Tiedonhallintalaki on ollut voimassa tätä kirjoittaessa lähes kaksi kuukautta. Uusi tiedonhallintalautakunta on aloittanut toimintansa ja suositukset tiedonhallintamallin kuvauksesta olivat lausuntokierroksella jo viime vuonna. Kaikki on siis päivän selvää ja tekemistä vaille valmista – vai onko?

Käyn lähes päivittäin keskusteluja henkilöiden kanssa, jotka edustavat valtion virastoja, kuntia tai yliopistoja. Ainakaan heidän mielestään kaikki ei ole aivan selvää. Päätin aloittaa blogisarjan, jonka tarkoituksena on auttaa teitä kuvamaan tiedonhallintamalli.

Kertausta termeistä

Tiedonhallintalaissa puhutaan tiedonhallintayksiköstä, jolla siis tarkoitetaan julkista tehtävää suorittavaa organisaatiota eli viranomaista. Tiedonhallintayksikön velvollisuutena on laatia ja ylläpitää tiedonhallintamallia. Tiedonhallintamalli on kuvaus tiedonhallintayksikössä toimivien viranomaisten tehtävien hoidossa toteutettavasta tiedonhallinnasta. Tiedonhallinnalla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tapahtuvia toimia tietoaineistojen muodostamisessa, käsittelyssä ja hallinnoinnissa. Tiedonhallinatalaki määrittelee mitä tietoa tiedonhallintamallissa pitää vähintään olla. Tiedonhallintakartan avulla ohjataan julkisen hallinnon yhteisten tietovarantojen yhteentoimivuutta. Tarkoituksena on saada aikaan riittävän laaja ja kattava kuvaus, joka mahdollistaisi julkisen hallinnon toimintaa tukevan tiedonhallinnan järjestämisen sekä yhteentoimivuuden ongelmakohtien tunnistamisen ja niiden vaikutusten arvioinnin. Valtionvarainministeriö yhdessä muiden ministeriöiden kanssa ylläpitävät tiedonhallintakarttaa.

Tiedonhallintamallin tarkoitus

Tiedonhallintamallin avulla tiedonhallintayksikkö kuvaa miten tiedonhallinta on toteutettu tai suunniteltu toteutettavan käsiteltäessä tietoaineistoja.Tiedonhallintamalli auttaa hahmottamaan ja hallitsemaan tiedon elinkaarta sekä tunnistamaan ja hallitsemaan digitaalisten palvelujen käyttämiseen liittyviä riskejä. Organisaatio voi tiedonhallintamallin avulla myös arvioida tiedonhallinnassaan tapahtuvan muutoksen vaikutusta mm. vastuisiin, toimintaprosesseihin, tietovarantoihin, tietoaineistoihin ja tietojärjestelmiin.

Tiedonhallintamalli määrittää ja kuvaa tiedonhallintayksikön toimintaympäristön tiedonhallinnan ja toimii oivallisena apuvälineenä muun muassa

• palvelujen kehittämisessä
• asiankäsittelyn suunnittelussa ja toteuttamisessa
• tietoaineistojen suunnittelussa ja toteuttamisessa
• tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamisessa
• moninkertaisen tiedonkeruun vähentämisessä
• tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteen toimivuuden toteuttamisessa
• tietoturvallisuuden ylläpidossa

Tiedonhallintamallin kuvaamisen vastuut

Tiedonhallintayksikön johdon tulee vastuuttaa, resursoida, käynnistää ja ohjata tiedonhallintamallin kuvaus ja ylläpito. Edelleen johdon tehtävänä on määrittää työtä koordinoiva toimija ja kuvauksen ylläpitävät toimijat. Johdolla tarkoitetaan valtion virastossa tai laitoksessa virastopäällikköä (esim. pääjohtaja, ylijohtaja, kansliapäällikkö), kunnassa kunnan-/kaupunginhallitusta yhdessä kunnan-/kaupunginjohtajan kanssa ja yliopistossa yliopiston hallitusta rehtorin kanssa.

Tiedonhallintamallin sisältö koostuu eri asiantuntijaryhmien osaamisalueista, joten kuvaus syntyy ja sitä ylläpidetään eri asiantuntijoiden yhteistyöllä. Kuvausta tehtäessä yhteistyö mm. kokonaisarkkitehtien, tietojärjestelmistä, tietosuojasta ja laadusta vastaavien, tietosuojasta huolehtivien, asianhallinnan henkilöstön ja tehtäväalan substanssiasiantuntijan kanssa on yleensä välttämätöntä.

Tiedonhallintamallin kuvaaminen

Tiedonhallintalain mukaan tiedonhallintamallin on vähintään sisällettävä mm. toimintaprosessit, tietovarannot, tietoaineistot, tietojärjestelmät ja tietoturvallisuustoimenpiteet. Tarkasteltaessa tiedonhallintamallin tarkoitusta voimme johtaa lisää vaatimuksia. Yhdistämällä tarkoituksen ja lain vähimmäissisällön voimme lähteä pohtimaan sopivaa tapaa kuvata tiedonhallintamallia.

Tiedonhallintamalli määrittää ja kuvaa tiedonhallintayksikön toimintaympäristön tiedonhallinnan

Otsikon mukaisesta tarpeesta voidaan johtaa seuraavia vaatimuksia. Tiedonhallintamallin on kuvattava

• Tiedonhallintayksikön vastuulla oleva tiedonhallinta eli minkä tehtävien tai palvelukokonaisuuksien tiedonhallinasta organisaatiomme vastaa. Kuntapuolella esim. energiahuolto voidaan hoitaa kunnan omistaman tai osakkuus yrityksen toimesta. Koska energiahuollosta vastaa erillinen yritys kunta ei vastaa sen tiedonhallinnasta vaan yritys on oma tiedonhallintayksikkönsä, koska se suorittaa viranomaistehtävää.
• Toimintaympäristön tiedonhallinta. Tiedonhallintayksikön toimintaympäristössä on useita toimijoita, joiden palveluja kunta käyttää tai joille kunta tarjoaa palveluja. Tiedonhallintamallin osalta tiedonhallintayksikön on kuvattava liitynnät näihin toimijoihin.

Tiedonhallintayksiköllä on tehtäviä tai palveluja, joita se tuottaa asiakkailleen. Asiakkaille tarjottavat palvelut voidaan ryhmitellä palvelukokonaisuuksiksi, palvelualueiksi. Palvelualueet puolestaan koostuvat asiakkaiden kuluttamista yksittäisistä palveluista, esim. kunnissa palvelualueita ovat mm. Museopalvelut, Kirjastopalvelut, Varhaiskasvatus jne.

Kuva 1: Palvelualue ja palvelu sekä vastuut

Kuvassa 1 on visuaalinen esitys palvelualueesta ja palvelusta sekä taulukkomuotoinen esitys samasta lisättynä tiedolla kuka palveluista vastaa. Koko toimintaympäristön palvelut siis kuvataan ja vastuuviranomaistiedolla tunnistetaan mistä vastaamme itse ja minkä palvelujen osalta olemme kytköksissä jonkun muun toimijan tiedonhallintaan.

Tiedonhallintamalli toimii palvelujen kehittämisen apuvälineenä

Toimiakseen palvelujen kehittämisen apuvälineenä tiedonhallintamallissa pitäisi näkyä tiedonhallintayksikön kaikki tiedonhallintaan liittyvät palvelut. Ne kuvataan kuvan 1 mukaisesti. Edelleen palvelukeskeisessä kehittämisessä voidaan hyödyntää palvelun elinkaarta sekä kytköksiä kehitysprojekteihin. Hyödyntämällä palvelujen elinkaarta voidaan esittää lämpökartta (Heat Map) tyyppisiä graafeja (Kuva 2). Kytkemällä palvelun elinkaaren tilaan väri ja ylläpitämällä palvelujen elinkaarta voidaan lämpökartta esittää halutusta kokonaisuudesta graafisesti. Lämpökartta antaa nopeasti kuvan palvelujemme kehityksen tilasta.

Kuva 2: Palvelujen lämpökartta (heat map)

Toinen näkökulma palvelujen kehittämiseen on tarkastella palveluun koskevia projekteja ja niiden tilaa ( kuva 3). Tämä näkökulma on hyödyllinen projektisalkun hallinnassa.

Kuva 3: Palvelujen kytkökset projekteihin

Blogissa esitetyt esimerkit ovat kuvattu QPR EnterpriseArchitect -järjestelmällä. Julkishallinnon toimijat saavat saman järjestelmän käyttöönsä maksutta arkkitehtuuripankki -palvelun kautta hakemalla käyttöoikeudet arkkitehtuuripankki.fi -sivuilta.

Pohditko, miten hoidat tiedonhallinnan järjestämisen velvoitteet tai miten saat lain vaatimuksia edistettyä? Tutustu sivustoihimme tiedonhallintalakiin liittyen tai ota yhteyttä jukka.maijala(a)qpr.com mob. 044 786 8876. Jukka kertoo mielellään, miten voimme auttaa sinua tiedonhallinnan vaatimusten toteuttamisessa.

Sarjan seuraavat blogit

Seuraavat blogini käsittelevät tiedonhallintamallin osa-alueita seuraavasti:

• Toimintaprosessilla toteutetaan palvelu
• Prosessit keräävät tai synnyttävät tietoaineistoa
• Tietoaineistot säilötään tietovarantoon
• Tietojärjestelmien avulla käsitellään ja jaetaan tietoaineistoja
• Tietoturvasta huolehditaan tietoturvatoimenpiteiden avulla
• Tiedonhallintamallin kuvaus yksinkertaisimmillaan