Prosessien mallintaminen ja kehitystyössä hyödyntäminen | QPR

QPR Blog

You are here

18.12.2018

Prosessien mallintaminen ja hyödyntäminen kehitystyössä

Haluatko ymmärtää organisaatiosi toiminnan ja olla mukana kehittämässä kokonaisuutta yksittäisistä prosesseista lähtien?

Kokonaisuuden hahmottamisessa ensimmäiset askeleet otetaan yksittäisiä prosesseja mallintamalla ja hiljalleen edetään alue kerrallaan suurempiin kokonaisuuksiin. Prosessien mallintaminen ei kuitenkaan yksin riitä toiminnan kehittämiseksi, vaan mallinnustyö tarvitsee tuekseen myös muita menetelmiä ja selkeitä tavoitteita. Miten prosessien mallintamiselle sitten asetetaan selkeät tavoitteet ja miten niiden saavuttamisessa onnistutaan?

Miksi prosesseja mallinnetaan?

Prosesseja mallinnetaan erilaisista lähtökohdista ja monien erilaisten tavoitteiden vuoksi. Kaikille näille menetelmille ja tavoitteille yhteistä on tarve ymmärtää organisaation toiminta ja toiminnassa olevat kehitystarpeet. Toiminnan ymmärtäminen alkaa yksittäisen prosessin mallintamisella ja tarve kasvaa pikku hiljaa suurempien kokonaisuuksien ymmärtämiseen ja koskettaa laajempaa joukkoa organisaation työntekijöitä. Prosessien mallintamisessa yleisimmät tarpeet koskevat:

  • Laatujärjestelmiä
  • Oikeiden työtapojen ja menetelmien ohjeistamista
  • Työntekijöiden perehdyttämistä

Prosessimallit ovat tärkeä osa organisaatioiden laatujärjestelmiä, Laadukas työ tarvitsee tuekseen mallinnettuja prosesseja ja työohjeita.  Laadukasta työtä varten mallinnetut prosessit ja työohjeet eivät kuitenkaan yksin kehitä organisaation toimintaa, vaikka mallintajista usein näin tuntuukin. Prosessin mallinnus lisää tietoisuutta nykyisestä toiminnasta. Prosessien mallintamisen pitää olla osa laajempaa kehitystyötä tavoitteiden saavuttamiseksi, varsinainen kehittämistyö alkaa vasta sen jälkeen kun valitun prosessin nykytila on mallinnettu.

Miten prosessit tulisi mallintaa, jotta niitä voidaan hyödyntää toiminnan kehittämisessä?

Prosessien mallintaminen tukee toiminnan kehitysprojektia esittämällä nykyisen sekä muuttuvan toiminnan selkeässä ja ymmärrettävässä muodossa. Nykytilan prosessimallista nähdään toiminta sellaisenaan kuin se organisaatiossa mallintamisen aikana tapahtuu ja tavoitetilan prosessimallit kertovat miten toiminta muuttuu kehitysprojektin tuloksena.

Toiminnan kehittäminen tapahtuu kehitysprojekteissa joille on nimetty jonkin tavoite, tai mahdollisesti useampia tavoitteita. Kehitysprojekteissa hyödynnetään olemassa olevia prosessimalleja ja mallinnetaan kehitystavoitteiden mukaisesti uusi toiminta, eli tavoitetilan prosessimallit. Kehitysprojektin tavoitteena voi olla:

  • Vastuiden ja velvollisuuksien selkeyttäminen organisaation toiminnassa
  • Toiminnan tehostaminen prosesseja harmonisoimalla
  • Asiakaslähtöinen kehittäminen kannattavuuden parantamisessa
  • Tietojärjestelmiin liittyvä kehittämishanke

Prosessien kehittämiselle asetettavat tavoitteet ovat kuitenkin erilaisia, eikä niitä saavuteta ainoastaan yhden mallinnustavan avulla, parhaimmat hyödyt saadaan yhdistelemällä erilaisia mallinnustapoja tavoitteiden mukaisesti.

Prosessien mallintamiseen on useita tapoja ja hyvin yksinkertaiset säännöt:

1. Mieti kenelle ja miksi prosesseja mallinnetaan? Onko tavoitteena prosessien hyödyntäminen perehdyttämisessä, laatujärjestelmätyössä vai ovatko prosessit osa kehitysprojektia?

2. Valitse mallinnustapa asetettujen tavoitteiden mukaisesti:

  • Laatujärjestelmätyössä ja perehdyttämisen tarpeisiin organisoitumismallin mukainen lähestymistapa sopii hyvin.
  • Asiakaslähtöisessä kehittämisessä hyödynnetään prosessiketjujen mallintamista
  • Prosessijohtamisessa ja liiketoiminnan kehittämisessä prosessi-integraatioiden mallintaminen mahdollistaa kokonaisuuden tarkastelun

3. Prosessit mallinnetaan hierarkisesti, siten että aina lähdetään liikenteeseen ylimmältä tasolta tarkkuustason lisääntyessä hierarkiassa alaspäin mentäessä.

Seuraavissa blogeissa käsitellään mm. näitä aiheita:

  • Prosessimallinnuksen menetelmät ja niiden eroavaisuudet?
  • Miten prosessien kehittämisessä onnistutaan?
  • Miksi prosessien mallintaminen ei johda toiminnan kehittymiseen?
  • Mitä minun pitäisi tehdä jotta pääsen prosessien mallintamisessa eteenpäin?