Prosessien läpivalaisu on avain faktapohjaisiin päätöksiin
Artikkeli on julkaistu Helsingin Sanomien Teknologia-liitteessä 19.10.2022. Prosessilouhinnan avulla yritys voi paikantaa tehottomia toimintojaan sekä...
Ratkaisut
Ratkaisut
Johtamisjärjestelmän yleinen tavoite on linjata organisaation toiminta kohti sille asetettuja päämääriä. Järjestelmää suunnitellessaan joutuu organisaatio käymään tavoitekeskustelun, jossa määritellään sen tavoitteet. Asetettuja tavoitteita vasten pohditaan mitä kyvykkyyksiä organisaatiolla tulee olla, ja mikä on kyvykkyyksien nykyinen ja tavoiteltu kypsyystaso.
Johtamisjärjestelmän - oli se sitten toimintaa, sen johtamista tai kehittämistä tukeva järjestelmä - tulee tukea organisaation olemassaolon tarkoitusta ja sille asetettujen tavoitteiden toteutumista. Tämän yleisen tavoitteen määritelmän alle voidaan muotoilla yksityiskohtaisempia tavoitteita kuten:
Pyritään hyödyntämään organisaation toiminnasta kertynyttä dataa paremmin muodostamaan käsitys sen toiminnan tehokkuudesta ja toiminnasta yleisesti. Datasta saadun informaation avulla luodaan toiminnasta skenaarioita päätöksenteon tueksi. Hyödynnetään prosessianalyysiä prosessien mallintamiseen ja parempaan sujuvoittamiseen.
Asiakas nostetaan organisaation toiminnan keskiöön ja organisaation toimintaa ohjataan asiakaskeskeiseksi.
Prosessien sujuvuus varmistetaan niiden jatkuvalla parantamisella ja toimintaedellytyksistä huolehtimisella. Tämä pätee molempiin: niin ihmisten toteuttamiin prosesseihin kuin automatisoituihinkin prosesseihin. Prosessissa muodostuvia ongelmakohtia ja kiertoteitä pyritään ratkaisemaan sitä mukaa kun niitä muodostuu. Jatkuvaa toiminnan parantamista tapahtuu operatiivisella tasolla koko ajan.
Johtamisjärjestelmän tulee pystyä mukautumaan nopeasti muuttuvaan ympäristöön ja viestimään organisaatiolle muuttunut tilanne, jonka mukaan toimintaa ohjataan. Tavoitteena on muodostaa aloitekykyinen, nopeasti reagoiva ja tilanneherkkä kyvykkyys.
Organisaation toimintaa linjataan vastaamaan paremmin sille asetettuja tavoitteita. Systemaattinen toiminnan tavoitteiden asettaminen ja viestintä, toiminnan mittaaminen sekä tulosten viestintä läpinäkyvästi ja reagointi poikkeamiin.
Varmistetaan toimintaan liittyvien riskien systemaattinen tunnistaminen, analysointi ja seuranta. Seurannassa olevien riskien toimenpiteiden systemaattinen hallinta.
Varmistetaan, että suorittamalla sama prosessi aina uudelleen päästään samoihin tuloksiin. Etsitään virheet mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, ehkäistään virheiden syntyminen ja varmistetaan virheistä oppiminen. Toimintaa optimoidaan kohti organisaation tuotteille ja toiminnalle määriteltyä laatutasoa.
Organisaatio voi asettaa tavoitteekseen hankkia toiminnalleen olennaiset sertifikaatit. Myönnetyt sertifikaatit osoittavat organisaation sidosryhmille, että johtamisjärjestelmä on tietyn sovitun ja kuvatun toimintatavan mukainen, ja että standardin asettamat vaatimukset on täytetty.
Halutaan varmistaa, että toiminta on organisaation itse asettamien määräysten ja toimintatapaohjeiden mukaista, ja että se noudattaa lainsäädäntöä ja asetuksia.
Kun organisaation johtamisjärjestelmän tavoitteet on asetettu, on analysoitava mitä kyvykkyyksiä organisaatio tarvitsee johtamisjärjestelmäänsä varten. Pohdittavia kysymyksiä ovat mm. mitä tarvittavista kyvykkyyksistä on jo olemassa, mitä olemassa olevaa kyvykkyyttä tarvitsee kehittää ja mitkä kyvykkyydet pitää luoda alusta?
Millaisia tavoitteita sinun organisaatiosi on asettanut johtamisjärjestelmälle?
Lead konsultti Mika Haikonen on muutos-, prosessi- ja projektijohtamisen ammattilainen, jolla yli 20 vuoden kokemus kansainvälisestä ICT-, prosessi- ja myyntiprojektitoiminnasta globaaleissa organisaatioissa sekä julkisella sektorilla.
Artikkeli on julkaistu Helsingin Sanomien Teknologia-liitteessä 19.10.2022. Prosessilouhinnan avulla yritys voi paikantaa tehottomia toimintojaan sekä...
Information architecture (IA) is all about organizing, structuring, and labeling content in an effective and sustainable way. The idea is to help users find...
Olen viime vuosina saanut läheltä seurata muutamia dokumenttien- ja sisällönhallinnan tietojärjestelmähankkeita. Digitalisaation myötä myös strukturoimaton...
Keväällä 2020 aloitimme yhdessä Sitran kanssa uraauurtavan projektin, jossa läpivalaisimme ja analysoimme datan avulla Suomen lainsäädännön prosessit vuosilta...
Blogi
Digitalisaation myötä myös strukturoimaton tieto erilaisten esitettävien sisältöjen ja dokumenttien muodossa lisääntyy valtavaa vauhtia.
QPR:n uraauurtava konsultti Jaakko Riihinen pohtii blogissaan, miten dokumentinhallinta kannattaisi järjestää.