Prosessien läpivalaisu on avain faktapohjaisiin päätöksiin
Artikkeli on julkaistu Helsingin Sanomien Teknologia-liitteessä 19.10.2022. Prosessilouhinnan avulla yritys voi paikantaa tehottomia toimintojaan sekä...
Ratkaisut
Ratkaisut
Haluatko ymmärtää organisaatiosi toiminnan ja olla mukana kehittämässä kokonaisuutta yksittäisistä prosesseista lähtien?
Kokonaisuuden hahmottamisessa ensimmäiset askeleet otetaan yksittäisiä prosesseja mallintamalla ja hiljalleen edetään alue kerrallaan suurempiin kokonaisuuksiin. Prosessien mallintaminen ei kuitenkaan yksin riitä toiminnan kehittämiseksi, vaan mallinnustyö tarvitsee tuekseen myös muita menetelmiä ja selkeitä tavoitteita. Miten prosessien mallintamiselle sitten asetetaan selkeät tavoitteet ja miten niiden saavuttamisessa onnistutaan?
Prosesseja mallinnetaan erilaisista lähtökohdista ja monien erilaisten tavoitteiden vuoksi. Kaikille näille menetelmille ja tavoitteille yhteistä on tarve ymmärtää organisaation toiminta ja toiminnassa olevat kehitystarpeet. Toiminnan ymmärtäminen alkaa yksittäisen prosessin mallintamisella ja tarve kasvaa pikku hiljaa suurempien kokonaisuuksien ymmärtämiseen ja koskettaa laajempaa joukkoa organisaation työntekijöitä. Prosessien mallintamisessa yleisimmät tarpeet koskevat:
Prosessimallit ovat tärkeä osa organisaatioiden laatujärjestelmiä, Laadukas työ tarvitsee tuekseen mallinnettuja prosesseja ja työohjeita. Laadukasta työtä varten mallinnetut prosessit ja työohjeet eivät kuitenkaan yksin kehitä organisaation toimintaa, vaikka mallintajista usein näin tuntuukin. Prosessin mallinnus lisää tietoisuutta nykyisestä toiminnasta. Prosessien mallintamisen pitää olla osa laajempaa kehitystyötä tavoitteiden saavuttamiseksi, varsinainen kehittämistyö alkaa vasta sen jälkeen kun valitun prosessin nykytila on mallinnettu.
Prosessien mallintaminen tukee toiminnan kehitysprojektia esittämällä nykyisen sekä muuttuvan toiminnan selkeässä ja ymmärrettävässä muodossa. Nykytilan prosessimallista nähdään toiminta sellaisenaan kuin se organisaatiossa mallintamisen aikana tapahtuu ja tavoitetilan prosessimallit kertovat miten toiminta muuttuu kehitysprojektin tuloksena.
Toiminnan kehittäminen tapahtuu kehitysprojekteissa joille on nimetty jonkin tavoite, tai mahdollisesti useampia tavoitteita. Kehitysprojekteissa hyödynnetään olemassa olevia prosessimalleja ja mallinnetaan kehitystavoitteiden mukaisesti uusi toiminta, eli tavoitetilan prosessimallit. Kehitysprojektin tavoitteena voi olla:
Prosessien kehittämiselle asetettavat tavoitteet ovat kuitenkin erilaisia, eikä niitä saavuteta ainoastaan yhden mallinnustavan avulla, parhaimmat hyödyt saadaan yhdistelemällä erilaisia mallinnustapoja tavoitteiden mukaisesti.
Prosessien mallintamiseen on useita tapoja ja hyvin yksinkertaiset säännöt:
1. Mieti kenelle ja miksi prosesseja mallinnetaan? Onko tavoitteena prosessien hyödyntäminen perehdyttämisessä, laatujärjestelmätyössä vai ovatko prosessit osa kehitysprojektia?
2. Valitse mallinnustapa asetettujen tavoitteiden mukaisesti:
3. Prosessit mallinnetaan hierarkisesti, siten että aina lähdetään liikenteeseen ylimmältä tasolta tarkkuustason lisääntyessä hierarkiassa alaspäin mentäessä.
Artikkeli on julkaistu Helsingin Sanomien Teknologia-liitteessä 19.10.2022. Prosessilouhinnan avulla yritys voi paikantaa tehottomia toimintojaan sekä...
Information architecture (IA) is all about organizing, structuring, and labeling content in an effective and sustainable way. The idea is to help users find...
Olen viime vuosina saanut läheltä seurata muutamia dokumenttien- ja sisällönhallinnan tietojärjestelmähankkeita. Digitalisaation myötä myös strukturoimaton...
Keväällä 2020 aloitimme yhdessä Sitran kanssa uraauurtavan projektin, jossa läpivalaisimme ja analysoimme datan avulla Suomen lainsäädännön prosessit vuosilta...
Blogi
Digitalisaation myötä myös strukturoimaton tieto erilaisten esitettävien sisältöjen ja dokumenttien muodossa lisääntyy valtavaa vauhtia.
QPR:n uraauurtava konsultti Jaakko Riihinen pohtii blogissaan, miten dokumentinhallinta kannattaisi järjestää.