Styrning av Processer

Era affärsprocesser och dess utflöde är den viktigaste kontaktytan mot era kunder. Genom att kartlägga och analysera affärsprocesserna ges möjlighet att utveckla organisationen och förbättra både effektiviteten och kvaliteten på tjänster och produkter. Att styra nyckelprocesserna effektivt är en kritisk faktor till ert företags framgång. QPR ProcessGuide hjälper er att styra dessa processer.

Vad är Processtyrning?

En affärsprocess är varje samling av aktiviteter i er organisation som syftar mot det slutgiltiga målet att utveckla er produkt eller tjänst för kunden. Affärsprocesserna brukar vanligtvis utvärderas från kundens synvinkel. Säkerställandet av att processerna flyter på ett bra sätt är helt kritiskt för att maximera det adderade värdet ni erbjuder kunderna.  Att på ett effektivt sätt styra affärsprocesserna är vitalt för företagets/organisationens framgång. Att göra detta är dock svårare än det kan synas vid en första anblick - framförallt beroende på att processerna inte är fristående, utan interagerar med andra processer. Det finns många typer av affärsprocesser, såsom huvudprocesser, stödprocesser och underprocesser. Typiska affärsprocesser är:

• Upphandling: Säkerställa tillgång till nödvändig material och utrustning för att producera era produkter eller tjänster.
• Produktutveckling: Planera för nya produkter eller tjänster för era kunder eller förbättringar av de existerande.
• Produktion: Att skapa dessa produkter eller tjänster.
• Orderhantering: Ordermottagning och kopplade aktiviteter.
• Distribution: Säkerställa en smidig distribution av produkterna till kunderna.
• Kundsupport: Ge assistans till kunderna efter de har köpt er produkt eller tjänst.

Ju längre du tar ditt processarbete, desto större är potentialen. För att säkerställa kontinuerlig, framgångsrik processutveckling måste ni tänka på följande nyckelfrågor:

• Målen skall vara klara och mätbara.
• Säkerställ ett starkt stöd och engagemang från både ledning och personal.
• Din personal är en värdefull källa till information. Delaktighet är en viktig faktor när det gäller att skapa engagemang och säkerställa acceptans för de föreslagna förändringarna.
• Kommunikation är det som hjälper dig skapa engagemang, delaktighet och målsättning.

Att skapa en process-orienterad modell kan lösa många problem som göms då man tittar ur en traditionell funktionsinriktad synvinkel. En processmodell är skapad för att hjälpa alla medarbetare att förstå helheten och sin egen del i den. Byggandet av en sådan modell kräver lagarbete, för att säkerställa att all tillgänglig kunskap används i modellen. En enkel modell kan bestå av element såsom aktiviteter, processteg, organisationella funktioner, information och material. Modellen kan också innehålla noteringar om möjliga problem i affärsprocessen, idéer till förbättringar eller andra kommentarer.

Kvalitetsdokumentation är en viktig del av Business Process Management (BPM). Att dokumentera alla processer i ditt företag hjälper kommunikationen genom hela organisationen. Den största utmaningen är att hålla kvalitetsdokumentationen aktuell och tillgänglig för de involverade. En stor hjälp för att hålla dokumentationen dagsaktuell kan vara att använda företagets Intranät. Dokumentationen är också en mycket viktig faktor i alla kvalitetsprojekt, t ex. vid implementation av ISO 9000/14000.

Fördelar

Den allra största fördelen med processorientering är att det hjälper dig förstå hur det faktiskt går till i er organisation, belyser flaskhalsar, problem och dålig effektivitet som kunde varit gömda i en vanlig organisation som på ytan verkar fungera normalt.  Processtyrning stödjer också:

• Reducera ledtider
• Minska kostnader
• Förbättra intern effektivitet
• Förbättra kvalitet
• Nöjdare kunder och medarbetare.

Processorientering bidrar också till en bättre förståelse för det övergripande målet och den enskilde medarbetarens del i det. Men viktigast är förståelsen för att det är processerna och deras resultat som är den riktiga kontaktytan mot dina kunder - inte bara enskilda funkitoner i din organisation. Att modellera och analysera dina affärsprocesser ger er möjlighet att  utveckla organisationen och förbättra både kvalitet och effektivitet.