Asiantuntijatyön toimintaympäristö on tänä keväänä ja kesänä kokenut suurimman muutoksen, mitä tällä hetkellä työelämässä olevien elinaikana on nähty. Muutosten suuruus näyttäytynee meille kokonaisuudessaan tulevina vuosina, mutta mikäli aiemmista samankaltaisista tilanteista voidaan ammentaa, on ennusteissa kaikkien epävarmuustekijöiden ohella paljon lupaavaakin. Musta surma keskiajan lopulla oli yhtenä tekijänä avaamassa tietä kohti renessanssia ja espanjantautia seurasi iloinen 20-luku.

Kokoontumisten ollessa pannassa hakevat erilaiset etäkokouskäytännöt muotoaan. Erityisesti workshopeissa, joiden tuotokset syntyvät tyypillisesti tiiviissä vuorovaikutuksessa, on uusille parhaille käytännöille kysyntää tilaisuuksien siirtyessä etäyhteyden varaan. Keskityn blogissani merkityksellisen workshop-kokemuksen tuottamisen avainasioihin etätyöksi muuttuneissa työryhmätilanteissa.

Hyvällä valmistautumisella tilaisuuden suunta ja lopputulos selkeäksi

 Hyvä valmistelutyö on avain onnistuneeseen workshop-kokemukseen. Etä-workshopia suunniteltaessa on hyvä ottaa huomioon ajankäytön suunnittelu, osallistujien valinta, agendan selkeys ja osallistujien aktiivinen valmistautuminen tilaisuuteen.

Yksi workshopin järjestämisen suurimmista rajoitteista on siihen käytettävissä oleva aika. Vaikka workshop-toimintaan allokoitaisiin kokonainen päivä, voi olla, että parhaat tulokset saataisiin hyvällä etukäteisvalmistelulla lyhyemmässäkin ajassa. Osallistujille lähetettävässä agendassa on hyvä selkeästi kommunikoida, paljonko aikaa tietyn aihepiirin käsittelyyn on varattu. Lisäksi aikaraamit on hyvä käydä läpi vielä workshopin alussa, ja tarvittaessa myös sen aikana.

Osallistujien valintaan ja määrään on syytä kiinnittää huomiota, jotta halutut lopputulokset saataisiin aikaan rajatun ajan puitteissa, ja jotta puheenvuorojen jakaminen ja ryhmän hallinta olisi sujuvaa. Toimeksiantaja tuntee organisaationsa parhaiten, joten kannattaa miettiä osallistujia toimeksiantajan kanssa workshopin aihepiirin ja tavoitteiden kautta.

Osallistujien roolia workshopin valmistelussa ei voi liikaa korostaa. Usein juuri he tuovat tarpeellisen substanssin kokoukseen. Organisoijan tärkein rooli puolestaan on johtaa tilaisuutta tuoden siihen rakennetta ja hyvää henkeä. Selkeä agenda tilaisuudelle, ennakkotehtävät ja ohjeet workshopiin valmistautumiseen ovat merkittävässä osassa workshopin sujuvoittamisessa. Ennakkotehtävänä voi toimia lista agendaan liittyviä syventäviä kysymyksiä, tai esimerkiksi lyhyt sovelluksella toteutettu kysely. Asianmukaisesti valmistellut ennakkotehtävät nopeuttavat workshopin aihepiirien läpikäyntiä, kun näkemyksiä ei tarvitse luoda tyhjästä.

Workshopin aikana – osallista, ohjaa ja ruoki luovuutta

Workshopin aikana huomioi erityisesti kolme asiaa:

• osallistujien osallistaminen
• puheenvuorojen jakaminen ja
• sisällöntuotanto

On helppoa olla paikalla olematta läsnä, mutta osallistujien läsnäolon ja huomion ylläpito tilanteessa, jossa ei jaeta yhteistä tilaa, asettaa omat haasteensa. On kuitenkin tärkeää, että puheenvuoroja jaetaan mielekkäästi. Osallistujia kannattaa aktivoida tasaisesti keskustelun aikana kysymällä heidän näkemyksiään, tai käymällä keskustelua siten, että osallistujat saavat kukin sanoa sanottavansa.

Keskustelunaiheiden tulee liittyä workshopin tarkoitukseen. Se on hyvä pitää mielessä kokouksen aikana, sillä siten tuot ryhtiä keskustelun ohjaamiseen. Usein workshop on kuitenkin osa laajempaa projektia tai hanketta, joten keskustelua ja tuotosten luomista ohjattaessa kannattaa jättää tilaa yksittäistä kysymystä tai keskustelunaihetta laajemman kontekstin oivalluksille. Workshopin moderointi on suurelta osin kollektiivisen luovuuden ohjaamista tarkoituksenmukaiseen suuntaan ja päämäärään.

Kehittynyt viestintäteknologia on yksi avaintekijöistä nykyisen kriisin aiheuttaman työtapoihin liittyvien muutostarpeiden ratkaisemisessa. Monet sovellukset, kuten Microsoft Teams tai Google Docs, mahdollistavat dokumenttien samanaikaisen muokkauksen. Se luo mahdollisuuksia osallistujille annettaville tehtäville, ja heidän näkemystensä kokoamiselle. Erilaiset reaaliaikaisten kyselyjen luonnin mahdollistavat työkalut, kuten Microsoft Teamsin liitännäisenä toimiva Polly, helpottavat osallistujien näkemysten keräämistä.

Mikään ei toki estä käyttämästä perinteisempiä metodeja, kuten fläppitaulua kamerayhteydellä. Näin voidaan tuoda perinteiseen workshopiin kuuluvaa vuorovaikutusta mukaan tilaisuuteen. Esitystavan visuaalisuus on eduksi etenkin ylätason linjojen kuvaamisessa. Varmista kuitenkin, että kameran kuva on tarpeeksi hyvälaatuinen ja vaivattomasti seurattava. Riskinä tässä toimintatavassa voi olla tietoliikenneyhteyksien kuormittuminen, mikä voi aiheuttaa yhteysongelmia. Lisäksi workshopin fyysisten tuotosten dokumentointi jaettavaan ja muokattavaan muotoon voi silloin tuottaa lisää työtä.

Olivatpa workshopin työtavat mitkä tahansa, kannattaa tilaisuuden lopuksi summata aikaansaannokset ja tavat, joilla edetään workshopin jälkeen. Osallistujille jää selkeä kuva siitä, mitä on saatu aikaan ja mitä seuraavaksi tapahtuu.

Sadonkorjuu – kokoa oivallukset ja viesti ne tarkoituksenmukaisesti

Workshopin jälkeen koittaa tuotosten kokoamisen, analysoinnin ja viestinnän aika. Analyysitapa ja tuotosten muoto on toivottavasti jo etukäteen keskusteltu ja päätetty workshopin sidosryhmien kanssa. Lähestymistapa riippuu paljon workshopin tarkoituksesta ja kohderyhmästä.

Tuotosten jakamista on myös hyvä miettiä etukäteen. Missä muodossa tulokset jaetaan, mitä medioita tuotosten jakamiseen käytetään, ja ketkä kaikki voisivat hyötyä workshopin hedelmistä? Hyvän workshopin tuloksista on hyötyä muillekin tahoille osallistujien lisäksi. Muista miettiä tätä jo kiteyttäessäsi workshopin oivallukset jaettavaan muotoon!

Edistyneen viestintäteknologian ja digitalisaation ansiosta onnistuneen workshopin läpivienti ei ole temppu eikä mikään - poikkeustilanteesta huolimatta. Jos tämän kaltainen tilanne olisi tapahtunut vaikkapa 1970- tai 1980-luvuilla, olisivat vaikutukset liiketoiminnan pyörittämiseen ja kehittämiseen vielä suuremmat kuin nyt. Etätyö ja etäopiskelu ovat ilmiöinä vielä nuoria, ja niitä koskevat käytännöt ovat vaihdelleet organisaatioiden välillä. Yllättävän ketterästi ovat miljoonat ihmiset pelkästään Suomessa kuitenkin siirtyneet niin työskentelemään kuin opiskelemaankin etäyhteyksien kautta.

Huolellisella valmistautumisella, viestintäteknologiaa hyödyntämällä, ja panostamalla helposti jaettaviin ja viestittäviin lopputuotoksiin voidaan workshopeja pitää etäyhteydellä aivan yhtä hyvin kuin kokoushuoneessa - ellei jopa paremmin!

QPR tarjoaa valmiiksi suunniteltuja avoimia koulutuksia sekä asiakaskohtaisesti räätälöityjä koulutusohjelmia, joilla varmistat juuri oikean osaamistason tiimillesi. Kiinnostuitko? Ota yhteyttä, niin räätälöidään teille oma koulutus - fyysinen tai virtuaalinen!