Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta, tuttavallisemmin tiedonhallintalaki, astuu voimaan 1.1.2020. Eri julkishallinnon toimijoiden kanssa juteltuani havaitsin, että useimmat ajattelevat lain toimeenpanoa omassa organisaatiossaan pakkopullana - asiana, joka on nyt vaan tehtävä. ”Laki velvoittaa”, ”vältetään virkavirheet” tuntuu olevan yleissanoma. Näin ainakin niiden henkilöiden mukaan, jotka ovat mukana esiselvitys- tai lain täytäntöönpanohankkeissa. Mielestäni näissä tapauksissa lain hyötyjä ei ole pohdittu, tai ainakaan kommunikoitu riittävästi.  

Mitä hyötyä tiedonhallintalaista sitten on?

Lain todelliset hyödyt, samoin kuin miten laki on saavuttanut tarkoituksensa, selviävät vasta muutaman vuoden päästä kansallisella tasolla. Yksittäisen organisaation, viranhoitajan, johdon, asiantuntijan ja palvelun käyttäjän kannalta varmoja ja oletettavia höytyjä löytyy nopeamminkin. 

Vanhat ja hajautuneet säädökset yhteen. Toiminnan kehittämisessä mukana olevat tietävät, miten useita eri lakeja pitää nykyään ottaa huomioon. Uusi laki kumoaa hajautuneet lait ja säädökset, ja yhdistää ne yhteen lakiin helpottaen lakien huomioimista. Laki ottaa myös huomioon digitaalisen toimintaympäristön ottamalla kantaa tietoverkkojen ja -aineistojen digitaaliseen säilytystapaan ja aineiston siirtämiseen tietoverkon välityksellä. 

Uusi laki asettaa selkeämmin minimivaatimukset myös kuvauksille. Laki asettaa kohtuullisemmat ja selkeämmät minimivaatimukset kuvauksille esim. tiedonhallintamallin osalta määritellen yksityiskohtaisesti, mitä tiedonhallintamallissa on vähintään kuvattava; nykyisessä laissa nojaudutaan laajoihin monisivuisiin suosituksiin. Vaikka kokonaisarkkitehtuuria on kuvattu, sitä on tehty valitettavan suppeasti keskittyen tietojärjestelmiin ja teknologiaan, IT:hen tai vain suppeaan osakokonaisuuteen. Vaadittava tiedonhallintamalli tulee edellyttämään kaikkien arkkitehtuurin osa-alueiden yhdistämistä kokonaisuudeksi, joka palvelee paremmin kokonaiskuvan saamisessa ja myös muutosvaikutusten arvioinnissa aikaisempia suosituksia vähäisemällä määrällä kuvauksia. 

Tiedonhallinnan järjestämisen vastuu on johdolla. Laki asettaa järjestämisvastuun selkeästi organisaation johdolle, kun aiemmassa laissa asiaan ei ole otettu kantaa vastuumäärittelyyn; vanha laki keskittyi enemmän kansallisen tason ohjauksen määrittelyyn. 

Tiedonhallintalain toimeenpanon haasteet 

Varmasti jokaisessa tiedonhallintayksikössä eli organisaatiossa on omat haasteensa vaatimusten toteuttamiselle, mutta haluan jakaa muutamia huomioita asiaa läheltä seurattuani. 

Mikä ihmeen tiedonhallintalaki? Useimmissa organisaatioissa laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta ei ole vielä kovin tunnettu.  Tietoisuuden puute hidastaa toimeenpanoa, koska ymmärtämättä lain sisältöä ei tiedetä kenen pitäisi toimia ja mitä laki merkitsee. Laki on laaja: 30 pykälää, 15 A4 -sivua puhdasta lakitekstiä, ei kuvia. Vaatii harjaantumista lakitekstin lukemiseen, ja itse tekstin ymmärtäminen vaati aikaa ja muiden lakitekstien sekä tulkintojen selvitystä. 

Olemme valmistelleet lyhyitä itseopiskelupaketteja, joissa käymme läpi, ketä laki koskee, lain sisältämää terminologiaa sekä lain merkittävämpiä vaatimuksia ja aikatauluja. Voit tutustua maksuttomiin piakkoin julkaistaviin opiskelupaketteihimme Tiedonhallintalaki verkkosivuiltamme. 

Mitä tiedonhallintalaki tarkoittaa meidän organisaatiossamme? Tämä on johdon, asiantuntijan ja ylipäänsä organisaatiossa toimivan henkilön ensimmäisiä kysymyksiä, kun lain sisältö on alkanut selvitä. Onko organisaationne yliopisto, kunta tai valtion hallinnon yksikkö, vaikuttaa siihen, mitkä pykälät teihin vaikuttavat ja milloin ne on toteutettava. Lisäksi organisaationne prioriteetit ja miten laajasti olette hyödyntäneet kokonaisarkkitehtuurin kuvauksia, millainen toimintamallinne on, sekä useat muut tekijät vaikuttavat painotuksiin ja kommunikointiin. 

Meiltä löytyy apu tähän haasteeseen. QPR:n esiselvityspalvelu kirkastaa tiedonhallintalain vaikutukset organisaatiossasi; valmennamme myös avainhenkilönne viemään tarvittavia muutoksia eteenpäin. 

Miten tekeminen voitaisiin organisoida? Kun riittävä ymmärrys muutoksesta on esiselvityksessä saavutettu, liittyvät seuraavat haasteet tekemisen organisointiin. Hyväksi havaittu ja käytetty toimeenpanon muoto on ohjelma tai hanke, jonka tehtävänä on aikatauluttaa ja koordinoida muutoksen läpiviemisen vaatimia projekteja.  

QPR on mukana useissa julkishallinnon organisaatioissa auttamassa hankkeen organisoinnissa, määrittelemässä toimeenpanosuunnitelmia ja antamassa asiantuntija-apua.

Mitä konkreettisia toimenpiteitä ja missä järjestyksessä? Toimenpidesuunnitelman työstämisessä tarvitaan erilaisia asiantuntijoita ja hyvää tiedonhallintalain tuntemusta ja kokemusta sen tulkinnassa. Suositeltavaa on myös hyödyntää kokonaisarkkitehtuurin osaajia, joista on suuri apu niputettaessa erilaisia lain vaatimuksia sopiviksi kokonaisuuksiksi yksittäisiin projekteihin liittyen. Varsinainen haaste on saada näitä asiantuntijoita irrotettua muista korkean prioriteetin tehtävistä. Pienemmillä toimijoilla kaikkea tarvittavaa asiantuntemusta ei edes löydy omasta takaa. 

QPR:llä on laaja kokemus tiedonhallintalaista, silllä olemme olleet mukana lain valmistelusta asti. Toiminnan kehitys ja kokonaisarkkitehtuuri ovat ydinosaamistamme. Olemme auttaneet asiakkaita toiminnan kehittämisessä jo vuodesta 1991. Tutustu palvelutarjontaamme Tiedonhallintalaki verkkosivuiltamme.

Jos haluat lisätietoja QPR:n julkiselle hallinnolle tarjoamista palveluista tiedonhallintalakiin tai mihin tahansa muuhun liittyvästä, soita tai lähetä sähköpostia QPR:n julkisen sektorin myynnistä vastaavalle asiantuntijalle Jukka Maijalalle:

jukka.maijala(@)qpr.com

puh. 044 786 8876

QPR EnterpriseArchitect - kokonaisarkkitehtuurin mallinnuspalvelu auttaa tiedonhallintalain voimaantuloon valmistautumisessa. Lue lisää: