Tiedonhallintamallia käsittelevän blogisarjani uusimmassa osassa käyn tarkemmin läpi tiedonhallintamallia tietojärjestelmän ja tietojen siirron näkökulmasta.
Blogisarjan tarkoituksena on antaa konkreettisia vinkkejä ja ohjeita tiedonhallintamallin kuvaamiseen. Käytän esimerkeissä ArchiMateen pohjautuvaa JSH179:ään sovitettua notaatiota, ja QPR EnterpriseArchitect -ohjelmistoa.
Tiedonhallintalaki määrittelee laajasti tietojärjestelmän tarkoittavan tietojenkäsittelylaitteista, ohjelmistoista ja muusta tietojenkäsittelystä koostuvaa kokonaisjärjestelyä. Kokonaisjärjestely on tässä avainsanana. Tietojärjestelmällä tarkoitetaan siis loogista kokonaisuutta ei yksittäisiä sovellustuotteita. Lisäksi laki edellyttää tietojärjestelmien välisten liitosten kuvaamista samoin kuin liittymissä käytettyjen tiedonsiirtotapojen kuvaamista.
Tietojärjestelmän kuvaaminen tiedonhallintamallissa antaa tiedonhallintayksikölle kokonaiskuvan oleellisista tietojärjestelmistä niiden vastuista ja tuotantorakenteista. Tietojärjestelmästä pitää dokumentoida tietojärjestelmän nimi, tietojärjestelmästä vastaava viranomainen sekä tietojärjestelmän käyttötarkoitus. Lisäksi pitää kuvata tietojärjestelmän liittymät muihin tietojärjestelmiin sekä liittymissä käytettävät tiedonsiirtotavat. Kun tiedonhallintamalliin kuvataan tietojärjestelmien väliset liitokset sisäisiin ja ulkoisiin tietojärjestelmiin, saadaan hyvä yleiskuva tiedon liikkumisesta tiedonhallintayksikköön, tiedonhallintayksiköstä ja tiedonhallintayksikön sisällä.
Yksi tietojärjestelmien kuvaamisen haasteista on tarkkuustaso. Moni organisaatio on listannut käyttämänsä sovellukset, ja Excel tuntuu olevan yleisin organisaatioiden käyttämä tietojärjestelmä. Onko Excel tiedonhallintalain määrityksen mukainen tietojärjestelmä?
Toinen tarkkuustasoon liittyvä kysymys käsittelee tietojärjestelmien välisten yhteyksien kuvaamista. Organisaatiolla saattaa olla tarkat kuvaukset erilaisten integraatioiden toteutuksesta usean komponentin pohjalta. Niiden avulla tietoa saadaan siirrettyä eri tietoverkkokerrosten läpi toisen organisaation tietojärjestelmään. Pitääkö jokainen tiedonsiirtoon osallistuva sovelluskomponentti kuvata tiedonhallintamallissa, koska laki vaatii tiedonsiirron tavan kuvaamista?
Kolmas epätietoisuutta aiheuttava asia on tietojärjestelmän ja tietovarannon samankaltaisuus.
Tietojärjestelmän ja tietovarannon erot voisi tiivistää niiden rooliin tiedonhallintamallissa. Rooli tulee parhaiten esille niiden määrittelyssä (§ 2):
Tietovaranto on passiivinen tietoaineiston säilö, jota aktiivinen tietojärjestelmä käyttää. Tietoaineiston ollessa fyysisessä (ei digitaalisessa) muodossa, tietoaineiston käsittelyssä ja luovutuksessa ei luonnollisestikaan voi käyttää tietojärjestelmää.
Laki asettaa ne vaatimukset, mitä tietojärjestelmästä on dokumentoitava tiedonhallintamalliin. Käyttäessäsi QPR EnterpriseArchitect -ohjelmistoa ja toimintaympäristöösi sovitettuja tiedonhallintamallin laajennuksia, voi tietojärjestelmään liittyvät dokumentointivaateet kuvata seuraavasti:
Kuva 1: Tietojärjestelmän kuvauksen metamalli
QPR EnterpriseArchitect -välineellä tietojärjestelmä kuvataan kuvan 1 metamallin mukaisesti sovelluskomponentti-elementillä ja sen attribuuteilla. Tietojärjestelmästä vastaava viranomainen kuvataan osoitus-yhdistimellä.
Tietojärjestelmien väliset yhteydet kuvataan tietovirta-yhdistimellä, jonka attribuutteihin kuvataan tiedonsiirtotapa ja siirrettävät tietoaineistot. Tietojärjestelmiä ja niiden välisiä yhteyksiä voidaan tarkastella ja ylläpitää listamuotoisissa ylläpitonäkymissä. Listamuotoisessa ylläpitonäkymässä (kuva 2) rivi esittää yhtä tietojärjestelmää. Tietojärjestelmän attribuutteja voi muokata solu kerrallaan samoin kuin Excelissä.
Kuva 2: Tietojärjestelmän listanäkymä
Listanäkymässä voidaan myös tarkastella ja ylläpitää tietojärjestelmien välisiä yhteyksiä ja tiedonsiirtoon liittyviä yksityiskohtia:
Kuva 3: Tietojen siirrot toisiin järjestelmiin -näkymä
Tietojärjestelmien - niin kuin missä tahansa tiedonhallintamalliin liittyvissä tehtävissä - liikkeellelähtö kannattaa aloittaa olemassa olevasta tiedosta. Tietojärjestelmät ovat todennäköisesti organisaatiossa jollakin tasolla jo dokumentoituna tai listattuna. Keräämällä tiedot yhteen näkymään saat hyvän lähtökohdan tiedon analysoinnille, ryhmittelylle ja rikastamiselle tiedonhallintamallia varten.
Lain mukaan tiedonhallintamalli pitää olla kuvattuna 1.1.2021 mennessä.
Mikäli omassa organisaatiossasi kuvauksen valmistuminen näyttää epävarmalta, ole meihin yhteydessä! Kehittämämme metodin, sitä tukevan tiedonhallintamallin konseptin, ja erinomaisen kuvausvälineemme avulla epätoivoinenkin tilanne voi kääntyä vielä voitoksi.
Mikäli organisaatiollasi on jo käytössä QPR EnterpriseArchitect tiedonhallinnan kuvausväline, voimme tehostaa kuvauksen aikaansaamista automatisoimalla tiedonsiirron eri lähtötiedoista suoraan tiedonhallintamalliin.
Tutustu www.qpr.fi -sivustoihimme tiedonhallintalakiin liittyen tai ota yhteyttä jukka.maijala(a)qpr.com mob. 044 786 8876. Jukka kertoo mielellään, miten voimme auttaa sinua tiedonhallinnan vaatimusten toteuttamisessa.
Oheiselta sivustolta löytyvät edelliset blogit, webinaarit ja presentaatiot tiedonhallintalakiin liittyen. Aikaisemmissa blogeissani olemme tarkastelleet mm. käsitteitä tiedonhallintayksikkö, tiedonhallintamalli ja tiedonhallintakartta. Olemme myös käsitelleet tiedonhallintamallin tarkoitusta sekä vastuita ja toimintaprosesseja.
Seuraavat blogini käsittelevät tiedonhallintamallin muita osa-alueita:
Veli-Matti on työskennellyt yli 23 vuotta isoissa monikansallisissa yhtiöissä Suomessa ja Yhdysvalloissa. Hänen ydinosaamistaan ovat toiminnan kehittäminen ja kokonaisarkkitehtuuri (kyvykkyydet, toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä ja teknologia-arkkitehtuuri), hanke- ja projektijohto sekä valmentaminen. Veli-Matti on ollut mukana suunnittelemassa asiakasorganisaatioidemme tiedonhallintalakiin valmistautumista.
Artikkeli on julkaistu Helsingin Sanomien Teknologia-liitteessä 19.10.2022. Prosessilouhinnan avulla yritys voi paikantaa tehottomia toimintojaan sekä...
Information architecture (IA) is all about organizing, structuring, and labeling content in an effective and sustainable way. The idea is to help users find...
Olen viime vuosina saanut läheltä seurata muutamia dokumenttien- ja sisällönhallinnan tietojärjestelmähankkeita. Digitalisaation myötä myös strukturoimaton...
Keväällä 2020 aloitimme yhdessä Sitran kanssa uraauurtavan projektin, jossa läpivalaisimme ja analysoimme datan avulla Suomen lainsäädännön prosessit vuosilta...
Blogi
Digitalisaation myötä myös strukturoimaton tieto erilaisten esitettävien sisältöjen ja dokumenttien muodossa lisääntyy valtavaa vauhtia.
QPR:n uraauurtava konsultti Jaakko Riihinen pohtii blogissaan, miten dokumentinhallinta kannattaisi järjestää.