Styring av Prosesser

Resultatene av en virksomhets forretningsprosesser er det viktigste grunnlaget for verdiskapning mot kundene. Gjennom å kartlegge og analysere virksomhetsprosessene gis det mulighet til å utvikle organisasjonen og forbedre både effektiviteten og kvaliteten på tjenester og produkter. Å styre nøkkelprosessene effektivt er en kritisk faktor for virksomhetens framgang. QPR ProcessGuide hjelper med å identifisere og styre disse prosessene.

Hva er prosessledelse?

En forretningsprosess er hver samling av aktiviteter i en organisasjon som bidrar til utvikling av et produkt eller en tjeneste for kunden. Forretningsprosessene pleier vanligvis å utledes fra kundens ståsted. Sikringen av at prosessene flyter bra er helt kritisk for å maksimere merverdien mot kundene. Å på et effektivt vis styre forretningsprosessene er vitalt for virksomhetens og organisasjonens framgang og utvikling. Å gjøre dette er dog vanskeligere enn det kan synes ved første blikk – framfor alt avhengig av at prosessene ikke er ”frittstående”, men integrert med andre prosesser. Det finnes mange typer av forretningsprosesser, så som kjerneprosesser, støtteprosesser og underprosesser.

Typiske forretningsprosesser er:

• Innkjøp: Sikre tilgang til nødvendig materiale og utstyr for å produsere produkter og tjenester.  
• Produktutvikling: Planlegge for nye produkter eller tjenester eller forbedring og utvikling av eksisterende.
• Produksjon: Å skape disse produktene og tjenestene.
• Ordrebehandling: Ordremottak og tilknyttede aktiviteter.
• Distribusjon: Sikre en smidig distribusjon av produktene til kundene.
• Kundesupport: Gi assistanse til kundene etter at de har kjøpt et produkt eller tjeneste.

Jo lengre du tar ditt prosessarbeid, jo større er potensialet. For å sikre kontinuerlig, framgangsrik prosessutvikling bør man begynne med å ta for seg følgende nøkkelpunkter:

• Målene skal væra klare og målbare.
• Sikre en sterk støtte og engasjement fra både ledelse og øvrige deler av organisasjonen.
• Personalet er en verdifull kilde til informasjon. Delaktighet er en viktig faktor når det gjelder å skape engasjement og forankring av aksept for foreslåtte endringer.
• Kommunikasjon er viktigste bidragsyter for å skape engasjement, delaktighet og kollektivt målfokus.

Å skape en prosess-orientert modell kan synliggjøre mange problemer som ofte ikke når overflaten når man sitter i en tradisjonell funksjonsrettet organisasjon. En prosessmodell er skapt for å hjelpe alle medarbeidere til å forstå helheten og ikke minst sin egen rolle i denne.

Å bygge opp en slik modell krever lagarbeid, for å sikre at all tilgjengelig kunnskap tas inn og anvendes i modellen. En enkel modell kan bestå av elementer som aktiviteter, prosess-steg, organisasjonsfunksjoner, informasjon og ressurser. Modellen kan også inneholde innspill om mulige problemer i forretningsprosessen, ideer til forbedringer eller andre kommentarer.

Kvalitetsdokumentasjon er en viktig del av Business Process Management (BPM). Å dokumentere alle prosesser i din virksomhet hjelper kommunikasjonen gjennom hele organisasjonen. Den største utfordringen er å holde kvalitetsdokumentasjonen aktuell og tilgjengelig for de involverte. En stor hjelp for å holde dokumentasjonen dagsaktuell kan være å aktivt bruke virksomhetens Intranett. Dokumentasjonen er også en viktig faktor i alle kvalitetsprosjekt, f.eks. ved implementering av ISO 9000/14000.

Fordeler

Den aller største fordelen med prosessorientering er at det hjelper med å forstå hvordan det faktisk går til i en organisasjon, det belyser flaskehalser og problemer samt dårlig effektivitet som kunne vært gjemt i en vanlig organisasjon som tilsynelatende fungerer normalt. Prosessledelse støtter også:

• Kortere ledetider
• Redusering av kostnader
• Forbedring av intern effektivitet
• Kvalitetsforbedringer
• Mer fornøyde kunder og medarbeidere

Prosessorientering bidrar også til en bedre forståelse for det overordnede målet og den enkelte medarbeiders deltakelse i denne måloppnåelsen. Men viktigst er forståelsen for at det er prosessene og deres output som er den riktige kontaktflaten mot kundene – ikke bare enkelte funksjoner i organisasjonen. Å modellere og analysere forretningsprosessene gir mulighet til å utvikle organisasjonen og forbedre både kvalitet og effektivitet.