Process Management

Virksomhedens forretningsprocesser og disses output er det virkelige ansigt udadtil i forhold til kunder og andre interesseparter.

Ved at modellere og analysere organisationens forretningsprocesser bliver det muligt at udvikle organisationen samt forbedre effektiviteten og kvaliteten. En sikker og effektiv styring af nøgle processerne er en kritisk succesfaktor for enhver virksomhed. QPR ProcessGuide vil hjælpe jer til en effektiv styring af jeres processer.

Hvad er Process Management?

En forretningsproces er enhver bred samling af aktiviteter i en virksomhed eller organisation som involverer det ultimative mål at udvikle og frembringe produkter eller ydelser til kunderne. Forretningsprocesserne er typisk evalueret fra kundens synsvinkel. At sikre en effektiv styring af virksomheden processer er en kritisk faktor når det gælder om at maksimere den ekstra værdi virksomheden giver kunderne. Styring af nøgle processernes effektivitet er med andre ord den kritiske faktor for at opnå succes med virksomheden. Men at styre processerne er sværere end det ser ud ved første øjekast - især fordi disse processer ikke står alene, men korresponderer med hinanden.

Der findes flere forskellige slags forretningsprocesser; nøgle- eller kerne processer, under processer og støtteprocesser. Typiske forretningsprocesser inkluderer:

• Indkøb: Sikring af materialer og udstyr, nødvendige for tilvejebringelse af produkter eller service.
• Udvikling: Planlægning af nye produkter eller serviceydelser til kunderne eller videre udvikling af eksisterende produkter.
• Produktion: Tilvejebringelse af produkter og serviceydelser
• Ordre håndtering/logistik: Modtagelse af ordrer fra kunder og sikring af at disse ordrer bliver udført
• Distribution: Sikring af effektiv distribution af produkter til kunderne
• Kunde service: Assistance til kunderne efter de har købt produktet eller serviceydelsen/
  

Jo mere systematisk man arbejder med virksomhedens processer, jo større er potentialet. For at sikre vedvarende, succesfuld proces udvikling og forbedring skal følgende væsentlige nøgle forhold være afklarede:

• Mål skal være klare og målbare
• Ledelsens og medarbejdernes solide opbakning er afgørende
• Medarbejderne er en væsentlig informationskilde. Involvering er med til at sikre opbakning og sikre at de aftalte forandringer bliver accepteret
• Kommunikation sikrer involvering, opbakning og identificering af nye mål

Ved at konstruere en proces orienteret model kan mange problemer som er gemt i den traditionelle funktionssynsvinkel løses. Ved at beskrive virksomheden ud fra en proces orienteret synsvinkel vil alle medarbejdere få et værktøj til at forstå det fulde billede og deres del heri. At bygge en sådan model kræver team work for at sikre, at al eksisterende viden bliver integreret i modellen. An basis model kan bestå af specifikke aktiviteter, proces dele og -sammenhænge, organisatoriske funktioner, information og materialer. Modellen kan også indeholde noter om potentielle problemer i forretningsprocessen, ideer til forbedringer og andre kommentarer.

Kvalitets dokumentation er en væsentligt del af business process management. Ved at dokumentere alle processer i virksomheden forbedres kommunikationen i hele organisationen. Én af de største udfordringer er at holde kvalitetsdokumentationen opdateret og tilgængelig for dem der har behov herfor. En stor hjælp til at holde dokumentationen opdateret er at bruge virksomhedens intranet. Dokumentationen er også et afgørende element i ethvert kvalitetsprojekt f.eks. ved implementering af ISO 9000/14000./

Fordele

De største fordele ved proces orienteringen er at det hjælper til at anskueliggøre, hvordan forskellige aktiviteter udføres organisationen, blotlægge problemer, flaskehalse og ineffektive rutiner der kan være skjult i en typisk organisation der på overfladen fungerer normalt. Process management hjælper også til at:

• reducere gennemløbstid
• nedbringe omkostninger
• forbedre intern effektivitet
• forbedre den overordnede kvalitet
• forbedre kunde – og medarbejdertilfredshed

Proces orientering bidrager også til en bedre forståelse af det virksomhedens overordnede mål og udbytte og den enkeltes rolle heri. Men mest betydningsfuldt er erkendelsen af at processerne og deres output er det virkelige ansigt udadtil til kunderne – ikke blot individuelle funktioner i organisationen. Ved at modellere og analysere virksomhedens processer bliver I i stand til at udvikle organisationen og forbedre såvel effektiviteten og kvaliteten af det udførte arbejde.