Julkisen hallinnon organisaatioilla on noussut tarve kuvata tietoarkkitehtuuriaan ja tietosalkkuaan enemmän kuin aikaisemmin. Mm. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) ja 1.1.2020 voimaan astuva uusi tiedonhallintalaki toimivat ajureina muutostarpeen takana. Aivan kuten organisaatioiden on kuvattava ja ylläpidettävä palvelu- ja tietojärjestelmäsalkkuaan, on niillä tarve ymmärtää ja kuvata organisaation tietosalkku, eli tietopääoma.

Projektin tai palvelun tietoarkkitehtuurissa kuvataan yleensä käsitteet ja loogiset tietoelementit, mutta organisaatiotasolla tämä olisi liian yksityiskohtainen kuvaustapa. Tietoelementtien määrä kasvaisi aivan liian suureksi. Kuvaukselle tarvitaan abstraktimpi, karkeampi taso. JHS179-suosituksen määrittelemät tietoryhmät ja päätietoryhmät sopivat tähän tarpeeseen, koska suosituksen mukaan tietoryhmä on ”toiminnasta ja tietotarpeista johdettu ylätason tietokokonaisuus”. Ylätason kuvauksen avulla organisaatio pystyy ymmärtämään hallussaan olevien tietojen kokonaisuutta sopivan korkealla tasolla. Tämä blogikirjoitus selvittää, miten tietoryhmät kuvataan JHS179-suosituksen mukaan QPR EnterpriseArchitect työkalun avulla.

Tietoryhmien kokonaisuus visualisoidaan tietoryhmäkaaviona, jossa tietoryhmät muodostavat hierarkian. Tässä kirjoituksessa käytetään esimerkkinä erään suomalaisen suurkaupungin opetus-, kasvatus- ja vapaa-ajan toimialojen tietoryhmäkaavion elementtejä.

Ylin taso: päätietoryhmien muodostama kokonaisuus

Toimialan tietoryhmien kokonaisuus jaoteltuna palvelualueen mukaan ryhmiin.

Esimerkki: Varhaiskasvatus ja esiopetus -palvelualueen tiedot

Päätietoryhmä

”Päätietoryhmä on toiminnasta ja tietotarpeista johdettu ylätason tietokokonaisuus” (JHS179) Käytännössä päätietoryhmä on tietoryhmien muodostama kokonaisuus.

Esimerkki: Varhaiskasvatustiedot

Tietoryhmä

”Tietoryhmä on toiminnasta ja tietotarpeista johdettu alemman tason tietokokonaisuus (JHS179)”

Esimerkki: Varhaiskasvatuksen lapset

Jatkossa kannattaa ajatella, miten tietoryhmät liittyvät projektien ja palveluiden tietoelementteihin. Tietoryhmä, kuten jo nimi vihjaa, on yhteen liittyvien tietojen kokonaisuus. Esimerkiksi ”Varhaiskasvatuksen lapset” -tietoryhmä sisältää lasten henkilötiedot, osoitteet, terveystiedot ja päiväkotikäyntitiedot. Tietoryhmän sisältö voidaan kuvata käsitteiden ja niiden suhteiden avulla, eli käsitekaavion muodossa. Tietoryhmän sisältö voidaan kuvata myös loogisella tasolla, eli loogisten tietoelementtien ja niiden suhteiden avulla. Alla olevan metamallin avulla muodostuu yhtenäinen hierarkiaketju (ylhäältä alaspäin).

Vaikka tietojen kuvaus on mukava tehtävä 😊, on tietoryhmien kuvausta pakko hyödyntää. Blogikirjoitukseni seuraavassa osassa kerron miten (pää)tietoryhmät löydetään ja miten niitä hyödynnetään käytännössä. Lisäksi esitän esimerkkikaavion kokonaisuudessaan.