Johtamisjärjestelmän ytimessä on toiminta, siis prosessit. Toiminnan ytimessä ovat toimijat. Nykyisellään toimijat eivät ole pelkästään ihmisiä, vaan mukaan on tullut automaatio ja robotisaatio. Tässä artikkelissa tarkastelen asiaa ihmisnäkökulmasta.

Ensimmäisessä blogissani ’Dynaaminen johtamisjärjestelmä’ kerroin peruskäyttötapauksista:

Tämän vastinparina on johdon vastaava peruskäyttötapaus: 

Lähtökohta 

Organisaatiot tarvitsevat erilaista tietoa pystyäkseen toimimaan. Tällaista tietoa on esimerkiksi:

• Dokumentaatio eri käyttötarkoituksissaan: työohjeet, lomakkeet, dokumenttipohjat, tarkistuslistat
• Koulutusohjelmat ja koulutusmateriaalit
• Internetsisältö, kuten sivustot, blogit, uutiset
• Toiminnan mittaristot
• Toimintaan liittyvät riskit
• Kehitysprojektiportfolio

Monesti organisaatiossa tätä tietoa hallitaan niihin hyvin soveltuvilla järjestelmillä. Haasteena on, että järjestelmät voivat olla toisistaan erillään eivätkä kytkeydy prosessiin. Löytääkseen prosessinmukaiseen rooliinsa ja tehtäväänsä liittyvää sisältöä pitää toimijan ensin löytää ko. tiedonsäilytysjärjestelmä, ja tämän jälkeen vielä osata etsiä järjestelmästä tarvittava tieto. Tieto on hajallaan ympäriinsä, eikä siitä muodostu eheää ja yhtenäistä kuvaa toiminnan näkövinkkelistä. 

Toimintaansa tukeakseen ja ymmärtääkseen organisaatiot mallintavat prosessinsa. Nämä prosessidiagrammit ovat tavalliselle mallinnukseen perehtymättömälle henkilölle liian monimutkaisia ja hankalalukuisia. Mallinnuksessa käytetty notaatio ei myöskään ole kaikille tuttu – eikä välttämättä tarvitse ollakaan. Prosessimallit uhkaavat jäädä vain pienen mallintajapiirin hyödynnettäväksi. Turhan usein isollakin työllä luodut prosessit jäävät keräämään pölyä ja vanhentumaan. Tehty mallinnus jää kertaluontoiseksi ja mahdolliset lisähyödyt malleista jäävät saamatta. 

Toiminta-ajatus yksinkertaistettuna 

• Otetaan luoduista prosessimalleista rakenne eli prosessien nimet ja niiden välinen hierarkia.
• Viedään prosessirakenne muihin tietojärjestelmiin metatiedoksi.
• Linkitetään tietojärjestelmän sisältämät tiedot metatietoon. 

Johtamisjärjestelmää toteuttavassa tietojärjestelmässä toimija voi selailla organisaation prosesseja. Selattavat prosessit voidaan yksinkertaistaa esim. prosessikorteiksi ja piilottaa peruskäyttäjän kannalta liiat diagrammien yksityiskohdat. Halutut tiedot - esim. ohjeet, koulutusmateriaali, dokumentit ja mittarit -näytetään prosessikorttiin kytkettynä tietona. Organisaatiosta riippuen selailu voi olla myös diagrammipohjaista. Päätyessään prosessiin, josta toimija haluaa lisätietoa esimerkiksi prosessiin liittyvistä koulutusohjelmista, ohjataan käyttäjä linkillä koulutusjärjestelmään. Linkissä viedään samalla tieto prosessista. Tämän tiedon pohjalta koulutusjärjestelmä voi suodattaa näkyviin koulutusohjelmat, joissa metatiedoksi on määritetty tuo samainen prosessi. 

Loppulause 

Toiminta-ajatus on tässä esitettynä varsin yksinkertainen pohjautuen perusajatukseen, että toimijoilla on pääsy tarvittavaan tietoon digitaalisessa muodossa. Kaikissa organisaatioissa ei välttämättä ole riittävän vahvaa tiedon jakamisen kulttuuria taikka toimintaympäristö ei mahdollista tai tue digitaalisen sisällön käsittelyä. 

Tämän toiminta-ajatuksen toteuttaminen onkin sitten oma tarinansa. Siitä seuraavassa blogipostauksessani. 

Lue linkistä kollegani Nina Ritonummen blogi prosessien mallintamisen kahdesta eri näkökulmasta.