Tietojärjestelmät ovat osa tiedonhallintamallia

Tiedonhallintamallia käsittelevän blogisarjani uusimmassa osassa käyn tarkemmin läpi tiedonhallintamallia tietojärjestelmän ja tietojen siirron näkökulmasta.

Blogisarjan tarkoituksena on antaa konkreettisia vinkkejä ja ohjeita tiedonhallintamallin kuvaamiseen. Käytän esimerkeissä ArchiMateen pohjautuvaa JSH179:ään sovitettua notaatiota, ja QPR EnterpriseArchitect -ohjelmistoa.

Peruskäsitteet

Mikä tietojärjestelmä?

Tiedonhallintalaki määrittelee laajasti tietojärjestelmän tarkoittavan tietojenkäsittelylaitteista, ohjelmistoista ja muusta tietojenkäsittelystä koostuvaa kokonaisjärjestelyä. Kokonaisjärjestely on tässä avainsanana. Tietojärjestelmällä tarkoitetaan siis loogista kokonaisuutta ei yksittäisiä sovellustuotteita. Lisäksi laki edellyttää tietojärjestelmien välisten liitosten kuvaamista samoin kuin liittymissä käytettyjen tiedonsiirtotapojen kuvaamista.

Tietojärjestelmän kuvaaminen tiedonhallintamallissa antaa tiedonhallintayksikölle kokonaiskuvan oleellisista tietojärjestelmistä niiden vastuista ja tuotantorakenteista. Tietojärjestelmästä pitää dokumentoida tietojärjestelmän nimi, tietojärjestelmästä vastaava viranomainen sekä tietojärjestelmän käyttötarkoitus. Lisäksi pitää kuvata tietojärjestelmän liittymät muihin tietojärjestelmiin sekä liittymissä käytettävät tiedonsiirtotavat. Kun tiedonhallintamalliin kuvataan tietojärjestelmien väliset liitokset sisäisiin ja ulkoisiin tietojärjestelmiin, saadaan hyvä yleiskuva tiedon liikkumisesta tiedonhallintayksikköön, tiedonhallintayksiköstä ja tiedonhallintayksikön sisällä.

Tietojärjestelmien kuvaamisen haasteita

Yksi tietojärjestelmien kuvaamisen haasteista on tarkkuustaso. Moni organisaatio on listannut käyttämänsä sovellukset, ja Excel tuntuu olevan yleisin organisaatioiden käyttämä tietojärjestelmä. Onko Excel tiedonhallintalain määrityksen mukainen tietojärjestelmä?

Toinen tarkkuustasoon liittyvä kysymys käsittelee tietojärjestelmien välisten yhteyksien kuvaamista. Organisaatiolla saattaa olla tarkat kuvaukset erilaisten integraatioiden toteutuksesta usean komponentin pohjalta. Niiden avulla tietoa saadaan siirrettyä eri tietoverkkokerrosten läpi toisen organisaation tietojärjestelmään. Pitääkö jokainen tiedonsiirtoon osallistuva sovelluskomponentti kuvata tiedonhallintamallissa, koska laki vaatii tiedonsiirron tavan kuvaamista?

Kolmas epätietoisuutta aiheuttava asia on tietojärjestelmän ja tietovarannon samankaltaisuus.

Löydä sopiva tarkkuustaso helposti näin:

1. Listaa olemassa olevat tietojärjestelmät.
   
   
2. Listaa tietojärjestelmän tukemat toimintaprosessit.
   
   
3. Tarkastele niitä tietojärjestelmiä, jotka tukevat useita toimintaprosesseja. Jos tietojärjestelmän nimi on tuotteen tai projektin nimi, joka ei kuvasta tietojärjestelmän loogista tarkoitusta, harkitse tietojärjestelmän uudelleennimeämistä ja/tai pilkkomista osakokonaisuuksiin.
   
   Esimerkiksi listalta löytynyt Excel palvelee useita prosesseja, joskin sitä käytetään yksittäisessä aktiviteetissa osana muita sovelluksia. Toimiessaan osana kokonaisuutta, Excel ei ole tietojärjestelmä.
   Toinen esimerkki: kun listalta löytyy QPR EnterpriseArchitect tietojärjestelmä, joka palvelee tiedonhallintamallin kuvausprosessia ja kokonaisarkkitehtuurin määrittelyprosessia, voisi tiedonhallintamalliin päätyä kaksi tietojärjestelmää: tiedonhallinnan kuvausjärjestelmä ja kokonaisarkkitehtuurin kuvausjärjestelmä.
   
   
4. Tarkastele niitä tietojärjestelmiä, jotka tukevat vain yhtä toimintaprosessia. Jos tietojärjestelmän nimi on tuotteen eikä loogisen toimintakokonaisuuden nimi, nimeä se tiedonhallintamalliin uudestaan.
   
   

Tietojärjestelmän ja tietovarannon erot voisi tiivistää niiden rooliin tiedonhallintamallissa. Rooli tulee parhaiten esille niiden määrittelyssä (§ 2):

• tietojärjestelmällä tarkoitetaan tietojenkäsittelylaitteista, ohjelmistoista ja muusta tietojenkäsittelystä koostuvaa kokonaisjärjestelyä
  
  
• tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti

Tietovaranto on passiivinen tietoaineiston säilö, jota aktiivinen tietojärjestelmä käyttää. Tietoaineiston ollessa fyysisessä (ei digitaalisessa) muodossa, tietoaineiston käsittelyssä ja luovutuksessa ei luonnollisestikaan voi käyttää tietojärjestelmää.

Miten siis kuvaan tietojärjestelmän?

Laki asettaa ne vaatimukset, mitä tietojärjestelmästä on dokumentoitava tiedonhallintamalliin. Käyttäessäsi QPR EnterpriseArchitect -ohjelmistoa ja toimintaympäristöösi sovitettuja tiedonhallintamallin laajennuksia, voi tietojärjestelmään liittyvät dokumentointivaateet kuvata seuraavasti:

• Graafisesti piirtämällä kuten Visiolla, sillä erotuksella, että QPR EnterpriseArchitect -järjestelmässä tiedot talletetaan yhteiseen tietovarantoon uudelleenkäytettävänä elementtinä. Tietojärjestelmien väliset yhteydet kuvataan piirtämällä nuoli tietojärjestelmien välille, ja dokumentoimalla tähän yhteyteen tarvittavat yksityiskohdat.
  .
• Rivejä lisäämällä kuten Excelissä, jolloin tiedot tallentuvat yhteisesti käytettävään tietovarantoon mahdollistaen samasta tiedosta otettavat useat eri näkymät.
  
  
• Lataamalla tiedot muusta tai muista tietolähteistä.
  
  

Kuva 1: Tietojärjestelmän kuvauksen metamalli

QPR EnterpriseArchitect -välineellä tietojärjestelmä kuvataan kuvan 1 metamallin mukaisesti sovelluskomponentti-elementillä ja sen attribuuteilla. Tietojärjestelmästä vastaava viranomainen kuvataan osoitus-yhdistimellä.

Tietojärjestelmien väliset yhteydet kuvataan tietovirta-yhdistimellä, jonka attribuutteihin kuvataan tiedonsiirtotapa ja siirrettävät tietoaineistot. Tietojärjestelmiä ja niiden välisiä yhteyksiä voidaan tarkastella ja ylläpitää listamuotoisissa ylläpitonäkymissä. Listamuotoisessa ylläpitonäkymässä (kuva 2) rivi esittää yhtä tietojärjestelmää. Tietojärjestelmän attribuutteja voi muokata solu kerrallaan samoin kuin Excelissä.

Kuva 2: Tietojärjestelmän listanäkymä

Listanäkymässä voidaan myös tarkastella ja ylläpitää tietojärjestelmien välisiä yhteyksiä ja tiedonsiirtoon liittyviä yksityiskohtia:

Kuva 3: Tietojen siirrot toisiin järjestelmiin -näkymä

Kerrataan vielä: mistä lähden liikkeelle?

Tietojärjestelmien - niin kuin missä tahansa tiedonhallintamalliin liittyvissä tehtävissä - liikkeellelähtö kannattaa aloittaa olemassa olevasta tiedosta. Tietojärjestelmät ovat todennäköisesti organisaatiossa jollakin tasolla jo dokumentoituna tai listattuna. Keräämällä tiedot yhteen näkymään saat hyvän lähtökohdan tiedon analysoinnille, ryhmittelylle ja rikastamiselle tiedonhallintamallia varten.

1. Tunnista asiantuntijat. Asiantuntijat ovat henkilöitä, jotka tietävät organisaation käytössä olevista tietojärjestelmistä asioita, kuten mitä toimintaprosessia tietojärjestelmät palvelevat, tai mistä tietolähteistä käytössä olevat tietojärjestelmät löytyvät.
   
   
2. Inventoi olemassa olevat tiedot. Seuraavaksi tarkastellaan, mitä tietoa löytyy ja millaisessa muodossa tiedot ovat. Tyypillisiä tiedon lähteitä ovat CMDB, tukipyyntöjen hallintajärjestelmä tai sovellussalkku.
   
   
3. Tunnista lähtötiedoista tiedonhallintamalliin päätyvät tietojärjestelmät. Tässä vaiheessa voit hyödyntää tietojärjestelmien kuvaamisen haasteita -kappaleessa esitettyä prosessia.
   
   
4. Siirrä tunnistetut tietojärjestelmät tiedonhallintamalliin. Tässä vaiheessa lähtöaineistosta poimitaan hyödyllisiä tietoja tiedonhallintamalliin dokumentoitavaksi, esim. kytkökset toimintaprosesseihin, vastaava viranomainen jne.
   
   
5. Rikasta. Huolehdi, että tietojärjestelmästä vastaava viranomainen on selvitetty, ja että tietojärjestelmän tarkoitus on dokumentoitu. Tarkoituksen voi johtaa tietojärjestelmän kytköksestä toimintaprosessiin. Kuvaa myös yhteydet eri tietojärjestelmien välillä, sekä niissä käytettävät tiedonsiirtotavat ja siirrettävä tieto.

Mistä apua?

Lain mukaan tiedonhallintamalli pitää olla kuvattuna 1.1.2021 mennessä.
Mikäli omassa organisaatiossasi kuvauksen valmistuminen näyttää epävarmalta, ole meihin yhteydessä! Kehittämämme metodin, sitä tukevan tiedonhallintamallin konseptin, ja erinomaisen kuvausvälineemme avulla epätoivoinenkin tilanne voi kääntyä vielä voitoksi.

Mikäli organisaatiollasi on jo käytössä QPR EnterpriseArchitect tiedonhallinnan kuvausväline, voimme tehostaa kuvauksen aikaansaamista automatisoimalla tiedonsiirron eri lähtötiedoista suoraan tiedonhallintamalliin.

Tutustu www.qpr.fi -sivustoihimme tiedonhallintalakiin liittyen tai ota yhteyttä jukka.maijala(a)qpr.com mob. 044 786 8876. Jukka kertoo mielellään, miten voimme auttaa sinua tiedonhallinnan vaatimusten toteuttamisessa.

Materiaalia tiedonhallintalakiin liittyen

Oheiselta sivustolta löytyvät edelliset blogit, webinaarit ja presentaatiot tiedonhallintalakiin liittyen. Aikaisemmissa blogeissani olemme tarkastelleet mm. käsitteitä tiedonhallintayksikkö, tiedonhallintamalli ja tiedonhallintakartta. Olemme myös käsitelleet tiedonhallintamallin tarkoitusta sekä vastuita ja toimintaprosesseja.

Seuraavat blogini käsittelevät tiedonhallintamallin muita osa-alueita:

• Tietoturvasta huolehditaan tietoturvatoimenpiteiden avulla
• Tiedonhallintamallin kuvaus yksinkertaisimmillaan