Prosessien läpivalaisu on avain faktapohjaisiin päätöksiin
Artikkeli on julkaistu Helsingin Sanomien Teknologia-liitteessä 19.10.2022. Prosessilouhinnan avulla yritys voi paikantaa tehottomia toimintojaan sekä...
Ratkaisut
Ratkaisut
Organisaatioiden ylin johto nimeää tyypillisesti strategiakaudelle erilaisia painopistealueita kuten asiakaskokemuksen parantaminen, tehokuuden lisääminen, kannattava kasvu jne. Vuosisuunnittelun yhteydessä puolestaan yksiköiden vetäjät ja prosessien omistajat miettivät seuraavalle vuodelle mittareita ja niille tavoitteita. Meistä lähes kaikki ovat kuulleet ja sanoneet itsekin kommentteja siitä, miten haastavaa on ymmärtää oman työn vaikutus strategian toteutumiseen.
Mittariston laatiminen ja tavoitteiden asettaminen on mitä mainioin mahdollisuus käydä oman tiimin kanssa keskustelua strategiasta, sen konkretisoinnista ja yhteisistä tavoitteista. Siksi siihen kannattaa varata aikaa. Jotta organisaatio etenee halutulla nopeudella strategian osoittamaan suuntaan, jokaisen mittariston laatijan kannattaa kaivaa näkyviin strategiset painopistealueet ja lähteä yhdessä tiimin kanssa miettimään mitä kukin painopistealue tarkoittaa omalle vastuuprosessille / organisaatiolle.
Otetaan esimerkiksi organisaatio, joka on määrittänyt neljä strategista painopistealuetta. Jotta painopistealueet saatiin konkretisoitua, kokoontuivat asiakaspalvelua tuottavan yksikön esimiehet yhdistettyyn koulutukseen & työpajaan, jossa mietittiin mistä asioista nämä alueet heillä muodostuvat. Asioita kertyi paljon per painopistealue. Nopeasti myös huomattiin, että painopistealueen sisällä tunnistetut asiat olivat keskenään eritasoisia. Siksi kyseisen organisaation kanssa ryhmittelimme asiat ja keskustelimme niiden välisistä syy- ja seuraussuhteista. Tämän keskustelun jälkeen ainakin konsultille tuli vahva tunne siitä, että kaikki osallistujat alkoivat olla samalla lentokorkeudella. Saimme siis yhdessä rakennettua vastaukset kysymykseen ”Missä meidän on onnistuttava, jotta asiakaspalvelun osalta strategia toteutuu?”. Näitä onnistumisen elementtejä kutsutaan kriittisiksi menestystekijöiksi.
Toisessa työpajassa työtä jatkettiin etenemällä mittareihin. Kun tiedettiin missä meidän on onnistuttava, huomattiin nopeasti, että näihin asioihin oli melko helppoa tunnistaa ja laatia konkreettisia mittareita ja asettaa niille tavoitteita. Monet mittareista olivat jo käytössä, mutta nyt niille saatiin luotua merkitystä myös strategian toteutumisen näkökulmasta. Nopeasti keskustelu kääntyi myös toiminnan kehitystarpeisiin ja tästä saatiin hyvä linkki rakennettua kehityssalkun priorisointiin ja kehitystoimenpiteiden vaikuttavuuden arviointiin.Strategisten tavoitteiden toteutumisen varmistamiseen tarvittavat kehitystarpeet nousevat yleensä kehityssalkun prioriteettilistan kärkisijoille. Mittareiden avulla on helppoa todentaa muuttuuko toiminta kehitystyön tuloksena strategian määrittämään suuntaan, eli tuottavatko kehitystoimenpiteet hyötyä ja tulosta liiketoimintaasi.
Parilla kolmella hyvin fasilitoidulla työpajalla pääsee alkuun ja siitä pikkuhiljaa etenemään tarvittavan datan saatavuuden selvittämiseen ja mittariston hallintamallin kirjaamiseen. Monet prosessimittareihin liittyvät tiedot löytyvät usein tietojärjestelmistä jo valmiiksi ja ne voidaan siirtää raportointijärjestelmiin suhteellisen helposti.
Tiesitkö muuten, että prosessimittareiden osalta maailma on viimeisten vuosien aikana kehittynyt huimasti? Prosessilouhintaan käytettävät työkalut tuovat näkyville todelliset reaaliprosessisi ja sisältävät valmiita ”6S-henkisiä” prosessidatan analyysityökaluja. Näin pystyt kohdistamaan kehitystoimenpiteet suoraan oikeisiin asioihin.
Kotimaiseen vaihtoehtoon voit tutustua täältä: https://www.qpr.com/products/qpr-processanalyzer
Avainsanat: strategiset painopistealueet, kriittiset menestystekijät, mittariston laatiminen, prosessimittarit, prosessilouhinta, prosessidatan analysointi, 6S, six sigma
Senior Process Consultant / Quality Director QPR Software Oyj. Nina on kokenut palveluliiketoiminnan kehittäjä, joka auttaa asiakkaita strategian toteuttamista parhaiten tukevan palvelu- ja prosessiarkkitehtuurin rakentamisessa. Hän vastaa myös QPR:n sertifioidusta ISO 9001 -laatujärjestelmästä.
Artikkeli on julkaistu Helsingin Sanomien Teknologia-liitteessä 19.10.2022. Prosessilouhinnan avulla yritys voi paikantaa tehottomia toimintojaan sekä...
Information architecture (IA) is all about organizing, structuring, and labeling content in an effective and sustainable way. The idea is to help users find...
Olen viime vuosina saanut läheltä seurata muutamia dokumenttien- ja sisällönhallinnan tietojärjestelmähankkeita. Digitalisaation myötä myös strukturoimaton...
Keväällä 2020 aloitimme yhdessä Sitran kanssa uraauurtavan projektin, jossa läpivalaisimme ja analysoimme datan avulla Suomen lainsäädännön prosessit vuosilta...
Blogi
Digitalisaation myötä myös strukturoimaton tieto erilaisten esitettävien sisältöjen ja dokumenttien muodossa lisääntyy valtavaa vauhtia.
QPR:n uraauurtava konsultti Jaakko Riihinen pohtii blogissaan, miten dokumentinhallinta kannattaisi järjestää.