Mitä on prosessilouhinta?

Prosessilouhinnan perusteet

Prosessilouhinta on menetelmä, jolla tunnistetaan, analysoidaan ja monitoroidaan liiketoiminnan prosesseja. Perinteisessä liiketoiminnan prosessijohtamisessa (BPM, engl. Business Process Management) prosesseja analysoidaan työpajojen ja haastattelujen avulla, joiden lopputulos on subjektiivinen kuva ihanteellisesta prosessista. Menetelmä on myös aikaa vievä. 

Prosessilouhinnan lähestymiskulma on aivan erilainen aiempiin menetelmiin verrattuna – ja huomattavasti objektiivisempi. 

Prosessilouhinta hyödyntää yhtiön tietojärjestelmistä (esim. toiminnanohjausjärjestelmistä, asiakastietojärjestelmistä tai tiketöintijärjestelmistä) jo olemassa olevaa tietoa ja tuottaa dynaamisen prosessikaavion.  

Perinteisistä BI-metriikoista  poiketen prosessilouhinta ei tarjoa vastauksia vain kysymyksiin ”mitä prosesseisani tapahtuu?” ja ”milloin se tapahtuu?” vaan myös ”miksi näin tapahtuu?”. Prosessilouhinta mahdollistaa ylätason analyysin ja yksityiskohtien välillä liukumisen ja tuo läpinäkyvyyden eri tasoille, kun taas perinteinen BI-metriikka perustuu ennaltavalittuihin ja staattisiin korkean tason mittareihin.  

Perinteinen prosessilöydös

  • subjektiivinen
  • aikaavievä
  • resurssirohmu
  • tarkastelee vain yhtä tiettyä ajankohtaa.

Prosessilouhinta

  • objektiivinen
  • välitön
  • kustannustehokas 
  • jatkuva ja ennakoiva.

 

Miten prosessilouhinta toimii?

Kun työntekijät tai ohjelmistorobotit käyttävät IT-järjestelmiä – kuten SAP, Salesforce tai Oracle – näistä vierailuista ja tehdyistä tapahtumista jää jälkiä. Näitä jälkiä kutsutaan tapahtumalokiksi (event log). 

Prosessilouhinta kerää nämä jo olemassa olevat tapahtumalokit IT-järjestelmistäsi ja visualisoi prosessit automaattisesti.  Automatisoidun ja dataan perustuvan prosessianalyysin avulla löydetään hyödyllisiä kehitystoimia, automaatiomahdollisuuksia, prosessiongelmien juurisyitä, ja muita tapoja tehostaa liiketoimintaa. 

Prosessilouhintaohjelmistot, kuten QPR ProcessAnalyzer, poimivat tämän tiedon suoraan tietojärjestelmistä sisäänrakennettujen konnektoreiden avulla.

Mitä dataa tarvitaan prosessilouhintaa varten?  

Prosessilouhinnan aloittaminen on yksinkertaisempaa kuin voit kuvitellakaan. Aloittamiseen vaadittava informaatio muodostuu kolmesta lokityypistä: 

  • Tapauksen tunniste: Tämä on uniikki tunniste, joka erottaa tietyn tapauksen toisesta tapauksesta. Esimerkkejä ovat  tilausnumero, laskun numero tai IT-tiketin tunniste.
  • Tapahtumatyyppi: Tämä on tapahtuman selite tai nimi, esimerkiksi tilauksen luominen tai laskun maksaminen.
  • Aikaleima: Tämä on tarkka aika, jolloin tietty prosessivaihe on saatettu loppuun.

Process flow visualization with QPR Process Mining

Prosessilouhinnan viisi päävaihetta

Vaihe 1

Yhdistä tiedot

Hyödynnä tieto , joka on saatavilla järjestelmissäsi. Prosessilouhinta käyttää tietojärjestelmissä olemassa olevaa tapahtumatietoa ja yhdistää ne eri järjestelmiin (joita ovat muun muassa SAP, Oracle, Salesforce ja Microsoft Dynamics) sisäänrakennettujen konnektoreiden avulla. 

Vaihe 2

Näe todelliset prosessit

Näe automaattisesti luodut visualisoinnit prosesseistasi ja opi, miten ne tosiasiassa toimivat. Poraudu pienimpiinkin yksityiskohtiin, näe kaikki prosessien variaatiot tai tarkastele ylätason trendejä. 

Vaihe 3

Analysoi juurisyyt

Juurisyyanalyysi paljastaa prosessiesi ongelmien taustalla olevat syyt (esimerkiksi pullonkaulat, uudelleenkäsittelyt tai variaatiot, joiden vuoksi ohjelmistorobotiikan botit eivät toimi) korostamalla niitä prosessikaaviossa ja luokittelemalla ne sen perusteella, miten ne vaikuttavat liiketoiminnan tuloksiin. Tämä auttaa sinua priorisoimaan toimenpiteitä, kun haluat kehittää liiketoimintaasi. 

Vaihe 4

Hyödynnä lista priorisoiduista automaatiokohteista

Kun olet saanut prosessit optimoitua, prosessilouhintamenetelmä osoittaa sinulle tärkeysjärjestyksessä prosessit, jotka voidaan automatisoida. Simuloi odotettavissa olevia tuottoprosentteja, automatisoi siitä hyötyvät kohteet ja skaalaa automaatiohankkeet vaivatta. 

Vaihe 5

Ennusta prosessien suorituskykymittareita ja ehkäise ongelmia

Prosessit muuttuvat jatkuvasti. Seuraa ja ennusta prosessien suorituskykymittareita (KPI) ja määritä kuinka prosessilouhinta auttaa sinua saavuttamaan strategiset tavoitteesi. Prosessilouhinta tuottaa organisaatiollesi välittömiä, dynaamisia raportteja, eikä sinun tarvitse tuhlata aikaa laatimalla manuaalisia raportteja. 

Prosessilouhinnan edut

Prosessilouhinta auttaa sinua tunnistamaan merkittävimmät tehottomuudet, joita prosessisi sisältävät ja hankkiutumaan niistä eroon. Prosessien visualisoinnin lisäksi prosessilouhinta paljastaa prosessiesi ongelmat ja luokittelee ne sen perusteella, miten ne vaikuttavat liiketoiminnan tuloksiin. Prosessilouhinta auttaa sinua tietämään, mistä aloittaa ja mitä priorisoida, kun haluat kehittää organisaatiosi toimintaa – ja seurata näiden toimenpiteiden tehokkuutta helpolla tavalla.  

Prosessilouhinnan hyödyt:

  • Läpivalaise prosessit
    Saat sataprosenttisesti objektiivisen kuvan prosesseistasi IT-järjestelmissäsi olevan datan perusteella: opit ymmärtämään organisaatiosi prosesseja sekä tunnistamaan pullonkauloja, virheitä ja muita tehottomuuksia – ja varmuuden tehdä tarpeelliset muutokset prosesseihin.

    "Muodostat röntgenkuvan prosesseistasii"
    -Siem Jaspers, Supply Chain Analyst, Terumo Europe
  • Määritä kehityshankkeiden ja automaation arvo
    Havainnollista arvo sekä ennen muutosten toteuttamista että niiden toteuttamisen jälkeen. Todista, miten kehityshankkeet ja automaatio vaikuttavat liiketoiminnan konkreettisiin tuloksiin.
  • Sitouta sidosryhmäsi
    Sinun on tärkeä ymmärtää, miten organisaatiosi toimii, mitä tulee priorisoida ja mitä muuttaa – ja vakuuttaa myös muut näiden toimenpiteiden tarpeellisuudesta. Prosessilouhinta auttaa sinua tekemään tietoon perustuvia päätöksiä ja tarkastelemaan prosesseja yksityiskohtaisesti ja reaaliaikaisesti sidosryhmiesi kanssa.
  • Näe arvo välittömästi
    Prosessilouhinta osoittaa tehokkuutensa nopeasti: 

    “Näimme prosessin pullonkaulat viidessä minuutissa syötettyämme datan järjestelmään."
    - Piraeus Bank

Prosessilouhinnan käyttötapaukset

Prosessilouhinta auttaa sinua ymmärtämään prosessejasi pilkuntarkasti – tiedät täsmälleen, mitä sinun tulee muuttaa kehittääksesi organisaatiosi toimintaa. 

Lähtökohtaisesti prosessilouhintaa voidaan soveltaa mihin tahansa liiketoimintaprosessiin. Tyypillisimpiä käyttötapauksia ovat älykäs automaatio (intelligent automation), digitalisaatio, vaatimustenmukaisuus (compliance), auditointi, KPI-raportointi, prosessikehitys, logistiikka ja toiminnanohjauksen (ERP) kehittäminen. 

Prosessit voidaan määritellä eri tavoin kunkin liiketoiminnan tarpeisiin perustuen. Useimpien yhtiöiden liiketoimintaan liittyvät perusprosessit kuten hankinnasta maksuun (Purchase-to-Pay), tilauksesta toimitukseen (Order-to-Cash) ja palvelunhallintaprosessit. 

Näiden lisäksi prosessilouhinta voi auttaa merkittävästi parantamaan monia tukiprosesseja. Näitä ovat ostoreskontra (Accounts Payable), myyntireskontra (Accounts Receivable), tilausten hallinta (Order Management) ja häiriötapahtumien hallinta (Incident Management), vain muutamia esimerkkejä mainitaksemme. 

Lue, miten prosessilouhinnan avulla luodaan kustannustehokkuutta jaetussa palvelukeskuksessa.

Älykäs automaatio (Intelligent Automation)

Käytä automaatiota siellä, missä se on organisaatiollesi hyödyllisintä

Älykäs automaatio – eli ohjelmistorobotiikan yhdistäminen kehittyneeseen teknologiaan, kuten tekoälyyn perustuvaan prosessilouhintaan – on ainoa keino, jolla voit luoda aidosti kestäviä ja tehokkaita päästä päähän prosesseja.

Ohjelmistorobotiikan käyttö ilman sitä tukevia teknologioita, kuten tekoälyä, koneoppimista ja prosessilouhintaa, sisältää riskin siitä, ettet tunne prosessejasi riittävän hyvin ja päädyt luomaan tehottomuutta – vieläkin tehokkaammin. 

Saadaksesi parhaan mahdollisen tuoton automaatioinvestoinnistasi ja saavuttaaksesi toimintasi täyden potentiaalin, sinun on aloitettava oikeista prosesseista, tunnettava niiden poikkeamat sekä jatkuvasti seurattava ja parannettava niitä oikeilla työkaluilla. Tämä vaatii älykkään automaation kaikkien kolmen osa-alueen hyödyntämistä:  ohjelmistorobotiikkaa, tekoälyä ja prosessilouhintaa. 

Prosessilouhintaohjelmisto QPR ProcessAnalyzer auttaa sinua automaatiotiekarttasi jokaisessa vaiheessa. 

Lue lisää blogistamme siitä, miksi prosessilouhinta on älykkään automaation keskeinen osa: ”7 ways in which process mining adds value to Intelligent Automation” (englanniksi) ja katso webinaarimme ”Intelligent Automation Empowered by Process Mining” (englanniksi) oppiaksesi lisää.  

Digitalisaatio

Luo paras versio organisaatiostasi

Tänä päivänä digitalisaatio on käytännössä pakollista jokaiselle organisaatiolle, joka haluaa pärjätä nykyisillä markkinoilla. Muutoksista ja uusista järjestelmistä päättäminen ja niiden perustelu on kuitenkin erittäin haastavaa. Vaikka digitalisaatio mainitaan lähes jokaisessa organisaatiokäsikirjassa, moni organisaatio ei vieläkään saavuta haluttuja tuloksia digitalisaatiohankkeillaan.

Digitalisaation keskeisimpiä tavoitteita ovat manuaalisen työn vähentäminen sekä entistä nopeammat prosessit ja älykkäämmät työskentelytavat. Liiketoimintaprosessit ovat tärkeitä tietolähteitä liiketoiminnan ymmärtämiseksi ja myös hyviä kehityskohteita, mitä tulee kustannusten leikkaamiseen ja toimintojen tehostamiseen.

Vaikka pyrkisit suunnittelemaan digitalisaatiotiekarttasi sovittujen käytäntöjen ja vaatimusten mukaiseksi, asioiden toteutus harvoin onnistuu suunnitellusti. Toiminnanohjausjärjestelmä muistuttaa usein mustaa laatikkoa ja prosessivariaatiot voivat aiheuttaa automaatiobottien vikaantumista ja uudelleenkäsittelyä.

Myös pullonkaulojen taustalla olevien syiden löytäminen on vaikeaa ilman oikeita työkaluja. Prosessilouhintatyökalut antavat muutosjohtajille päästä päähän näkymän heidän organisaatioidensa prosesseihin ja ne tarjoavat kehitystä kaipaavien osa-alueiden tunnistamisen.

Haluatko kuulla lisää? Katso webinaarimme: How Process Mining Enables Successful Digital Transformation – Top trends for 2021 (englanniksi)

Prosessitieto (Process Intelligence)

Hyödynnä älykästä analytiikkaa liiketoiminnastasi

Prosessit ovat jokaisen organisaation toiminnan ydin. On kyse sitten tuotteiden valmistuksesta, toimittajille maksamisesta tai asiakkaiden tilausten käsittelemisestä, sen takana on prosessi. Tehdäkseen faktoihin ja dataan perustuvia päätöksiä johtoryhmillä on oltava käytössään sarja älykkäitä, tehokkaita ja realistisia KPI-mittareita, jotka ovat saatavilla silloin, kun niitä tarvitaan. 

Prosessilouhinta ja sen tarjoamat ennustamiskyvyt antavat sinulle mahdollisuuden ryhtyä toimenpiteisiin tärkeimpien KPI-mittareiden perusteella ennen potentiaalisten ongelmien tai pullonkaulojen ilmenemistä. Tämä muuttaa tehokkaasti organisaatioiden ajattelutapaa – myöhäisistä korjausliikkeistä ennaltaehkäiseviin toimenpiteisiin. 

QPR ProcessAnalyzer sisältää yli 1 000 KPI-mittaria, jotka ovat saatavillasi heti. Räätälöityjen KPI-mittareiden luominen kaikille organisaatiosi liiketoimintaprosesseille onnistuu ilman ohjelmointia. Sinun ei tarvitse kuin soveltaa kulloistakin liiketoimintasääntöä dataan havaitaksesi prosesseissasi olevat poikkeamat. Prosessilouhinnassa prosessiesi KPI:t visualisoidaan automaattisesti luodussa prosessikaaviossa, jonka avulla voit seurata muutoksia prosessin päästä päähän toteutuksessa. Lisäksi vuorovaikutteiset ja helposti räätälöitävät analyysinäkymät auttavat sinua hahmottamaan prosessin suorituskyvyn.  

Organisaation prosessien nopeudesta ja tarkkuudesta on tulossa digitaalisen onnistumisen keskeinen mahdollistaja. Monet johtajat tietävät, että heidän organisaationsa toimintaa voisi tehostaa ja että tietoa on saatavilla huikea määrä. Ainoa avoin on kysymys on se, mistä aloittaa. 

Blogikirjoituksemme ”Why Processes Are Crucial for Improving Business Performance” (englanniksi) kertoo sinulle, millä tavoin voit hyötyä prosessilouhinnasta. 

Auditointi

Saa röntgenkuva prosesseistasi 

Perinteisissä auditoinneissa suoritetaan paljon haastatteluja ja dokumenttien tarkastamista. Prosessilouhinta tehostaa niin sisäisten kuin ulkoisten tarkastajien työtä tarjoamalla erittäin tehokkaan tavan rakentaa ymmärrystä organisaation aikaisemmista ja nykyisistä prosesseista ja yksittäisistä prosessivaiheista.  

Prosessilouhinta mahdollistaa tavallisimpien prosessirikkomusten ja niiden taustalla olevien syiden nopean tunnistamisen. Tämä puolestaan antaa tarkastajalle mahdollisuuden havaita helposti tapaukset, joissa ei ole noudatettu sisäistä valvontaa, ja paljastaa epätoivotut prosessivariaatiot. On kyse sitten laskusta, joka on maksettu ennen sen syöttämistä toiminnanohjausjärjestelmään, tehtävien erillään pitämisen laiminlyönnistä tai muusta liiketoimintasäännön rikkomuksesta, prosessilouhinta auttaa sinua huomioimaan kaikki faktat. 

Jatkuvasti muuttuvassa riskienhallintaympäristössä tarve ripeään sopeutumiseen jatkaa kasvuaan. Prosessilouhinta ei vain tarjoa sinulle kokonaisvaltaista läpinäkysyvyyttä organisaatiosi prosesseihin, vaan auttaa sinua myös havaitsemaan odottamattomat prosessitapahtumat, mihin perinteinen analytiikka ei pysty. Prosessilouhinta tarjoaa visuaalisen analyysin tosiasiallisista toiminnoista ja mahdollisuuden helposti asetettaviin prosessin KPI-mittareita ja häiriöitä koskeviin hälytyksiin. 

Vaatimustenmukaisuus

Havaitse poikkeavuudet ajoissa

Prosessilouhintatyökalut ovat tehokas ja toimiva tapa havaita mahdollisia vaatimustenmukaisuuteen liittyviä ongelmia. Prosessien vaatimuksenmukaisuuden tarkastaminen on perinteisesti vaatinut compliance-henkilöstöä käymään läpi laajaa otantaa, sillä prosessit usein muuttuvat syklistä toiseen. Tämä ei kuitenkaan takaa sataprosenttista läpinäkyvyyttä, koska  poikkeamien löytäminen on vaikeaa, ellei jopa mahdotonta. 

Prosessilouhinta antaa käyttäjille mahdollisuuden tarkastella vaatimustenmukaisuustrendejä ylätasolla sekä verrata prosesseja ja yksittäisiä prosessivaiheita reaaliajassa. Tämä vähentää työn määrää merkittävästi ja tarjoaa loppukäyttäjälle kattavan luettelon prosessien sisältämistä vaiheista, jotka eivät ole vaatimusten mukaisia. Havaitse helposti ne tapaukset, joissa vaatimuksia ei ole noudatettu ja löydä juurisyyt noudattamatta jättämiselle. 

Vaatimustenmukaisuuteen liittyvät ongelmat eivät kuormita vain organisaatiota, sen toimittajia ja kumppaneita. Ne voivat johtaa myös huomattaviin sakkoihin, mikäli niitä ei huomata ja käsitellä ajoissa.  

Prosessien kehitys

Varmista prosessiesi laatu tietoon perustuvan prosessien kehityksen avulla

Kaksi yleisintä syytä toiminnan tehottomuuteen organisaatioissa ovat tosiasiallisiin prosesseihin liittyvä huomion puute ja niiden kokonaisvaltaiseen ymmärtämiseen tarvittavien keinojen puute. Prosessilouhinta auttaa voittamaan nämä haasteet. Prosessilouhinnan avulla tunnistat, mihin sinun tulisi keskittää kehitystoimenpiteesi korostamalla pitkiä läpimenoaikoja, epätoivottuja prosessivariaatioita ja uudelleenkäsittelyn aiheuttajia muiden prosesseihin sisältyvien tehottomuuksien ohella.  

Prosessilouhintatyökalu kerää tapahtumiin liittyvää dataa mistä tahansa yhdistelmästä lähdejärjestelmiä ja luo automaattisesti tarkkoja ja objektiivisia päästä päähän prosessikaavioita organisaatiosi päivittäisistä toiminnoista ilman laajoja haastattelukierroksia, työpajoja tai väittelyjä. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden vähentää ongelmien määrittelyyn, mittaamiseen ja analysointiin kuluvaa aikaa Lean Six Sigma hankkeissasi ja käyttää enemmän aikaa prosessien kehittämiseen ja hallinnoimiseen. 

Prosessilouhinta on erinomainen jatkuvan parantamisen menetelmä. Blogikirjoituksessamme ”Process Mining for Process Improvement” (englanniksi) prosessilouhinnan asiantuntijamme, tekniikan tohtori Teemu Lehto kertoo prosessilouhinnan käytöstä Demingin laatuympyrässä (PDCA-sykli) ja prosessien hallinnan elinkaaressa prosessien kehittämiseksi, sidosryhmien sitouttamiseksi ja prosesseihin liittyvien laadukkaiden KPI-mittareiden luomiseksi. 

Logistiikka

Saavuta kustannusten vähentämiseen ja toimitusten nopeuttamiseen tarvittava ymmärrys

Logistiikkatiedot ovat usein hajallaan useissa järjestelmissä (mukaan lukien varastointi, kuljetussuunnittelu ja laskutus). Prosessilouhinta kokoaa kaiken tämän tiedon yhteen paikkaan ja hyödyntää tehokkaita analyyseja löytääkseen keinoja vähentää kuluja ja tehostaa toimintaa.  

Prosessilouhinta antaa sinulle mahdollisuuden hyödyntää olemassa olevaa historiallista dataa ja ennustavaa analytiikkaa määrittääkseen optimaalisen lähetystiheyden ja määrän. Näin se auttaa sinua vähentämään varmuusvarastotasoja ja optimoimaan varastointia. Sen avulla voit myös tunnistaa virheellisten lähetysten taustalla olevat juurisyyt ja käsittelemään aineistot uudelleen tekoälypohjaisilla algoritmeilla vain kahdella napsautuksella. Pysyt ajan tasalla myöhästymäisillään olevasta toimituksesta hälyttävien automaattisten ilmoitusten avulla, jotka varmistavat, että sinulla on aikaa käynnistää korjaavat toimenpiteet. 

IT- ja toiminnanohjausjärjestelmien kehitys

Vähennä monimutkaisuutta prosessilouhinnan avulla

IT-ammattilaiset käyttävät prosessilouhintaa hallinnoidakseen toiminnanohjausjärjestelmien siirtämiseen, toteuttamiseen ja käyttöönottoon liittyvää monimutkaisuutta. Kun organisaatiot ovat joko muuttamassa järjestelmää tai toteuttamassa aivan uutta toiminnanohjausjärjestelmää, ensimmäisiin askeliin lukeutuu aina nykyisen prosessin ymmärtäminen ja läpikäynti ennen uusiin järjestelmiin ja prosesseihin siirtymistä. 
 
Ilman jatkuvaa päästä päähän näkyvyyttä prosesseihin, organisaatio siirtää samat tehottomat prosessit uuteen järjestelmään, koska sillä ei ole näkyvyyttä siirtoon sisältyviin pullonkauloihin ja ongelmiin. 

Prosessilouhintaa voi käyttää näiden haasteiden voittamiseen: se vertaa todellisia prosesseja suunniteltuihin prosessimalleihin, tuo esiin parhaat ja huonoimmat prosessivariaatiot, tuottaa jatkuvan päästä päähän näkymän prosessin kulkuun ja antaa käyttäjille hälytyksen ongelmien ilmetessä. 

Haluat sitten todistaa tarpeen muuttaa toiminnanohjausjärjestelmää, osoittaa, että ydintiedoissa on ongelmia, tai toteuttaa uusia automaatiohankkeita, prosessilouhinta tukee perusteluasi yhdellä napin painalluksella.  

Opi varmistamaan sujuvat käyttöönotot ja järjestelmämigraatiot samalla, kun vähennät ylläpito-, kehitys- ja tukikustannuksia QPR:n prosessilouhintaohjelmistolla. Katso webinaarimme ”Process Mining for IT & ERP Development” (englanniksi). 

QPR Prosessilouhintapankki

Prosessilouhintapankin avulla julkishallinnon organisaatiot pystyvät helposti käyttämään prosessilouhinnan ratkaisuja oman toimintansa tehostamisessa.

Eri organisaatiot, kuten kunnat ja valtion laitokset, ovat jatkuvassa kustannuspaineessa, joten digitalisaation ja automaation hyödyntäminen tarjoaa mahdollisuuden palvelujen tuottamiseen entistä tehokkaammin ja laadukkaammin. Prosessilouhinnan teknologialla voi mitata ja kehittää prosessiensa tehokkuutta, laatua ja nostaa automaation tasoa.

Prosessilouhintapankki

  • On helposti käyttöön otettavan palvelu
  • Ei vaadi suuria investointeja
  • Hankkeiden edistäminen on nopeaa
  • Samalla yhteisessä kehitysympäristössä olevat eri toimijat voivat tehdä keskenään yhteistyötä ja jakaa parhaita käytäntöjä.


Prosessilouhintapankki lanseerattiin 10. toukokuuta Valtio Expo -tapahtumassa.

Varaa maksuton demoesittely

Demotilaisuudessa QPR:n asiantuntija näyttää käytännössä kuinka prosessilouhintaohjelmisto QPR ProcessAnalyzer toimii ja miten juuri sinun yrityksesi voi hyötyä prosessilouhinnasta. Demoesittely on helppo ja tehokas tapa saada ensikosketus prosessilouhinnan menetelmään ja työkaluun.